城建檔案安全體系建設問題探討

孫亮

摘 要：國家檔案局繼2008年提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”建設的主導思想之后，2011年5月又提出了“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”，構成了當前檔案工作主體發展思想。三個體系建設，是當今我國檔案工作順應黨和國家方針政策應運而生的實踐體系。建立檔案安全體系的提出，是新形勢發展的需要，是在“兩個體系”建設的基礎上又一項戰略性部署。城建檔案作為一個國家一座城市社會發展的重要戰略資源，是再現歷史、服務現實、書寫未來的決策依據。社會的巨大變革使城建檔案呈幾何數增長，其擁有的信息量急劇膨脹。而計算機技術、網絡技術、通訊傳播技術以及多媒體技術的互相滲透和融合，必將激發人們對信息交流與合作的渴望。但同時也給檔案信息安全帶來了新的隱患，城建檔案信息安全保障問題日益凸現。因此，結合城建檔案特點，有針對性地建立城建檔案安全體系是城建檔案工作的重中之重。

關鍵詞：城建檔案;安全體系建設;城市管理

一、引言

隨著城鎮化進程的加快，城市規劃建設工作取得了很大的成就，城市管理水平有了顯著提升，同時導致城建檔案的數量激增，城建檔案管理工作面臨新挑戰，管理工作中一些問題逐漸凸顯。而檔案的實體安全和數據安全管理成為整個城建檔案工作的重中之重。積極分析和探討城建檔案管理中的難點，加強檔案安全體系建設提上了日程，研究相應的解決措施，以提高城建檔案的安全管理水平成為今后一個時期城建檔案工作的關鍵問題。

二、城建檔案安全體系建設現狀

（一）檔案安全意識和主體責任落實還不到位

從石家莊市來看，目前，該市的檔案安全意識還不牢固，安全主體責任還不明確，“安全第一”往往只限于口號卻沒有實際行動和具體措施，意識不強、責任不明、思想麻痹、心存僥幸，加之檔案人員崗位變動頻繁，少數單位在檔案安全上疏于管理，安全責任不清，措施落實不力，極個別單位甚至明知檔案可能面臨危險卻漠然處之，不積極采取必要的應對措施，造成安全管理工作存在明顯漏洞。

（二）檔案安全制度“上墻”卻未“落地”

安全制度重在執行，否則再好的制度也形同虛設。盡管大多數檔案館（室）按照要求制定了檔案安全工作制度，但對制度的落實依然不到位。例如在庫房管理方面，非檔案人員可以隨意出入檔案庫房，檔案出入庫沒有進行詳細登記;在庫存檔案管理方面，對庫存檔案底數不清，賬物不相符，破損檔案不能及時搶救維護;在安全設施運行使用方面，沒有設施日常檢查記錄，致使安全設施帶病運行，嚴重危及城建檔案安全。

（三）檔案信息安全存在隱患

信息化技術在檔案管理中的大范圍應用，帶來一定的信息安全隱患。一是對檔案內容進行數字化加工，存在一定的安全風險，這主要是因為數字化加工人員來源復雜、流動性大、良莠不齊，批量檔案帶出庫房去數字化加工場地，安全保密措施存在漏洞。二是信息技術的日新月異，給城建檔案的信息安全帶來新的挑戰。因為網絡的互通性和共享性等特征，很容易被入侵或者攻擊造成信息風險，加之相應的信息安全措施不足，安全手段的更新滯后于信息技術的發展。三是存儲介質的局限性，數字存儲和網絡存儲設備有很大的局限性，電子檔案的長期保存有很大的制約性。四是數據異地異質備份未開展或不能及時開展，導致城建檔案數據無法實現異地共享，或者保存方式單一化，一旦發生意外事故，檔案安全性不能很好得到保障。

三、加強城建檔案安全體系建設的有效策略

（一）著力健全機制，切實提升城建檔案安全管理效能

要對檔案文件的生命全程實現“不間斷”防護。通過各種措施來嚴密監控檔案文件自形成伊始的存儲、處理、傳輸與利用過程。建立安全防范和應急處置機制，提前做好防范和應對自然災害、人為破壞、技術因素毀壞的各種準備;建立應急反應機制，著眼應對最復雜、最困難局面，做好多種情況處置準備;建立善后恢復機制，明確對受損檔案的搶救修復辦法;建立訓練檢驗機制，定期組織各種防災應急演練，切實提高臨險處置能力。

（二）把好關口，全面做好城建檔案安全風險防范治理工作

城建檔案館和建設單位檔案室要重點把好檔案安全風險“五大關口”。一要把好檔案方針政策和標準規范貫徹執行關，避免因方針政策和標準規范貫徹落實不到位影響檔案安全;二要把好城建檔案收集歸檔關，牢牢抓住收集歸檔和移交接收兩大關鍵點，做到城建檔案“應收盡收”“應交盡交”;三要把好城建檔案安全管理關口，確保檔案實體的完整安全;四要把好城建檔案數字化安全管理關，避免檔案數據在數字化及其后期管理過程中失泄密或者不當擴散;五要把好城建檔案開放利用關，避免超權限、超范圍利用檔案。

（三）人員管理機構建設

人是信息系統的主體因素，也是信息系統安全管理的對象，人員的安全管理十分重要。石家莊市城市建設檔案館結合工作實際，建立規范有序、運行高效的工作人員聘用審核、日常考核及培訓機制，通過嚴格的獎懲機制保障制度的有效實施，讓工作人員負有高度的安全意識，能夠在既定工作機制下開展工作，從而實現以制度管人、以管理促安全。

（四）居安思危，強化城建檔案安全應急處置反映能力

城建檔案館和建設單位檔案室要依據《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》等要求，制定重大事件、重大事故、重大災害檔案安全應急管理制度和應急預案，確保檔案安全受到威脅時能夠得到優先搶救和妥善處置。要突出應急預案的前瞻性、實用性，最大限度地預防和減少突發事件對檔案造成的危害。要按照應急預案要求，組織相關人員開展經常性的演練，確保在危急情況下能夠正確果斷地采取應對措施。

（五）以人為本，努力打造專業的城建檔案安全隊伍

不論是科學的制度、完善的措施，還是先進的技術設備，都需要人去落實、去實施、去操控。人是檔案安全的第一要素。只有解決人的問題，檔案安全才有保障。城建檔案館和建設單位檔案部門要積極開展形式多樣、內容豐富的主題教育和培訓活動，通過法規業務學習、模擬演練等形式，切實提高相關人員檔案安全能力水平，提升事故防范和處理能力，為城建檔案安全提供人才隊伍保障，確保城建檔案萬無一失。

（六）強化安全管理意識

加強城建檔案的安全體系建設，首先要強化安全管理意識。城建檔案管理單位需要提高對檔案管理和安全管理重要性的認識，樹立“安全第一”的思想，強化安全管理意識，充分認識到城建檔案安全管理的重要性。城建檔案管理單位需要克服安全管理存在的問題，消除僥幸心理，將檔案安全管理當作檔案管理工作的重點，采取多樣化的措施，保證城建檔案的安全性。

四、結語

總之，隨著社會的發展和科技的進步，影響城建檔案安全的因素會越來越復雜。城建檔案安全事關重大。我們必須把安全保密作為城建檔案工作第一要務，要抓住要害處，防在關鍵點，確保城建檔案長久安全。城建檔案安全體系建設，就是要采取主動防御的策略，盡可能消除可能發生的各種安全隱患，防患于未然。為此，只有建立系統科學、運行高效的城建檔案安全體系，才能確保城建檔案資源體系和利用體系建設真正發揮作用，進而全面推動城建檔案事業健康、協調、可持續發展。

參考文獻：

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