淺談新時期民辦高校檔案的數字化管理與應用

摘 要 作為高校開展教學活動、科研項目，從事人事管理等活動的重要記錄，高校檔案在其發展過程中的作用舉足輕重，這也是衡量高校管理能力的關鍵指標。當前，隨著民辦高校的蓬勃發展，各種類型的檔案資料越來越多，檔案管理難度也逐漸增大。新時期，隨著信息化、互聯網技術的不斷升級，為民辦高校檔案的數字化管理提供了新的思路和方向。本文對新時期民辦高校檔案數字化管理存在的問題進行研究，提出了對應的措施和建議。

關鍵詞 民辦高校 檔案 數字化管理 措施

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

0引言

隨著科學技術的不斷發展和進步，數字化辦公模式逐漸走進人們的視野，數字化檔案管理應時而生。電子計算機、互聯網技術的蓬勃發展代替了傳統利用紙質文件進行信息和數據傳遞的工作進程。檔案信息在高校各個部門之間廣泛應用，利用互聯網共享機制使得檔案信息在各部門之間傳遞的速度不斷提升。本文對新時期民辦高校數字化檔案管理存在的問題進行分析，提出對應的解決措施，希望對民辦高校的檔案管理工作有所助益。

1民辦高校檔案數字化管理應該遵守的原則

1.1經濟性原則

在民辦高校檔案數字化管理過程中首先應該遵守經濟性原則。就是在可以圓滿完成民辦高校檔案數字化管理和應用任務的前期下，利用較少的資金完成檔案數字化管理工作。由于民辦高校的資金來源相對有限。所以，在檔案數字化管理過程中，要堅持節約原則，避免浪費學校經濟資源。

1.2要突出重點

在高校檔案需要管理的內容較多，數量較大。將所有檔案轉成電子數據，這項工作的任務量巨大。當前，民辦高校從事檔案管理的工作人員并不多，數字化工作很難在短時間內完成。所以，要求高校檔案人員在答案數字化過程中，需要對所有檔案進行分析和整理，選擇重要的，其余檔案可在日后逐漸整理。

1.3保證數據的安全性

檔案數據的安全性是檔案數字化管理的重中之重。由于互聯網的不確定性，導致民辦高校檔案數字化管理的風險增加。所以，高校必須重視在檔案數字化管理過程中對數據安全的保護，在檔案數字化管理的各個過程包括輸入、存儲、傳輸、使用、查看等各個環節，都要預防外來病毒的侵入，放置檔案丟失和盜取，所以學校要加強安全防范意識。

2民辦高校檔案數字化管理存在的問題

2.1資金投入不足

通常民辦高校的資金來源渠道相對較少，而且資金一般都會用于學校科研和教學工作，在檔案數字化管理上的投入很少。資金的缺乏導致檔案數字化管理所需要的的軟件和硬件設備無法得到完善，很多設施早已老化，這種情況肯定會影響民辦高校檔案數字化管理的進程。

2.2數據庫建設相對落后

當前，我國很多民辦高校的檔案管理部門都建立了自己的檔案數據庫，但是檔案數據庫建設仍然存在一些問題。比如數據庫規模較小，整體功能不完善，數據類型比較單一。而且很多數據庫都是題錄數據庫，沒有全文數據庫和多媒體數據庫，形式的單一性不能滿足用戶的需求。

2.3缺少統一的數字化標準

標準化體系建設是開展民辦高校檔案數字化管理的基礎。當前，我國高校開展檔案數字化管理工作的標準是國家檔案局出臺的《中華人民共和國檔案行業標準—紙質檔案數字化技術規范》，但是沒有為高校檔案數字化建立實施細則。由于缺少統一的標準，導致在檔案數字化過程中很可能出現檔案丟失、損壞或者內容改變的事情發生，破壞了檔案的真實性和安全性。

2.4檔案管理人員專業技術能力欠缺

在民辦高校檔案數字化的過程中，對檔案管理人員的檔案專業知識和計算機能力水平都有很高的要求。但是在調研走訪中發現，很多民辦高校的檔案管理人員都是從其他崗位轉崗來的，有的缺少檔案專業知識的積累，有的則對計算機知識能力掌握不足，這在一定程度上限制了民辦高校檔案數字化管理工作的進行。

3民辦高校檔案數字化管理的措施和建議

3.1提高領導對檔案數字化的重視

民辦高校領導對檔案數字化管理工作的重視程度，是影響高校檔案數字化管理的關鍵。可以將檔案數字化進程納入學校信息化整體發展的規劃之中，形成統一的系統。民辦高校領導要順應時代發展，利用新想法，結合自身情況，大膽創新，不斷創新和完善檔案數字化管理意識。

3.2建立健全檔案數字化管理標準體系

建立健全檔案數字化管理標準體系建設，可以有效推動民辦高校檔案數字化管理進程。民辦高校檔案管理部門應該根據國家、行業標準，結合學校的實際情況制定檔案數字化管理標準和規范，使得檔案信息從采集、建立、存儲到查看等各個環節都有理可依、有章可循。

3.3加強檔案數字化管理的安全防護

在計算機和互聯網技術快速發展的基礎上，為檔案數字化資源的保護提供了更為安全的保障。要不斷完善安全系統，利用各種先進的技術手段對檔案數字化設備進行加固，包括加密設計、防病毒入侵技術等;另一方面，加強對電子檔案的備份，特別是重要的電子檔案數據，使用不同介質進行備份，確保電子檔案可以長久使用。

3.4注重專業技術人才的培養和專業技術能力的提升

專業技術人才在民辦高校檔案數字化管理中的作用是非常巨大的。所以，民辦高校必須注重對專業技術人才的培養。檔案管理部門應該招聘對口的專業技術人才，他們不但對檔案管理專業知識了然于心，還能熟悉操作電子計算機，從而帶動整個部門對新技術的學習。加強對現有人員進行培養和考核，制定相應的考核管理辦法，將數字化技術能力與職稱相關聯，促進檔案管理人員對新技術的學習。

作者簡介;譚柳林（1985-），女，漢族，廣西南寧人，檔案科副科長，本科，研究方向：檔案管理。

參考文獻

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