淺談對(duì)科室管理模式的思考

何正杰

摘 要 本文在概述高校科室管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，概述現(xiàn)代化辦公室管理，并對(duì)目標(biāo)管理法、互動(dòng)管理法、動(dòng)態(tài)組合法、動(dòng)態(tài)控制法4類現(xiàn)行管理方法的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行對(duì)比分析，提出下一階段高校辦公室管理模式的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞 科室 管理模式 管理制度

隨著現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理工作現(xiàn)代化創(chuàng)新已成必然趨勢(shì)。高校辦公室對(duì)高校來講，是不可或缺的重要部門[1]。隨著高校教育機(jī)制和教育事業(yè)的逐漸深入變革和快速發(fā)展，辦公室在日常管理工作開展中采用的主要管理方式十分重要。因此，本文提出對(duì)科室管理模式的思考總結(jié)。

一、高校科室管理現(xiàn)狀

目前高校辦公室管理工作在開展中，主要存在以下問題[2]：尚形成統(tǒng)一先進(jìn)的辦公室管理理念，未明確劃分具體工作職能，對(duì)高校管理產(chǎn)生極大阻礙。高校辦公室需要轉(zhuǎn)變?cè)镜墓芾矸绞剑淞?chuàng)新型服務(wù)意識(shí)和管理意識(shí)。如今高校辦公室的工作比較煩瑣，對(duì)辦公室行政管理人員的細(xì)心、耐心、責(zé)任等各方面均提出了明確要求。多數(shù)工作者由于素養(yǎng)水平有限，所以無法全力服務(wù)高校。在進(jìn)行辦公室管理過程中，仍存在未明確辦公室管理目標(biāo)和辦公室管理職能模糊等相關(guān)問題。這就在很大程度上降低了工作質(zhì)量和整體效率，導(dǎo)致新的問題發(fā)生，而工作人員無法妥善解決問題，自然無法充分發(fā)揮自身服務(wù)高校的主觀能動(dòng)性。

二、高校科室管理應(yīng)用現(xiàn)代化管理理念概述

高校辦公室作為各高校具備較強(qiáng)綜合性的管理組織機(jī)構(gòu)，擁有協(xié)調(diào)、監(jiān)督、信息傳遞等基礎(chǔ)管理職能，全面面向師生提供有關(guān)服務(wù)支持工作。作為面向全部高校開展管理監(jiān)督工作的關(guān)鍵機(jī)構(gòu)，高校辦公室的工作質(zhì)量對(duì)高校各方面工作能否順利開展起決定性作用[3]。

社會(huì)主義現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步完善，高校教育體系的逐漸變革，素質(zhì)化教學(xué)工作的深入開展，這些都對(duì)高校辦公室管理提出了全新的要求，優(yōu)化管理觀念、合理分配管理主體、確定權(quán)力主體定位和具體作用、優(yōu)化管理職能等，成為目前高校辦公室開展管理工作的必然選擇。

三、高校多元化科室管理模式特點(diǎn)

（一）目標(biāo)管理法

在高校辦公室實(shí)施的多元化管理模式中，目標(biāo)管理法作為只看結(jié)果不問過程、實(shí)現(xiàn)員工自我控制的方法，能夠充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性。目標(biāo)管理針對(duì)不同的管理內(nèi)容制定相應(yīng)的極限管理目標(biāo)，包括高速成長(zhǎng)、極限周期、最大化效益、最高效率等。通過制定落實(shí)各目標(biāo)，便會(huì)在物質(zhì)、精神、行政各項(xiàng)制度中，呈現(xiàn)極高的工作效率[4]。

（二）互動(dòng)管理法

在傳統(tǒng)的高校管理思維中，普遍習(xí)慣整體采用傳統(tǒng)思維方式，形成局部認(rèn)知，最終回歸整體。通過將企業(yè)管理劃分為不同部分，分別管理對(duì)整體而言不可分割的關(guān)鍵組成。正是由于此種思維管理方式，所以形成了傳統(tǒng)固定的管理習(xí)慣。運(yùn)用互動(dòng)管理法，能夠形成高校各辦公室之間的密切聯(lián)系，始終圍繞各因素、各環(huán)節(jié)、各層面，以整體目標(biāo)為核心點(diǎn)，形成相互促進(jìn)、制約的良好互動(dòng)關(guān)系，來保證辦公室管理工作的效益最大化。

在科室管理中運(yùn)用此種方法，要求高校形成整體管理體系，從而引導(dǎo)各管理戰(zhàn)略，包括文化戰(zhàn)略、體制創(chuàng)新戰(zhàn)略、人才戰(zhàn)略等[5]。并且科室運(yùn)用日常管理模式時(shí)，對(duì)于整體互動(dòng)也尤為重視，要求各科室實(shí)現(xiàn)共同管理，通過制定工作管理計(jì)劃，統(tǒng)一協(xié)調(diào)指揮各科室工作，從而確保科室互動(dòng)管理效益達(dá)到最大化。

（三）動(dòng)態(tài)組合法

運(yùn)用動(dòng)態(tài)組合法，管理無定式、無常法。在高校辦公室管理中能夠做到審時(shí)度勢(shì)，不斷變換各類資源要素關(guān)系，從而形成新的人力組織工作結(jié)構(gòu)，要素的更新以及同種要素的差異化組合方式，會(huì)使管理結(jié)構(gòu)發(fā)生極大改變，進(jìn)而出現(xiàn)新型功能。

（四）動(dòng)態(tài)控制法

在高校各科室管理工作開展中，可能發(fā)生的各類事故，都密切關(guān)系著科室管理工作效率下滑、工作各方面無序性。因此需要盡可能減少導(dǎo)致無序的客觀因素，并直接消除主觀因素所致無序情況的發(fā)生。實(shí)現(xiàn)有序動(dòng)態(tài)化控制，也就是從時(shí)空各方面，在控制范圍內(nèi)納入各企業(yè)工作要素。并且大力夯實(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)，落實(shí)具體事務(wù)，一旦發(fā)生問題就需要責(zé)任至人，明確相應(yīng)的管理職責(zé)。以工作崗位作為管理權(quán)、責(zé)、利的分配原則，實(shí)現(xiàn)縱橫交叉式管理[6]。

以上幾種科室管理方法均表現(xiàn)了整體性、目的性、動(dòng)態(tài)化、有序性管理原理，能夠在科室管理中單獨(dú)運(yùn)用或聯(lián)合使用。在使用的過程中需要注意確保制度的完善，明確各工作職責(zé)的定位，實(shí)現(xiàn)科室管理工作的科學(xué)開展。

四、創(chuàng)新高校科室管理模式

（一）強(qiáng)化制度建設(shè)

一是明確劃分各科室相應(yīng)的管理權(quán)限、崗位職責(zé)，避免推諉、扯皮、拖拉等情況發(fā)生。遵循以事定崗、以崗定人的原則，將科室工作作為出發(fā)點(diǎn)，并且始終堅(jiān)持權(quán)責(zé)一致性，明確每一個(gè)崗位的權(quán)利職責(zé)，從而制定明確、具體且全面的工作職責(zé)，建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲機(jī)制。

二是嚴(yán)格科室會(huì)議制度，在科室管理中通過開展會(huì)議來傳達(dá)上級(jí)指示，著手針對(duì)問題展開研究，進(jìn)而形成管理決策，并科學(xué)部署相關(guān)工作，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。對(duì)科室會(huì)議管理規(guī)律、會(huì)議效率進(jìn)行研究，作為目前新興的管理學(xué)問，更作為科室實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的關(guān)鍵內(nèi)容。嚴(yán)格控制科室會(huì)議次數(shù)，保證在有限的次數(shù)內(nèi)充分提高科室會(huì)議的整體質(zhì)量及效率。

（二）明確職能定位

一是明確樹立工作職責(zé)定位認(rèn)知，充分發(fā)揮基礎(chǔ)作用對(duì)高校的科室工作進(jìn)行定位，作為做好辦公室管理工作的重要基礎(chǔ)。辦公室需要真正做到對(duì)管理職責(zé)的不越位、不缺位，注意“臨界線”，并運(yùn)用全局戰(zhàn)略性管理思維，始終緊扣問題本身，不運(yùn)用不成熟的個(gè)人想法，避免對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策造成干擾。

二是樹立服務(wù)意識(shí)認(rèn)知，協(xié)調(diào)高校順利開展相關(guān)工作。辦公室科室管理工作往往擔(dān)任了“窗口”職責(zé)，雖然多數(shù)都是重復(fù)、瑣碎的工作服務(wù)，但是在工作中的服務(wù)意識(shí)同樣重要。工作人員需要找準(zhǔn)工作職能定位，并樹立全面服務(wù)意識(shí)認(rèn)知，為基層、機(jī)關(guān)服務(wù)，真正以良好的“窗口”形象，有效提高辦公室的各項(xiàng)管理工作效率。

（三）堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展

一是重視高校的隊(duì)伍工作作風(fēng)，明確黨的政策、方針、路線，在政治思想上始終與黨中央一致，在新形勢(shì)下不斷發(fā)現(xiàn)新問題、學(xué)習(xí)新知識(shí)，并將理論知識(shí)結(jié)合實(shí)踐，開展科室管理工作，真正學(xué)會(huì)用理論指導(dǎo)實(shí)踐工作。

二是真正做到以人為本，綜合提升管理服務(wù)水平。辦公室在學(xué)校中作為中樞，具有決定性地位，因此需要始終堅(jiān)定以服務(wù)教學(xué)、服務(wù)人才培養(yǎng)為出發(fā)點(diǎn)，將以人為本理念融入管理工作的每一項(xiàng)細(xì)節(jié)。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)高校教育事業(yè)的飛速發(fā)展，人們逐漸形成了迫切的高校教育需求，教學(xué)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。高校辦公室管理工作人員需要掌握多樣的現(xiàn)代化科室管理模式方法，并不斷強(qiáng)化制度建設(shè)、明確職能定位、堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，來提高高校科室管理效率和質(zhì)量，開創(chuàng)高校管理新局面。

（作者單位為廣西中醫(yī)藥大學(xué)）

參考文獻(xiàn)

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