論我國高校會計憑證檔案信息化管理

胡慶芳

現(xiàn)如今，很多高校都在推動檔案信息化管理，在財務(wù)檔案管理領(lǐng)域，會計憑證是十分重要的一個方面，這部分檔案管理的效果直接影響著高校財務(wù)管理工作水平。以目前情況來看，我國高校會計憑證檔案信息化管理方面還存在有待完善之處。本文將對其進(jìn)行探討分析，希望可以為我國高校檔案信息化管理的深入發(fā)展提供一定的參考。

一、前言

高校會計檔案管理的內(nèi)容主要涉及到會計賬簿、會計報表以及會計憑證三個方面，其中會計憑證檔案的形成與管理處于核心地位，直接反映著高校經(jīng)濟(jì)活動及其效果。在推動檔案信息化建設(shè)的過程中，高校應(yīng)對各項檔案管理體系和方式進(jìn)行同步創(chuàng)新，如此才能進(jìn)一步提高檔案管理水平，將檔案的價值充分發(fā)揮出來。

二、檔案管理信息化對于高校發(fā)展建設(shè)的積極意義分析

（一）檔案管理信息化是高校管理改革的內(nèi)在要求

進(jìn)入新世紀(jì)以來，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)掀起了一輪全新的管理改革浪潮，我國各個高校對信息化建設(shè)的重視程度也在不斷提升。其中建立數(shù)字化檔案是高效管理改革的一項重要內(nèi)容。在財務(wù)管理領(lǐng)域，財務(wù)檔案的數(shù)字化可以大幅度的提高高校財務(wù)管理的效率和精確度，推動財務(wù)管理體系的升級完善。

（二）檔案管理信息化有助于解決當(dāng)前會計檔案管理存在的弊端

長期以來，我國高校會計檔案管理采用的主要模式為手工管理，檔案載體為紙質(zhì)文件，現(xiàn)如今在信息化管理模式的比較之下，這種傳統(tǒng)模式存在的弊端也逐漸突顯出來，如紙質(zhì)文件檔案不利于數(shù)據(jù)挖掘和信息共享，且保存不易，容易出現(xiàn)毀損，造成信息的缺失。在檔案形成之后，通常只能在單位內(nèi)部保存，外借和轉(zhuǎn)移的成本很高。且隨著檔案數(shù)量的增加，也必然會給會計稽核和審計工作帶來困難，檔案文件的調(diào)取、查閱將變得十分麻煩。

（三）檔案管理信息化是高校會計智能化發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)

目前，我國很多高校都在積極推動會計信息化建設(shè)，希望可以完成財務(wù)管理手段的轉(zhuǎn)變。在信息系統(tǒng)框架之下， 財務(wù)報賬、控制等工作的效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)的手工運(yùn)作，而且還能實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的共享。而這一切實現(xiàn)的前提是必須將會計原始憑證材料進(jìn)行數(shù)字化、信息化，因此會計憑證檔案信息化是高校財務(wù)改革、會計智能化必定要走的一步。

三、高校傳統(tǒng)會計檔案管理存在的弊端以及信息化管理具有的優(yōu)勢分析

（一）傳統(tǒng)會計檔案管理存在的弊端

我國高校長期以來所采用的會計檔案管理方式存在的弊端主要有三項：其一，紙質(zhì)會計檔案保存時間不長。紙質(zhì)載體在信息保存方面存在較大的局限性，如字跡消退、字跡模糊等，會對檔案信息的查詢和應(yīng)用帶來不利影響。其二，檔案調(diào)取、查閱十分麻煩。近些年來，我國教育事業(yè)獲得了蓬勃的發(fā)展，各大高校的招生規(guī)模也在持續(xù)擴(kuò)大，這使得財務(wù)管理承受的壓力也在增加。而在傳統(tǒng)的會計檔案管理模式下，工作人員需要花費(fèi)大量的時間對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱。其三，傳統(tǒng)會計檔案資料的管理缺乏安全性。高校會計原始憑證檔案多以紙質(zhì)文件存在，在移動保管的過程中容易發(fā)生丟失或是毀損的情況。

（三）會計檔案管理信息化所具有的優(yōu)勢分析

首先，會計憑證檔案管理將更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)密。會計檔案在完成數(shù)字轉(zhuǎn)化之后所形成的電子資料相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在修改、保管上不僅更加嚴(yán)密和安全，查閱、修改等操作也將變得更加方便簡捷。而且由于權(quán)限系統(tǒng)的存在，檔案丟失、毀損的風(fēng)險將大幅度降低。

其次，信息化檔案的存儲形式相較于傳統(tǒng)檔案管理更加豐富多樣。在信息時代背景下，會計檔案存儲的載體已經(jīng)在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了巨大的突破，誕生了許多全新的存儲工具，如數(shù)據(jù)庫、存儲設(shè)施、光片等。這些存儲工具能夠在同等的空間占用之下存儲更加巨量的數(shù)據(jù)信息，且檔案信息的下載應(yīng)用也變得更加快捷，這將使檔案數(shù)據(jù)信息的價值更好的發(fā)揮出來。

四、推進(jìn)高校會計憑證檔案信息化管理的要點和舉措

（一）保持檔案特性

在進(jìn)行會計憑證檔案數(shù)字化的過程中，一定要保障檔案基本特性的不變，即唯一性、平整性，也盡可能的避免在形成之后進(jìn)行變更。另一方面，會計憑證檔案的管理必須要考慮到日后的稽核、審計需要，因此高校會計檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)給具備存儲海量數(shù)據(jù)的性能且能夠支持快速檢索。除此之外，會計檔案的信息化還需考慮到未來發(fā)展形式，管理系統(tǒng)應(yīng)留出拓展空間且要具備兼容性。

（二）確保原始檔案的保存規(guī)范符合信息化要求

高校會計檔案管理的主要對象是日常報銷過程中形成的各類票據(jù)和憑證，其中涉及到的程序十分復(fù)雜，且一部分操作存在不合理之處，如報銷人員通常采用重疊的方式將發(fā)票等憑證材料粘貼在憑證單據(jù)上，報銷人員在票據(jù)上書寫說明、簽字或是蓋章的操作不規(guī)范。這些都會給會計檔案的信息化產(chǎn)生阻礙，針對這一問題，各高校需要適當(dāng)提高注意，采用更加便于信息化的方式，規(guī)范原始檔案工作人員的操作，為信息化工作的開展提供便利。

（三）構(gòu)建完善的檔案信息安全保障體系

目前，我國高校推動會計檔案信息化建設(shè)所采用的方式都是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，因此如何保障數(shù)據(jù)庫的安全性就成了重中之重。以當(dāng)前的技術(shù)水準(zhǔn)，根本無法做到完全保障信息化系統(tǒng)的安全，其中潛在風(fēng)險相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變得更加復(fù)雜，這給數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理帶來了巨大的壓力。因此，各高校有必要建立完善的檔案信息化安全保障體系，具體內(nèi)容包括存儲安全和信息使用安全兩個部分。

存儲安全是指數(shù)字化信息保存過程中的安全性，檔案在完成信息轉(zhuǎn)化之后需要被保存入專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，為了確保安全，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須要采取內(nèi)外網(wǎng)分離的模式，同時要將信息寫入和讀取分隔開來，同時設(shè)置備份數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，這樣可以有效的阻擋外部入侵。及時出現(xiàn)毀損，也可以通過備份數(shù)據(jù)庫完成修復(fù)。除此之外，還應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)安全的監(jiān)管。

檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化存儲的最終目標(biāo)是使用，如何保障使用安全也是會計檔案信息化管理面臨的重大挑戰(zhàn)。目前，檔案使用面臨的風(fēng)險主要來自于網(wǎng)絡(luò)攻擊、黑客入侵等，因此應(yīng)首先對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，將其限制在本單位內(nèi)網(wǎng)中與局域網(wǎng)獨(dú)立連接。對于外部訪問需求，則應(yīng)調(diào)用安全接口方案。此外，針對不同重要等級的檔案采取不同的安全策略，并設(shè)置用戶訪問權(quán)限。

（四）加快設(shè)施完善、加強(qiáng)人才培養(yǎng)

會計檔案管理信息化需要完善的軟硬件設(shè)施以及大量兼具信息和管理素質(zhì)的人才作為支撐，因此想要順利推動會計檔案管理信息化，我國高校一方面需要加大投資，補(bǔ)充完善各類所需的軟件和硬件設(shè)施，如自動掃描儀、高拍儀等。另一方面則要加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)，人才培養(yǎng)要同時兼顧現(xiàn)代化信息技術(shù)和會計檔案管理。

五、結(jié)語

綜上所述，會計檔案管理信息化建設(shè)是新時期高校管理改革的一項重要內(nèi)容，這樣一方面可以保障會計憑證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，另一方面信息化系統(tǒng)框架之下的信息共享、數(shù)據(jù)挖掘可以為高校財務(wù)決策提供更加有力的支撐，促進(jìn)高校財務(wù)管理水平的提升。（作者單位：重慶工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院）