信息化環(huán)境下會計(jì)信息質(zhì)量的影響探究

蔡晶晶

利用信息系統(tǒng)進(jìn)行會計(jì)信息的收集、總結(jié)和核算大大減少了會計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了會計(jì)信息質(zhì)量，同時(shí)會計(jì)從業(yè)人員職能的變換速度也大大加快了。本文將圍繞著信息化環(huán)境下會計(jì)信息質(zhì)量的變化展開敘述。

一、引言

在當(dāng)今信息化時(shí)代，企業(yè)在不斷加強(qiáng)和改善財(cái)務(wù)軟件的功能和質(zhì)量時(shí)，也要不斷加強(qiáng)對會計(jì)信息數(shù)據(jù)的控制和錄入管理，加強(qiáng)對會計(jì)工作流程的控制，提高會計(jì)信息的嚴(yán)密性和安全性。

二、會計(jì)信息質(zhì)量特征

會計(jì)從業(yè)人員在進(jìn)行會計(jì)信息收集、整理和錄入的過程中需要遵循一定的會計(jì)準(zhǔn)則，其中占據(jù)主要地位的就是會計(jì)信息的質(zhì)量性。會計(jì)信息是企業(yè)單位經(jīng)由財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告或者是附表等信息向投資者、債權(quán)人以及外界展示的企業(yè)近期財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。因此，會計(jì)信息的質(zhì)量性問題顯得尤為重要。對于不同群體，會計(jì)信息的重要性特征也發(fā)揮著不同的作用，對會計(jì)信息的使用者來說，會計(jì)信息需要滿足其使用信息的最大限度;而對于會計(jì)從業(yè)人員來講，會計(jì)信息的質(zhì)量性是指會計(jì)準(zhǔn)則和會計(jì)制度的要求相符合。因此會計(jì)人員在進(jìn)行信息錄入時(shí)，需要確保信息的相關(guān)性、可靠性、及時(shí)性、可比性等，使會計(jì)信息發(fā)揮其應(yīng)用的價(jià)值和作用。

三、信息化條件下會計(jì)信息質(zhì)量面臨的主要問題

在傳統(tǒng)的會計(jì)行業(yè)中，將發(fā)生的會計(jì)事件轉(zhuǎn)變成最后需要的會計(jì)信息需要不同崗位的會計(jì)人員進(jìn)行嚴(yán)格的記錄和審核，最后經(jīng)由高層管理者簽字蓋章后生效。這種管理方式使得各個(gè)崗位之間的員工相互牽制，后手的工作人員可以對前手的工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，職責(zé)分離，確保企業(yè)會計(jì)信息的質(zhì)量。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)流程也變的簡化，不再像原來那么詳細(xì)完整，原來需要幾個(gè)會計(jì)人員完成的工作，現(xiàn)在由一人操作電腦便可完成。中間環(huán)節(jié)的功效被大大削弱，各環(huán)節(jié)工作人員之間相互監(jiān)督、職責(zé)分離的作用也被弱化了，導(dǎo)致會計(jì)信息發(fā)生質(zhì)量問題的幾率大幅上升，造成會計(jì)信息失真。

另外由計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)產(chǎn)生的會計(jì)報(bào)表和會計(jì)賬簿受到企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的原始電子會計(jì)信息的影響，真實(shí)性無法得到保證，因此，會計(jì)信息質(zhì)量性遭到了巨大的挑戰(zhàn)。其次，在信息化條件下，如果有人想要核對企業(yè)產(chǎn)生的會計(jì)信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確，則需要了解企業(yè)在進(jìn)行商業(yè)交易時(shí)產(chǎn)生的原始電子會計(jì)信息在傳遞以及儲存的過程中是否出現(xiàn)不安全的秦光。因此，判斷會計(jì)信息是否真實(shí)的難度在信息化時(shí)代下也被大幅提高。

四、在信息化時(shí)代下，提高會計(jì)信息質(zhì)量的措施

（一）開發(fā)商應(yīng)該不斷完善企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的功能和質(zhì)量

目前，在信息化時(shí)代下，很多企業(yè)采用電子軟件的記錄方法進(jìn)行會計(jì)信息的收集和儲存，逐漸放棄了傳統(tǒng)由會計(jì)員工進(jìn)行層層把關(guān)的記錄方法。但是企業(yè)使用的很多財(cái)務(wù)軟件本身就存在一定的質(zhì)量問題，在排除人為因素的前提下，單單運(yùn)用此財(cái)務(wù)軟件，還是會造成會計(jì)信息誤差，導(dǎo)致會計(jì)信息失真。但是完全避免財(cái)務(wù)軟件自身的質(zhì)量問題是不可能的，我們能做的就是確保開發(fā)商在進(jìn)行軟件開發(fā)的過程中，努力完善財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和功能問題，減少在使用過程中發(fā)生錯(cuò)誤的可能。主要包括兩種具體的方法：首先是軟件應(yīng)能做到在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)改正，這主要是利用互聯(lián)網(wǎng)提供實(shí)時(shí)服務(wù)，完成與用戶之間的通訊或者文件傳輸，這一過程是不受時(shí)間和距離影響的。網(wǎng)絡(luò)開發(fā)商需要定時(shí)定期對財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行檢查喝檢測，一旦發(fā)現(xiàn)問題就要立刻告知使用者并進(jìn)行軟件升級和補(bǔ)救。二是開發(fā)商在軟件系統(tǒng)開發(fā)時(shí)做好預(yù)防控制工作，嚴(yán)格確保軟件開發(fā)內(nèi)容與企業(yè)內(nèi)部控制的要求相符合、相一致。開發(fā)商應(yīng)在開發(fā)的過程中時(shí)刻與企業(yè)會計(jì)員工保持聯(lián)系，了解其對財(cái)務(wù)軟件的要求，進(jìn)行充分測試，確保財(cái)務(wù)軟件在符合要求的前提下質(zhì)量安全問題過關(guān)。

例如：開發(fā)商在開發(fā)財(cái)務(wù)軟件的過程中，應(yīng)該先與企業(yè)高層管理者進(jìn)行溝通，了解該企業(yè)主要需要什么用途的財(cái)務(wù)軟件，需要通過該軟件達(dá)到什么樣的功效。其次，在開發(fā)的過程中不斷與該企業(yè)的會計(jì)從業(yè)人員進(jìn)行溝通和交流，熟悉該企業(yè)平時(shí)記錄會計(jì)信息的過程和要求，從而在軟件設(shè)計(jì)和開發(fā)時(shí)進(jìn)行更好的補(bǔ)充和完善，減少失誤的可能，提高會計(jì)信息質(zhì)量。

（二）企業(yè)加強(qiáng)會計(jì)信息數(shù)據(jù)的控制和錄入管理

傳統(tǒng)條件下進(jìn)行會計(jì)分錄和會計(jì)信息的整合，企業(yè)需要加強(qiáng)對每一環(huán)節(jié)的監(jiān)督和控制，減少由于人為失誤造成會計(jì)信息失真的情況。但是在信息環(huán)境下，會計(jì)信息的核心系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成為信息數(shù)據(jù)，為了確保會計(jì)信息數(shù)據(jù)真實(shí)有效，企業(yè)就應(yīng)該采取數(shù)據(jù)分類管理、修改痕跡管理以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)效管理的方法進(jìn)行控制。

數(shù)據(jù)分類管理，也就是指企業(yè)在進(jìn)行會計(jì)信息處理時(shí)，需要嚴(yán)格劃分對外公布的會計(jì)信息和不需要公布的會計(jì)信息等商業(yè)機(jī)密信息。并在外界人員查詢的過程中設(shè)置嚴(yán)格的查詢權(quán)限，保證企業(yè)內(nèi)部信息安全。修改痕跡管理就是指在進(jìn)行審批工作時(shí)，會因環(huán)境的影響發(fā)生錯(cuò)誤，通過管理可以做到修改已經(jīng)經(jīng)過審批的錯(cuò)誤，但是必須要留有更改記錄，防止管理上出現(xiàn)問題造成會計(jì)信息的二次失真或者造成調(diào)和后仍然按照錯(cuò)誤的信息執(zhí)行。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)效管理，顧名思義是指利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器對所有會計(jì)人員或者計(jì)算機(jī)軟件正在審批的會計(jì)信息進(jìn)行時(shí)效管理。會計(jì)信息由于確認(rèn)或者記錄的時(shí)間點(diǎn)不同會產(chǎn)生或大或小的變化，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)配置專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器進(jìn)行審批管理最終的數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行專門的分析，在數(shù)據(jù)通過最后的審批之前按照會計(jì)準(zhǔn)則等一系列相關(guān)規(guī)定進(jìn)行確認(rèn)，保證最終生成的經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)報(bào)表具有一定的質(zhì)量。

目前開發(fā)的會計(jì)信息系統(tǒng)就是將來自各處的會計(jì)信息整合到一起，形成一個(gè)巨大且復(fù)雜的會計(jì)信息數(shù)據(jù)庫，而且企業(yè)各個(gè)部門之間會定期進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，因此，一旦沒有完整的數(shù)據(jù)庫管理體系和制度就會放任一些不合格的會計(jì)信息流入到數(shù)據(jù)庫中，影響會計(jì)信息的準(zhǔn)確性。綜上所述，企業(yè)在進(jìn)行會計(jì)信息錄入的過程中一定要嚴(yán)格檢查并監(jiān)控每一環(huán)節(jié)，有效減少信息傳遞時(shí)的耗損和人為操作的錯(cuò)漏。這要求企業(yè)必須進(jìn)行嚴(yán)格明確的分工，使各個(gè)崗位的職工都明確自己的職責(zé)和責(zé)任。其次有權(quán)利進(jìn)行審批的會計(jì)人員必須要明確審批要點(diǎn)，并嚴(yán)格按照要點(diǎn)步驟進(jìn)行操作和審批，保證程序有效且規(guī)范。最后，企業(yè)必須建立原始的數(shù)據(jù)庫，這樣才能在發(fā)生錯(cuò)誤或者出現(xiàn)漏洞時(shí)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和彌補(bǔ)，加強(qiáng)對會計(jì)信息的管理和控制力度。

例如：企業(yè)在進(jìn)行會計(jì)審批過程中，最好設(shè)定兩到三個(gè)小組，將職責(zé)分開，保證每個(gè)小組之間能互相監(jiān)督、互幫互助，保證會計(jì)信息的質(zhì)量性。

（三）加強(qiáng)對會計(jì)工作流程的控制

會計(jì)信息的處理流程主要分為：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)傳遞、數(shù)據(jù)輸出和數(shù)據(jù)保管五大步驟，為確保會計(jì)信息高質(zhì)量需要這五個(gè)步驟都嚴(yán)謹(jǐn)沒有紕漏，但只要其中一個(gè)環(huán)節(jié)由于疏忽發(fā)生問題，就會驗(yàn)證影響信息質(zhì)量。因此，企業(yè)在進(jìn)行輸入數(shù)據(jù)時(shí)要進(jìn)行員工的身份驗(yàn)證，在處理時(shí)要保證時(shí)效性和準(zhǔn)確性，在傳遞時(shí)，要經(jīng)過層層把關(guān)，杜絕傳輸過程中損壞會計(jì)信息，在保管時(shí)要建立完整的會計(jì)信息管理體系，保證將財(cái)務(wù)會計(jì)信息安全準(zhǔn)確的發(fā)送給信息使用者。

例如：在進(jìn)行會計(jì)信息處理時(shí)，工作人員應(yīng)該嚴(yán)格把控好能夠?qū)ν馀逗筒荒軐ν馀兜慕缦?，并將這些會計(jì)信息進(jìn)行分類管理，以保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的安全進(jìn)行。

五、結(jié)語

將企業(yè)會計(jì)信息與信息化時(shí)代結(jié)合在一起，相互配合、共同發(fā)展才是兩者持續(xù)性發(fā)展的必由之路。（作者單位：六安市公共交通總公司）