基于互聯(lián)網(wǎng)的辦公室文書(shū)檔案管理探索

劉凱

【摘要】在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，辦公室文書(shū)檔案管理工作需要改革創(chuàng)新，首要就是對(duì)文書(shū)檔案管理實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)化和電子信息化管理，這樣可以有效提升文書(shū)檔案管理的效率，最大限度運(yùn)用信息資源和互聯(lián)網(wǎng)工具解決文書(shū)檔案管理中繁瑣而復(fù)雜的問(wèn)題，從而優(yōu)化整個(gè)管理環(huán)節(jié)，提升工作效率。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng);辦公室文書(shū)檔案管理;探索

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息爆炸時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)信息管理已經(jīng)成為當(dāng)前主流趨勢(shì)。現(xiàn)在幾乎所有的行業(yè)，無(wú)論是政府行政部門還是企業(yè)單位，在文書(shū)檔案管理方面都基本上實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)信息化管理。新時(shí)期文書(shū)檔案管理必須明確定位，實(shí)現(xiàn)資源共享。

一、基于互聯(lián)網(wǎng)條件下文書(shū)檔案管理的意義

（一）有效提升文書(shū)檔案管理效率。利用當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)建立文件管理器，對(duì)辦公室文書(shū)檔案進(jìn)行分類整理和高效管理。這樣可以解決傳統(tǒng)文書(shū)紙質(zhì)檔案管理的復(fù)雜問(wèn)題，電子信息化管理和收集文件歸檔，便于調(diào)整文書(shū)檔案檢索順序。當(dāng)前隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理信息化已經(jīng)成為主流趨勢(shì)，采用互聯(lián)網(wǎng)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理文書(shū)檔案更加方便，文件查詢、檢索以及傳送也更加快捷。

（二）實(shí)現(xiàn)信息共享和高效檢索。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)處理文書(shū)檔案，可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行拍照、掃描并記錄下來(lái)，保存為電子文檔，上傳至互聯(lián)網(wǎng)云空間，檔案資源可隨時(shí)隨地檢索，有效提升文書(shū)檔案查閱效率。傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式下，大量的文書(shū)檔案信息僅僅儲(chǔ)存在文件柜中不能充分發(fā)揮其作用，還會(huì)造成數(shù)據(jù)的流失和資源的浪費(fèi)，后續(xù)信息的二次利用也非常困難。相比較傳統(tǒng)手工作業(yè)方式，互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)管理更加輕松快捷，可根據(jù)檔案文書(shū)的外部特征進(jìn)行分門別類管理，然后根據(jù)內(nèi)外部特征進(jìn)行內(nèi)容管理。隨著電子信息技術(shù)的高速發(fā)展，運(yùn)用于文書(shū)檔案管理的系統(tǒng)技術(shù)越來(lái)越高級(jí)，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔的云傳輸、云共享，大大提升了檔案工作質(zhì)量和效率。

（三）電子文件更易保存，狀態(tài)更加穩(wěn)定。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文件檔案具有易于保存、方便檢索的優(yōu)勢(shì)。在很多特殊情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易受到季節(jié)、溫度、濕度等的影響，造成檔案的損壞，進(jìn)而形成無(wú)法挽回的損失。而電子文件檔案完全沒(méi)必要擔(dān)憂這一點(diǎn)，當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越成熟，電子文件的存儲(chǔ)設(shè)備不斷升級(jí)換代，電子文件的存儲(chǔ)、讀取非常便捷，且方便轉(zhuǎn)移攜帶，受外部環(huán)境干擾小，具有非常高的穩(wěn)定性。

（四）文件安全性大大提升。在文件傳統(tǒng)傳輸過(guò)程中，文件丟失、延遲等現(xiàn)象非常頻繁，而采用電子信息技術(shù)可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳遞。近年來(lái)，文書(shū)檔案保密技術(shù)越來(lái)越成熟，人們?cè)谧x取電子檔案過(guò)程中有一個(gè)加密過(guò)程，也可以支持只閱讀卻無(wú)法更改的權(quán)限，這樣一來(lái)，文件的安全性大大提升。

二、互聯(lián)網(wǎng)條件下文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子文件的保密性存在限制。互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理文書(shū)檔案雖然具有易于保存的優(yōu)勢(shì)但是這些文件很容易被修改，且篡改后不留痕跡。雖然有些技術(shù)可以防止電子文件被篡改，但是電子文件的保密性仍然是一個(gè)技術(shù)難點(diǎn)，人們獲取到電子文檔原文內(nèi)容較難。此外電子文件使用的是統(tǒng)一的格式和字體，人們判斷電子文件蓋章和簽名的難度增大，因此未來(lái)電子文件的保密問(wèn)題是最需要解決的問(wèn)題。

（二）高素質(zhì)的檔案管理人才缺乏。從當(dāng)前檔案管理人員現(xiàn)狀看，文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)偏低，難以掌握當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。

（三）文書(shū)檔案管理系統(tǒng)不完善。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品邏輯設(shè)計(jì)、內(nèi)容編排、代碼技術(shù)開(kāi)發(fā)等是一項(xiàng)巨大的工程，而其中的文檔管理任務(wù)需要對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分類、編排以及保存，每個(gè)環(huán)節(jié)都必須用科學(xué)的方法進(jìn)行佐證。但是當(dāng)前文書(shū)檔案管理系統(tǒng)存在很多缺陷，入口不統(tǒng)一、電子資料采集困難、檔案流程復(fù)雜、新的業(yè)務(wù)模式不支持、安全性較低、使用權(quán)限不靈活。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下辦公室文書(shū)檔案管理的思考

（一）樹(shù)立文書(shū)檔案管理的專業(yè)化理念。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，轉(zhuǎn)變文書(shū)檔案管理觀念是第一位的，只有明確了思想觀念，才能更好地指導(dǎo)實(shí)踐。因此，辦公室文書(shū)檔案管理人員應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)今信息互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，改革創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案管理工作，對(duì)文書(shū)檔案管理實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)化和電子信息化管理，最大限度運(yùn)用信息資源和互聯(lián)網(wǎng)工具解決文書(shū)檔案管理中繁瑣而復(fù)雜的問(wèn)題，從而優(yōu)化整個(gè)管理環(huán)節(jié)，提升工作的效率和準(zhǔn)確性。

（二）引進(jìn)專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理人才。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作需要懂得互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的人才擔(dān)任，必須具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)，懂得文書(shū)檔案管理理論、方法以及技巧。首先，構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，引進(jìn)專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人才，應(yīng)該具備現(xiàn)代化管理理論，具有互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)能力。其次，對(duì)現(xiàn)有管理人員實(shí)施培養(yǎng)，幫助他們學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)，掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)。

（三）建立文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)。信息化時(shí)代要開(kāi)發(fā)一個(gè)電子檔案上傳、保存、管理等的統(tǒng)一線上入口，為電子檔案的管理建設(shè)一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)端的云端環(huán)境，便于各種公共文檔的搜索、管理、查詢以及上下載等操作，該平臺(tái)支持的功能如下：第一，統(tǒng)一電子檔案入口。互聯(lián)網(wǎng)云端的電子檔案入口支持掃描影像技術(shù)、條形碼掃描技術(shù)、各類格式電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)等，能支持對(duì)不同類型、不同媒介的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化打包凈化處理。統(tǒng)一的電子檔案入口能夠?qū)﹄娮訖n案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式的存儲(chǔ)，并形成最小粒度的文件，確保后期電子檔案的可追溯性和不可抵賴性。第二，一站式管理所有電子檔案文件，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化智能管理。在互聯(lián)網(wǎng)的支持下，電子檔案管理采用邏輯流程化管理后，可實(shí)現(xiàn)一站式的統(tǒng)一管理，從檔案的數(shù)據(jù)采集、登記、歸檔，到檔案資料的整理、遞交、接收、保管以及轉(zhuǎn)移，甚至到后期的檔案鑒定、查閱、備份等，覆蓋了整個(gè)電子檔案的所有管理周期和各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)管理，確保每個(gè)操作都有跡可循。第三，文書(shū)檔案管理平臺(tái)提供流程管理入口。文書(shū)檔案管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)要從使用者的角度出發(fā)，立足科學(xué)的邏輯依據(jù)，從產(chǎn)品化流程管理角度，實(shí)現(xiàn)流程的高效性、人性化以及可維護(hù)性。平臺(tái)使用者可以自由定制工作流程和工作路徑，流程變化時(shí)可以自定義更改流程或者增刪流程，以滿足不同業(yè)務(wù)線同時(shí)的需求，為每個(gè)業(yè)務(wù)定制操作流程，提升檔案管理效率。第四，支持新的業(yè)務(wù)加載。電子檔案管理信息平臺(tái)前期以搭建檔案管理系統(tǒng)為主，后期版本更新迭代，可以支持電子檔案規(guī)范化和加載管理的業(yè)務(wù)，比如文書(shū)檔案管理就需要支持這類功能，這樣可以實(shí)現(xiàn)多人在同一平臺(tái)對(duì)差異化類別的檔案實(shí)現(xiàn)管理，后期可以實(shí)現(xiàn)對(duì)新類別電子檔案的加載功能，確保業(yè)務(wù)操作員能夠在線使用多項(xiàng)工具，實(shí)現(xiàn)多類別電子檔案的上傳、管理、增刪等操作。第五，提升電子檔案的安全性與可靠性。電子檔案信息化管理平臺(tái)的底層支撐環(huán)境可以支持電子印章、數(shù)字證書(shū)等當(dāng)前先進(jìn)的驗(yàn)證技術(shù)，確保平臺(tái)的管理員和業(yè)務(wù)操作人員上傳的電子檔案信息的安全可靠性，確保材料的不可抵賴性，保證其憑證的價(jià)值。此外電子檔案信息化管理平臺(tái)的安全保障機(jī)制能夠?qū)﹄娮訖n案文件實(shí)施統(tǒng)一封裝和保存，并對(duì)同類型業(yè)務(wù)文件的時(shí)效性、安全級(jí)別進(jìn)行劃分和標(biāo)識(shí)，如果管理員級(jí)別不同，查看這些文件的權(quán)限也是存在差異的。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，相比較傳統(tǒng)辦公室文書(shū)檔案管理而言，基于互聯(lián)網(wǎng)的電子信息化的辦公室文書(shū)檔案管理具有非常多的優(yōu)勢(shì)，政府部門、事業(yè)單位以及社會(huì)各行各業(yè)都逐漸普及了信息化文書(shū)檔案管理，它能夠有效提升文書(shū)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)信息共享和高效檢索，且電子文件更易保存，狀態(tài)更加穩(wěn)定，大大提升文件的安全性，最終提升辦公效率。

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