淺談工程檔案管理存在的問題及解決策略

陳穎

摘 要：在當今建筑工程當中，關于工程的相關信息檔案作用重大，隨著建筑業的迅猛發展，完善的工程檔案資料管理越來越重要。本文將以當前國內工程檔案管理問題為出發點，分析更好地管理思路、管理建議，旨在為我國的工程檔案管理發展提供支持和思路。

關鍵詞：工程檔案;管理;問題;策略

0 前言

在經濟快速發展的大環境中，國內出現了很多新興工程。這些工程在實踐中對我國工程檔案的管理工作提出了許多新的要求。為了更好的完成工程檔案的規范化管理，就需要找到現有問題。要在把握工程質量基礎上，提高檔案管理重視度。對于企業來說，工程檔案是非常重要的資源和材料，關系到最后的工程能否保障質量。工程檔案中有詳細記錄整個工程的發展建設過程。為了獲得更好的工程效果，就需要工作人員不斷提高工程檔案的管理水平、工作能力，并主動融入精細化理念，保障工程檔案的系統、準確、安全與完整。

1 當前工程檔案管理問題

1.1 粗放式管理丟失部分檔案資料

雖然國內很多建筑企業有高度重視檔案管理工作，不過實踐中，雖然上層領導高度重視，但是下層基礎部門和工作人員在管理和收集檔案中認知不到位，沒有專門的管理人員，缺少先進的設備，沒有健全的制度，導致我國檔案管理普遍呈現粗放式狀態。這種檔案管理手段制約和限制了檔案管理科學化、規范化。施工過程中，施工任務的作用和價值是非常顯著的。不少工程普遍有輕檔案重建設問題。工程建設和工程檔案沒有同步管理。資料搜集頻頻出現資料丟失、檔案不規范情況。不少企業為了保障工程順利，一般都會在工程檔案中補檔和補充，這就導致很多時候無法保障檔案質量。

1.2 缺少專業以及足夠的管理人員

為了保障檔案管理有效性，滿足規定要求，如果沒有足夠多的人才或是專業性不達標顯然是不現實的。工作人員需要根據工程進度情況實時填寫技術表格，做好工程檔案記錄和處理。按照工程施工類別和上級要求，解決檔案管理工作問題。此外負責管理檔案的工作人員在實踐中，需要做好工程記錄，掌握方案、圖紙相關信息和整理歸檔方法。可是因為不少檔案管理工作人員當前對于工程技術的掌握存在問題，沒有扎實的檔案管理技術和知識，所以并沒有滿足工程實際需求。不少單位根本沒有專門負責管理檔案的工作人員，檔案的歸檔質量非常有限。

1.3 制度不健全沒有規范管理檔案

不健全的檔案管理制度勢必會影響到工程檔案管理有效性。不少企業沒有制定專門用于規范檔案管理的模式、思路。檔案的整理、搜集、記錄雜亂無章。沒有制度外加工程周期很長，所以經常出現資料不完整的情況。檔案參差不齊，這些問題會成為今后檔案使用、檔案保管最大的問題。

1.4 檔案設備落后

雖然不少企業在會議上表達出了對工程檔案的重視，但是實際操作中，顯然支持力度不足，沒有投入足夠多的資金。不少企業直至今日都在用傳統人工方法記錄檔案，各種打印機、掃描機、數碼相機、除濕機根本沒有配備。不少檔案沒有檔案柜，長期亂放不僅容易丟失，同時也容易出現字跡不清楚問題。

2 精細化檔案管理的具體方法

2.1 加強組織管理

要加強領導組織。看起來很容易的工程檔案管理工作其實有著很高的要求。有了領導的高度重視，外加有著專門負責處理檔案的管理人員才能夠保障檔案的安全、系統、準確與完整。單位需要做好領導資源的合理使用，根據實際情況布置工作任務。要明確檔案管理責任，落實責任制度。用小組管理的方法解決檔案監督要求。技術人員必須做好配合，合作完成各種任務。

2.2 提高檔案人員能力與素質

為了保障工作質量，企業需要精選人員負責檔案管理工作。要確保檔案管理人員的工作素養、專業技能達標，能夠愛崗敬業的完成工作。有了閱歷扎實且出色的檔案管理水平和素質以后，要深入實踐，做好培訓工作。搜集工程資料的時候，定期培訓管理人員。層次性、分步驟的開展培訓。要保障組織人員健全和穩定。因為檔案管理工作本身比較枯燥，所以檔案管理往往有著很大的人員流動性，交接工作容易出現問題。以上對于檔案歸檔、收集非常不利。對此有必要建立獎勵機制，要保障人員足夠穩定。加強業務交流和工作協調。檔案管理有著十分廣泛的業務范圍，需要得到各個部門的配合與輔助。依靠有關制度，解決部門合作問題。

2.3 嚴格制度精細化管理

保障檔案管理有效性除了需要人員認真負責以外，還需要有完整、詳細的檔案制度。做好工作必須先建設制度，明確每個人的責任，在各司其職中完成各種問題和情況的處理。在有條不紊中解決檔案的管理和處理工作。建設制度一定要牢牢結合工程目標和工程需要出發。以企業實際情況建立檔案的管理制度，保障檔案系統、準確、完整，發揮檔案的應有價值。歸檔管理工程檔案的時候，前期必須做好檔案資料的及時收集，盡可能實時收集，以免有資料丟失。之后根據檔案的內容和情況合理劃分，按照企業實際情況、歸檔要求進行歸檔。這樣才能夠保障檔案管理系統性、準確性、完整性。最后必須做好數字化設備和檔案管理手段更新。比如企業有必要及時的補充各種現代化技術，使用計算機更新管理檔案。甚至企業可以依靠BIM技術配合著管理工程整體情況，實時記錄工程發展。依靠數字技術減少檔案丟失概率，提高檔案存儲能力和交接便利性。

3 結語

在城市快速發展的今天，如今我國出現了非常多的新工程、新項目。為了保障這些工程質量，一定要保障工程檔案完整、精準。管理檔案的時候不僅要有科學的思路，同時還要負責、認真，使用現代化方法與工具。這樣日后有需要才能夠及時拿出檔案，為工程建設提供思路與借鑒。

參考文獻

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