內(nèi)部審核模式探索

(中國人民大學(xué) 北京 100872)

前言

工廠成立于1998年，這22年期間，工廠的經(jīng)營管理思想和環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，工廠始終堅持持續(xù)改進(jìn)，不斷創(chuàng)新，始終在追求卓越的經(jīng)營業(yè)績，對工廠內(nèi)部審核賦予的更大期望和要求，要求我們不斷的創(chuàng)新內(nèi)部審核管理方案，運用最新的質(zhì)量管理理念和工具，將實際業(yè)務(wù)與標(biāo)準(zhǔn)要求結(jié)合得更加緊密，不斷挖掘內(nèi)部審核的價值。

同時，近兩年，伴隨著全面質(zhì)量管理，卓越績效管理工具和系統(tǒng)的提出，也為工廠內(nèi)部審核方案創(chuàng)新提供新的機會。

本文總結(jié)近幾年工廠在內(nèi)部審核方案方面的創(chuàng)新想法和實踐活動，供讀者參考。

一、過程及過程管理相關(guān)的概念

(一)過程及過程管理相關(guān)的術(shù)語

過程(flow): 通過使用資源和管理，將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的活動可視為過程。通常一個過程的輸出直接形成下一個過程的輸入。

過程方法是對諸過程的系統(tǒng)中單個過程之間的聯(lián)系以及過程的組合和相互作用進(jìn)行連續(xù)的控制。

過程的特性：

目標(biāo)性-有明確的輸出(目標(biāo)和任務(wù))

內(nèi)在性-包含于任何事務(wù)或行為中

動態(tài)性-按一定的時序關(guān)系的從一個活動到另一個

層次性-組成過程的活動也可以是一個過程

過程分類：根據(jù)過程與顧客的關(guān)系可分為：

顧客導(dǎo)向過程(Customer oriented process)-COP

支持過程(Support process)-SP

管理過程(Management process)-MP

過程的六要素：如圖3

輸入資源 輸出結(jié)果

活動 活動的相互作用(即結(jié)構(gòu))

顧客 價值

(二)過程管理的基本思路

過程管理是通過一些技術(shù)手段，對企業(yè)的業(yè)務(wù)過程進(jìn)行梳理，分析，改善和監(jiān)控，并通過對業(yè)務(wù)過程的不斷優(yōu)化，從而有效的降低業(yè)務(wù)處理成本，提高業(yè)務(wù)處理效率，并快速反應(yīng)市場與客戶需求，進(jìn)而提升企業(yè)決策反應(yīng)能力。

過程審核基本思路貫穿于內(nèi)部審核全過程，而審核方案是根據(jù)公司內(nèi)部審核的目的，遵循審核基本思路，對組織內(nèi)部審核實現(xiàn)過程進(jìn)行的一種整體策劃。

小結(jié)：本章對過程、審核及相關(guān)術(shù)語進(jìn)行了定義，同時提出審核基本思路，為以下論述打下基礎(chǔ)。

二、工廠當(dāng)前內(nèi)部審核面臨的問題

(一)現(xiàn)狀與需求對分析

工廠的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.內(nèi)部審核效果不明顯，沒有過程和體系實時符合性監(jiān)控指標(biāo)，無法及時采取糾正和預(yù)防措施

2.審核組織困難，審核員能力維持困難，審核激情不高，內(nèi)審與過程稽核資源重復(fù)

3.脫離實際業(yè)務(wù)，無法快速響應(yīng)顧客需求，無法對工廠重大事件和變化進(jìn)行診斷

為了持續(xù)改進(jìn)經(jīng)營績效，追求卓越，不斷的發(fā)現(xiàn)問題，識別改進(jìn)機會，推動業(yè)務(wù)持續(xù)前進(jìn)，工廠也必須不斷的發(fā)現(xiàn)問題，識別改進(jìn)機會，持續(xù)改進(jìn)經(jīng)營績效。

小結(jié)

通過現(xiàn)狀與需求分析，我們不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行內(nèi)部審核方案有許多改善空間，同樣，工廠一些新理念為內(nèi)部審核方案改進(jìn)提供了可能。

三、工廠內(nèi)部審核方案的管理創(chuàng)新

(一)內(nèi)部審核方案的介紹

內(nèi)部審核方案是一組具有共同特點的審核及其相關(guān)活動(如審核策劃、組織和實施審核等)的集合，是一個統(tǒng)稱。在工廠也被叫作日常過程內(nèi)審模式。

審核方案是“策劃”的結(jié)果，“策劃”時應(yīng)考慮包括策劃、組織和實施審核所必要的所有的活動。工廠每年初，都會對全年的內(nèi)部審核進(jìn)行策劃，形成審核案，提交管理者代表審核，最高管理者審批。審核方案的具體實施，通過審核計劃來具體策劃。

(二)內(nèi)部審核方案管理創(chuàng)新

立足工廠業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，以及未來的發(fā)展方向，結(jié)合工廠現(xiàn)實需求和資源充分利用的要求，遵循卓越績效理念，過程方法，工廠內(nèi)部審核方案的管理創(chuàng)新。

創(chuàng)新一：內(nèi)審關(guān)注過程正常、異常兩種模式，全面監(jiān)控過程狀態(tài)，實時反饋過程異常。如圖1

圖1

將過程內(nèi)部審核，拓展到過程異常審核。過程正常模式按照審核群，采取滾動審核的方式進(jìn)行審核，過程異常模式為觸發(fā)時審核，滿足觸發(fā)條件時，將由相應(yīng)的審核群觸發(fā)專項審核，發(fā)現(xiàn)改進(jìn)機會，并形成專項審核報告。最終將通過過程正常內(nèi)審報告和過程異常內(nèi)審報告，共同評估工廠質(zhì)量管理體系運行狀態(tài)。

創(chuàng)新二：優(yōu)化內(nèi)部審核和日常稽核的關(guān)系，提高過程監(jiān)控效率。

稽核組將實時關(guān)注、接收內(nèi)部審核小組的需求，開展專項稽核，為內(nèi)部審核小組提供輸入。

內(nèi)部審核方案的管理包括:內(nèi)部審核方案的目的、范圍和準(zhǔn)則、管理職責(zé)、資源、管理程序、方案實施、記錄及審核方案的監(jiān)督和評審、頻次和時機，我們一一闡述。

(三)內(nèi)部審核方案的目的

當(dāng)前工廠內(nèi)部審核目的就是為了確保組織遵守法律、法規(guī)，符合質(zhì)量管理體系和產(chǎn)品認(rèn)證以及特殊市場的要求，同時，兼顧顧客及相關(guān)方顯示或潛在需求，整合、優(yōu)化，最大化的利用公司現(xiàn)有資源，識別改進(jìn)的機會，減少和避免組織經(jīng)營風(fēng)險，持續(xù)改進(jìn)經(jīng)營績效，創(chuàng)造最佳經(jīng)營業(yè)績。

(四)內(nèi)部審核方案的范圍和準(zhǔn)則

一項審核方案的范圍是指審核方案的廣度和界限，一般指產(chǎn)品(類型)、部門(場所)以及活動過程。

審核準(zhǔn)則包括方針、目標(biāo)、ISO9001：2015、各種產(chǎn)品認(rèn)證要求、法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合同協(xié)議及工廠的文件系統(tǒng)要求。

(五)對審核方案的管理職責(zé)

工廠最高管理者授權(quán)體系部門作為內(nèi)部審核的主管部門，授權(quán)內(nèi)部審核員作為內(nèi)部審核的實施者。同樣要求各部門經(jīng)理參與到現(xiàn)場審核，同時，領(lǐng)導(dǎo)不符合項、建議項的改善。

不同層級、不同職能人員職責(zé)的清晰、明確定義，確保內(nèi)部審核順利、有序開展。

(六)審核方案的資源

工廠在設(shè)計審核方案時考慮了以下資源需求：

1.為開發(fā)、實施管理和改進(jìn)審核方案所需的人力資源—管理層、各處體系接口人

2.審核技術(shù)資源——如企標(biāo)、產(chǎn)品認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、合同協(xié)議等

3.達(dá)到和保持審核員能力及改進(jìn)業(yè)績所需的過程——如審核員培訓(xùn)、審核過程、審核方案回顧等

4.具備具有適合于特定審核方案的目的的能力的審核員——如技術(shù)專家

5.審核方案的范圍與程度；

6.其他與審核相關(guān)的需求

(七)審核方案的管理程序

審核方案程序是完成審核方案的途徑。它需要形成內(nèi)部審核程序文件。

(八)審核方案的實施

在審核方案的實施過程中，特別注意了以下事項：

1.將審核方案與有關(guān)方面溝通；

2.協(xié)調(diào)審核及審核方案有關(guān)的其它活動并做出日程安排；

3.建立并保持一個對審核員初步評價的過程；

4.組建審核組；

5.為審核組提供所需的資源，如會議室等；

6.按審核方案實施審核；

7.保留審核活動的記錄；

8.評審和批準(zhǔn)審核報告，并將報告分發(fā)給被審核方和其他相關(guān)方；

9.審核中專人跟進(jìn)，并拍照，此舉激勵著審核員，同時保留了寶貴的審核記錄：

(九)審核方案的記錄

以往的審核，我們在與審核有關(guān)的記錄保存、保管方面做得比較好，但忽視了審核方案評審的結(jié)果記錄以及與審核人員有關(guān)的記錄，這使公司存在體系符合性方面的風(fēng)險。

(十)審核方案的監(jiān)督和評審

目的：監(jiān)視、評審審核目的是否達(dá)到并尋求改進(jìn)機會。

以往對審核方案的監(jiān)督和評審較薄弱，僅僅是參考外部審核方式，給出通過、不通過等簡單的審核結(jié)論，無法準(zhǔn)確、客觀的評價審核的目的是否達(dá)成，不利于組織的持續(xù)改進(jìn)。

我們需要設(shè)計一套完整的審核方案監(jiān)督和評審機制，監(jiān)督審核方案實施過程，確保審核目的達(dá)成，并將審核方案評審結(jié)果報告給最高管理者。

監(jiān)督：建立業(yè)績指標(biāo)、監(jiān)視和衡量審核方案的實施過程

1.審核組實施審核計劃的能力，不能漏項

2.與審核方案的日常安排的符合性

3.來自審核委托方、受審核方及審核員的反饋

4.關(guān)閉審核方案糾正措施所用的時間

評審：審核方案階段性評審

1.監(jiān)督的結(jié)果及趨勢，包括審核的完整性、深度及客觀公正性等

2.程序的符合性

3.相關(guān)方需求和期望

4.審核記錄

5.可改變或更新的審核方法

6.審核組內(nèi)部的一致性

7.審核所覆蓋的部門及過程，抽樣的頻度

(十一)內(nèi)部審核計劃

公司需要對年度內(nèi)部審核進(jìn)行策劃，制訂年度內(nèi)部審核計劃。

年度內(nèi)部審核計劃應(yīng)該明確審核目的、準(zhǔn)則，確定審核覆蓋的產(chǎn)品范圍及其實現(xiàn)過程，以及所涉及的職能部門。

將日常過程模式與稽核組的日常稽核緊密聯(lián)系，有效整合資源。

日常過程正常模式和異常模式同步實施，及時關(guān)注過程狀態(tài)。

小結(jié)

本章對內(nèi)部審核方案進(jìn)行了介紹，對內(nèi)部審核的概念進(jìn)行了擴充，指出內(nèi)部審核除了質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核之外，還包括日常過程稽核(稽核組稽核)以及其它目的內(nèi)部審核，比如：產(chǎn)品認(rèn)證、法律法規(guī)等。

四、工廠內(nèi)部審核方案的實踐

我們簡單的介紹下日常過程內(nèi)審模式的基本思路

1.日常過程模式是什么？

日常過程模式內(nèi)審是根據(jù)過程與過程間相互關(guān)系建立審核群，按過程的方式，結(jié)合日常業(yè)務(wù)來開展內(nèi)部審核。

2.日常過程模式是如何實施的？

第一步：制訂年度的工廠審核計劃

第二步：召開年度的首次會議

第三步：按照審核群開展內(nèi)部審核，每個審核群都應(yīng)該是一個完整的審核過程，包括：首次會議、審核計劃、檢查表、現(xiàn)場審核、末次會議，審核報告，不符合項關(guān)閉等活動。

過程正常模式內(nèi)審，將工廠質(zhì)量管理體系分為8個審核群，按月進(jìn)行滾動審核。

過程異常模式內(nèi)審，8個審核群實時關(guān)注審核群所轄業(yè)務(wù)變化，及時啟動專項審核。

日常過程稽核(稽核組稽核)，在稽核組日常稽核過程中，可作了內(nèi)部審核的一部分，發(fā)現(xiàn)不符合，可直接作為內(nèi)審不符合項，等同管理。

這部分相關(guān)部門經(jīng)理必須參加

第四步：綜合各個審核群的審核發(fā)現(xiàn)，得出年度內(nèi)審的審核結(jié)論。

第五步：召開年度末次會議

第六步：編制審核報告

第七步：關(guān)閉不符合項

小結(jié)

本章回顧了工廠推行日常過程模式的經(jīng)歷，描述了日常過程模式內(nèi)部審核的方法和過程，對過程的理解不斷加深，對過程的要求不斷提升，對內(nèi)審的要求也越來越高。新的內(nèi)部審核方案拓展了過程審核思路，打破了審核的界限，整合、優(yōu)化了審核資源，擴大了審核的目的，創(chuàng)新了審核的方式、方法。