淺析石油企業科研檔案管理、保密與利用

吾爾古麗·阿不都克里木 西爾娜依·吐爾遜祖 力皮亞·阿吉

[摘? ? 要] 我國經濟不斷發展，石油作為國民經濟命脈行業，取得了驚人的成績，同時內部檔案管理也有著相應的創新變化。市場競爭日益激烈，全球石油企業都在謀求創新發展，諸多因素都會影響石油企業的穩定發展，科研檔案管理是企業中關鍵的環節，是企業發展的內在助推力。文章立足信息化環境與市場發展趨勢，對新疆油田地質檔案館的創新變革進行了簡單介紹，分析我國石油企業科研檔案管理、保密與利用。

[關鍵詞] 科研檔案;石油企業;檔案管理

0? ? ? 前? ? 言

大數據時代已經到來，隨著網絡信息技術被各個行業應用，泄密事件也隨之增加，不少泄密案件中，網絡相關的泄密案件超過90%。目前，新疆油田地質檔案館對于各類科研檔案不僅進行實體資料管理，更多的是進行電子資料的管理。筆者結合工作實際，立足信息化環境與市場發展趨勢，對新疆油田地質檔案館的創新變革進行了簡單介紹，分析我國我國石油企業科研檔案管理、保密與利用。

1? ? ? 檔案、科研檔案和檔案管理的發展

所謂檔案，是人類發展、科技進步中，關于思想、經驗、成果等構成的具有一定保存價值的原始記錄。科研檔案則是對某一科研活動、成果等具有較高保存價值的原始科研信息的記錄，是科研人員在各項科研活動中獲得的第一手原始資料。

隨著社會的發展，檔案載體改變，檔案管理內容也隨之變化。我國最早的檔案載體是“甲骨”。商代以來木制的“冊”成為重要的檔案載體。東漢造紙術被蔡倫改進之后紙質檔案漸漸取代了木質檔案。近代磁帶、光盤等的出現，使得光盤檔案、磁帶檔案等出現。21世紀以來，信息技術飛速發展，U盤、數字檔案漸漸出現。對于檔案管理有著巨大的影響，檔案管理工作由傳統的實體存儲向著數字化存儲和開發利用方向發展。檔案管理的變化主要變現為：一是由紙質實體檔案管理為主，變為管理數字檔案;二是由人工管理檔案的借閱，變為系統自動在線管理;三是檔案管理重心由保存、整理向保存、整理、保密和開發利用轉變[1]。

2? ? ?石油企業科研檔案管理的特點

2.1? ?保密性強

石油企業科研檔案管理是一項保密性極強的工作，管理的檔案資料不僅涉及企業內部相關的生產、開發核心機密，而且也可能與國家能源戰略機密有關聯，關乎國家穩定。例如，地底能源分布相關的檔案資料會與國家下一步能源戰略有關;地質勘探相關成果是由石油企業投入巨大的資源才得到的，具有極高的商業價值;地質勘探中相關的關鍵性技術以及資源參數等都與企業穩定和發展有極大關聯。這些都表現出了科研檔案管理具有極強的保密性。因此，不僅需要石油企業管理和領導對科研檔案管理給予高度重視，更要將實體檔案和數字化信息檔案的保密管理落實，確保在檔案管理與利用開發中不出現泄密情況。

2.2? ?專業性強

石油企業的科研是極具技術性和專業性的工作，因此其活動形成的檔案也具有相應的專業特點。科研檔案類別主要有成果檔案、實物檔案和原始檔案;檔案載體也是多樣的，如U盤、紙質、磁盤等;檔案內容也是極其多樣的，包含測繪信息、勘探信息、鉆井工程等。對此，石油企業科研檔案管理需要極其專業的人員，了解相應的專業數據、技術的記錄與報告等的歸檔處理。

2.3? ?數量龐大

石油企業科研檔案涵蓋了勘探、科研、生產等一系列的活動內容的記錄，具有極高的保存價值。檔案管理人員要對各種載體的資料科學歸檔，使其成為石油企業穩定持續發展的重要資源。

2.4? ?利用率高

石油企業科研檔案包含了油氣早期勘評（區域地質結構勘探、石油存儲量分析等）、以及中期開發（石油開采等）和后期生產（原油加工處理等）的全過程原始資料的記錄。科研人員在任何階段都有可能對前期相關資料再次查閱并參考借鑒，因此科研檔案的再次利用價值和利用頻率極高[2]。以某檔案館2019年上半年勘探相關檔案為例，檔案利用率超過80%，甚至個別檔案一周內被多次借閱，由此可見其利用率之高。

3? ? ? 石油企業科研檔案管理中的問題與優化措施

3.1? ?石油企業科研檔案管理中的問題

3.1.1? ?制度有待進一步完善

雖然我檔案館已建立檔案管理制度，但是制度依舊存在不完善之處，也存在執行不嚴格現象，同時存在內部監督機制不完善等問題。例如，個別人員或部門為圖自身檔案使用方便，而將理應統一集中歸檔與保存的資料獨自保存，導致檔案缺失，甚至是原始資料丟失。

3.1.2? ?基礎設施有待增強

現階段，單杠管理基礎設施應包含硬件和軟件兩部分內容。盡管該檔案館受到公司一定的重視，基礎設施投入有所增加，檔案管理水平和實際管理效率有待進步。同時，檔案存儲與檢索、數據庫管理系統等我檔案館雖以建成，但是軟件系統有待進一步完善。

3.1.3? ?依舊存在“重開發、輕歸檔”現象

石油企業科研檔案是最原始的油氣開發、研究的依據，相關技術人員更加注重工程進度、質量等一線問題，而對于資料歸檔不夠重視，通常會將歸檔遺忘，導致原始的第一手資料丟失，而到了后期驗收、完工時再將資料移交給資料員，待資料員審查后才發現資料有缺失，再次組織人員進行補充資料歸檔。這樣浪費了大量人力、物力[3]。

3.1.4? ?保密與利用的矛盾

一方面，現階段數字化檔案的利用需求不斷攀升，檔案使用者極其希望檔案管理部門可以為他們提供更加高效的檔案服務，可以便捷地進行查閱與研究。另一方面，數字化資料又有傳播快、易復制、傳播范圍廣等特點，導致石油企業科研檔案要再次利用需要經過嚴格且較長審批流程，不能夠被使用者第一時間借閱。這些都表現了石油企業科研檔案管理中保密與利用的矛盾。

3.2? ?優化石油企業科研檔案管理的措施

3.2.1? ?完善檔案管理制度

石油企業科研檔案管理制度的進一步完善，是各項檔案管理工作順利開展的基礎，檔案管理部門要不斷實踐，實時改進、完善制度。確保管理流程更加規范、標準，同時保證管理內容更加全面、工作更加嚴密。

3.2.2? ?加大基礎設施投入

石油企業要重視科研檔案管理，提供足夠的經費支持，確保科研檔案管理部門的基礎設施符合現代企業發展要求。石油科研檔案數量極其龐大，要建設至少滿足5年以上檔案保管量的庫房，優化檔案庫房環境，投入相關的消防安全設備，以保證實體檔案的安全;加大軟件投入，不斷研究檔案管理實際情況，盡可能確保檔案管理吸引功能進一步完善，結合市場環境，滿足眾多后湖需求;同時強化系統安全防御功能，確保系統內檔案信息不被輕易竊取導致泄密[4]。

3.2.3? ?強化檔案管理人才隊伍

石油企業科研檔案管理人員不僅需要具備較強的職業素養（責任感、檔案管理知識等），要對于石油科研相關知識的了解，也要有較高的計算機操作能力。因此，新形勢下科研檔案管理需要層次性強、技能強且多樣的復合型檔案管理人才隊伍。石油企業要引進人才，不斷壯大、強化檔案管理人才隊伍，才能確保科研檔案管理人員在完成大量檔案管理工作的同時，不斷開拓創新，攻克科研檔案管理、保密與利用的難題。

3.2.4? ?強化檔案密級管理

石油企業科研檔案設置密級管理限制是保障科研檔案安全的重要手段，因此要重視折現工作。要深入研究并鑒定科研檔案的密級，規范落實責權，以防亂鑒定、漏鑒定，減少石油企業科研檔案管理違規事件的發生。例如，新疆油田公司對外合作保密項目，相關科研檔案管理并未明晰相關檔案密級以及查閱權責，某檔案館征得領導意見之后，與各部門進行討論分析，制定明確的密級劃分標準，為項目每一份檔案設置對應的密級。同時，對于不同密級檔案安排相應的管理要求，對于使用層級、保存時間、審批流程，尤其是網絡使用等做出明確規定，在確保科研檔案安全的情況下使其能夠被合理利用。對于數字化檔案信息，實際到保密項目時，要利用信息技術對相關檔案進行高級加密，確保項目不被泄密。

3.2.5? ?強化石油企業科研檔案的再次利用

3.2.5.1? ?開發檔案管理人員資源

一方面，深入挖掘檔案工作者的潛力，確保檔案的整理、收集、保存與利用涵蓋項目全過程;另一方面，推進檔案管理者有原來的管理型轉型成研究型，在對原有檔案資料進行新的歸檔處理的同時，能夠發掘其中隱藏的資源，為石油企業開發新的數據，實現企業低投入、高收益的運營目標。

3.2.5.2? ?開發數字檔案資源

一是利用數字化技術對原始實體檔案進行轉化，將存儲于紙質、磁盤等載體中的檔案在保持檔案資料的完整、真實和清晰的前提下，將其轉化為數字檔案，確保檔案使用更加便捷、高效。二是制定數字檔案元數據標準，以減少檔案收集與管理中重復、遺漏等現象的發生，確保所歸的數字檔案更加規范、真實、精準。三是數字檔案歸檔與信息保密安全同時實施。例如，技術人員先設置涉密檔案信息系統;培養具有高度保密意識和技術的人員，讓這部分人員參與檔案數據的轉換、傳輸以及管理。在科研檔案數字化應用中，不斷強化系統防御安全性能，基于信息安全技術，利用多重密碼技術、網絡監控技術、身份鑒別技術等，不斷升級數字檔案安全防護級別。

4? ? ? 結? ? 語

總而言之，信息時代已經來臨，社會與經濟的發展進步離不開科學技術的推動。在各行業信息化轉型的新時期，石油企業科研檔案管理需要不斷優化創新，促進科研檔案管理向著信息化、數字化方向發展，不論是對于石油企業自身改革，還是石油企業在國際市場中的發展，均有十分重要的意義。管理者重視科研檔案管理工作，加大對科研檔案管理基礎設施的投入、提升科研檔案管理人才水平、完善檔案管理制度，在確保數字檔案保密性的前提下不斷尋求科研檔案的再次利用。利用信息技術落實科研檔案管理工作，確保將石油企業科研生產中的大量資源與信息科學整合到統一管理系統內，提升科研檔案管理的效率與質量，為企業精細化管理以及穩定發展奠定基礎。

主要參考文獻

[1]李華.試論檔案管理工作中的保密及其利用[C]//決策論壇——企業行政管理與創新學術研討會，2016.

[2]侯玉霞.關于對如何做好石油企業科研檔案利用與保密工作的研究[J].中國化工貿易，2012（7）：116.

[3]袁秀云，崔素英.企業檔案管理中的保密與利用工作[J].中國科技信息，2012（2）：114.

[4]王曉瑞，武依群.淺談檔案管理中的保密工作[J].檔案，2010（4）：61.