論山西焦煤人力資源信息系統中標準化存在的問題

吳昌

【摘?要】近十余年來，人力資源信息系統大面積推廣運用，極大變革了企業人員薪酬乃管理方式。2015年，山西焦煤開始研發人力資源信息系統，2017年該系統投入使用，逐步推廣，越來越多的影響著基層工作模式、行為以及成效。然而，該系統作為集團人力資源信息化的初步探索，不可能一蹴而就達到令人滿意的高度，還存在不少失誤和遺憾。筆者作為下屬公司人力資源業務工作者，發現部分標準化字段分類不符合國家規定的標準，或者缺失必要的標準化，不能基本滿足實際工作需要，覺得有必要把這方面經驗教訓仔細學習、反思、總結好，亡羊補牢，為往后的信息標準化道路積攢方法和智慧。

【關鍵詞】標準化;人力資源;信息系統

正文：

我國關于標準化的定義見于《標準化工作指南第1部分：標準化和相關活動的通用詞匯》（GB/T20000.1—2002），對“標準化”的定義是：“為了在一定范圍內獲得最佳秩序，對現實問題或潛在問題制定共同使用和重復使用的條款的活動。”

2015年，山西焦煤集團審時度勢，開發了人力資源信息系統，把人力資源管理工作從人工推進到信息化時代。筆者在享受信息化成果的同時，也看到該系統受一系列原因影響，還存在很多問題，本文就山西焦煤人力資源信息系統中標準化方面存在的問題，展開論述。

一、出現的標準化的問題

（一）標準化缺失。很多上級已經規范的字段，沒有進行標準化設計。例如，健康狀況，我們可以標準化填報“健康”、“一般”、“較弱”，如果缺失標準化的字段，或者說字段沒有標準化，職工按照“優”、“良”等不規范信息錄入人力資源信息系統，那這個信息系統就無法支持生成《干部履歷表》等規定的表式。同樣，在勞動合同模塊，工作內容、工作地點、工時制度等大量法定必備條款規定的字段也是缺失的，模塊有名無實，導致成為“雞肋”，無法在基層勞動合同管理中起到基本作用，操作人員仍然要把勞動合同工作重心轉移到可以實戰、能接受法律檢驗的管理方式中去。

（二）自我標準化。口徑承襲幾十年形成的慣性思維，執行企業標準和地方標準，沒有和國家法律、行業現行口徑對接。例如，國家規定的用工形式有勞動合同制、勞務派遣、勞務外包三類，而山西焦煤依然沿襲農民合同制、臨時合同制等二十世紀九十年代概念，很多制度消亡二十多年，主體對象早就消失。系統中諸如此類的問題，在產業、人員身份、工齡等字段上問題比比皆是，增加了系統學習的成本、輸入的難度，也不能適應上級檢查、司法舉證的需求。這導致基層單位很多工作仍然需要借助傳統的紙質、電子軟件按時進行日常管理，再“轉換”口徑錄入人力資源信息系統，增大了工作難度和工作量。

（三）標準化缺失關聯性。很多標準化數據都是孤立存在，單打獨斗，系統協同管理能力弱。例如，年齡字段對于訂立勞動合同勞動者資格的限制，性別字段對于井下、有毒有害、繁重體力崗位的限制。近觀某個字段確實是輸入存儲了標準數據，但縱覽一個完整流程，信息之間沒有建立相互對應、約束等邏輯關系，致使系統能夠輸入相互之間產生矛盾甚至違法違規的數據。人力資源信息系統如此設計，再加之各模塊權限受到單位、處室、科室限制，形成數據壁壘，信息操作仍然需要耗費大量時間用于核對、溝通協調，這與開發該系統的初心是相互違背的。

（四）標準化沒有推動自動化。很多字段沒有基本的自動更新功能。例如，企業工齡，完全可以按照國家規定的累計合并計算方式，根據起始時間（或者還有中斷起止時間），結合當前日期自動計算人員工作年限，可是當前系統中的工齡需要操作人員每年點一次，工齡才能增加一年。很多此類問題，違背了標準化、信息化、自動化之間關系的原則，標準化原本應當是推動數據信息化、自動化，如果系統最終不能解放操作人員部分腦力活動和雙手，該系統最終仍然會淪落為“形式主義”擺設。

二、建議解決的途徑

（一）彌補缺失標準，增強實用性能。人力資源信息系統不能在運用中總是缺東短西、捉襟見肘，應當綜合各方面標準（見表1），按照實用、能用的原則，在標準化工作方面查缺補漏。

首先，要對國家標準、地方標準、行業標準、企業標準有明確的認識、收集、整理，例如，《人力資源和社會保障標準化規劃（2011—2015年）》點明的工作條件、勞動合同、集體合同。把已經存在的標準搞懂弄通，胸有成竹。

其次，要針對內部管理和外部統計、檢（調）查需要，全盤梳理自身需求。針對系統中缺失的標準字段和數據，要補充字段，明確標準，讓數據真正服務并完整應用到勞動用工花名冊、出勤表、職工履歷表、人才報表等企業基本經營生產資料中去。

（二）對接各類標準，便于數據銜接。首先，標準化按照類型，分為事實性、強制性、自愿性三類標準（見表2），針對系統中不同的標準數據，考慮它的獨立性、兼容性、互操作性、合法性、可重復性程度，最大化的與國家、行業、技術接軌，提升系統數據的兼容性，便于數據傳輸上報，避免數據轉換甚至是人工換算的麻煩。

其次，企業把不同標準類型的數據按照主次輕重和自身實際情況結合，才能科學處理好社會標準共性和自身個性之間的關系，國家、行業、事實規定必須要嚴格執行的，嚴格執行;國家、行業公布標準規范的，結合自身意愿采用;國家、行業沒有公布標準的，自己也可以結合實踐的規律，對數據創建標準來細化。

（三）標準建立關聯，實現協同管理。把人力資源信息系統的每一個標準化字段、數據，當做一個細胞、分子，融入到一個完整的管理流程，在獨立的數據之間建立必要和有效的關聯。例如，新招錄人員分配至井下工作崗位，勞動合同模塊中合同期限限制三年以上，社會保險模塊增加井下意外傷害險，津貼中對應增加“夜班津貼”……。系統開發要根據業務操作的每一個步驟、流程，推敲下一步的必然、可能、不可能，讓人力資源信息系統中沒有生命的代碼真正“活起來”，實現系統功能之間融為一體，標準化字段之間脈脈相通、因果聯動。

（四）標準自動化改造，減少工作負荷。標準化是促進信息化和自動化的重要手段，隨著數據在時間和條件的變化，人力資源信息系統能部分實現對標準化的字段進行更新等二次加工，或者進行操作提示，例如，更新連續工齡，計算年休假期限、測算退休減員補員等。把系統設計為具備主觀分析、精確加工數據能力的“勞動者”，做到數據輸入時，系統慢人一步，下個工作來臨前，系統先人一步，減少基層操作人員的工作負荷，這樣才能實現系統替代人工、解放生產力的重要目的。

三、結語

人力資源信息系統是人類發展生產、走向高度文明的幫手，不是人類安逸的理由。把系統中標準化工作做好離不開研發人員、人力資源工作者的智慧和汗水，也離不開實踐中的維護、論證、總結和改進，越戰越勇，越做越好，才能讓標準化扎根基層、緊跟時代，助力山西焦煤集團經營管理登頂國內一流。