提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的策略

蔡玉珍

【摘要】對于醫(yī)院發(fā)展而言，辦公室檔案至關(guān)重要，因為是其原始記錄。在醫(yī)院中通過高效開展檔案管理工作，能夠提高醫(yī)院核心競爭力。基于此，本文闡述了醫(yī)院辦公室檔案管理特點，分析了當前醫(yī)院辦公室檔案管理工作中存在的問題，并且提出醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的提升策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;辦公室;檔案管理;工作效率;提升策略

在醫(yī)院日常工作中，辦公室檔案管理工作舉足輕重，是其不可分割的組成部分，不過在以往發(fā)展過程中，此項工作有所停滯，亟須有效處理，唯有如此，才可以促進醫(yī)院整體建設不斷發(fā)展。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的特點

（一）類型多樣化，內(nèi)容比較豐富。1.業(yè)務指導性檔案多。醫(yī)院是一個以業(yè)務為主導的機構(gòu)，因此其與一般的辦公室檔案管理存在區(qū)別。其業(yè)務指導性的檔案較多，且更新快。醫(yī)院內(nèi)部設置的科室多，其業(yè)務指導性檔案涉及臨床各科（如內(nèi)、外、婦、兒等大科室，再細分為各二級科室如心內(nèi)科、消化內(nèi)科等）、醫(yī)技科及后勤行政各科室。醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)日新月異，新的規(guī)章制度及操作規(guī)范需要及時進行更新及補充。這些原始檔案都可以見證醫(yī)院的發(fā)展，也較一般的辦公室檔案更為豐富多樣。2.醫(yī)患關(guān)系類檔案多。現(xiàn)階段，在醫(yī)療水平方面，患者對其認知程度越來越高，因此在就醫(yī)時，對于如何治療往往與醫(yī)生以及醫(yī)院有所分歧。根據(jù)醫(yī)院糾紛檔案實際情況來看，不僅醫(yī)生診療水平是一項決定性因素，而且醫(yī)生醫(yī)德醫(yī)風也不容小覷，體現(xiàn)出醫(yī)院醫(yī)療發(fā)展水平，在醫(yī)療糾紛發(fā)生過程中，難免存在相關(guān)檔案，比如調(diào)查報告以及解決方案等。在后續(xù)司法程序等方面，能夠?qū)⑦@部分檔案作為原始材料。3.晉升聘任類檔案多。在各年度，均有許多醫(yī)生正常聘任以及晉升，與此相關(guān)的檔案從十幾份到數(shù)十份，在醫(yī)院辦公室檔案中占據(jù)著相當重要的地位，是其必不可少的組成部分。

（二）檔案管理完整延續(xù)。通過探索醫(yī)院辦公室檔案管理人員實際情況發(fā)現(xiàn)，其穩(wěn)定性較強，對于檔案管理十分有利，能夠強化其延續(xù)性以及完整性。當開展日常工作時，合理劃分檔案類型，并做好整理工作，為檔案查閱提供便利。

（三）檔案文書工作細致。從醫(yī)院辦公室檔案質(zhì)量的角度來講，它與工作人員文書工作密切相關(guān)，是一項決定因素，當進行收集時，在辦公室檔案管理中，與醫(yī)院建設發(fā)展的媒體報道同樣占據(jù)著重要位置，是其不可或缺的組成部分。

二、當前醫(yī)院辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視不足。在以往很長時間中，醫(yī)院致力于探究通過何種方式提升營業(yè)額，通常由兼職檔案管理人員開展辦公室檔案管理工作，其專業(yè)性非常缺乏。由于此種狀況的存在，對辦公室檔案管理人員產(chǎn)生了較大不良影響，導致他們難以影響辦公室領(lǐng)導，無法讓領(lǐng)導切實感知此項工作意義與價值。與此同時，醫(yī)院日常事務繁瑣、復雜，由此導致他們在面對檔案管理工作時十分消極，不能確保辦公室檔案管理工作的順利進行。

（二）檔案利用率低下。在醫(yī)院檔案中，詳細記錄了各個發(fā)展時期以及背景條件下的重要任務與事件等。現(xiàn)階段，醫(yī)院規(guī)模越來越大，在此背景下對科學研究以及管理工作等產(chǎn)生較大影響，提高它們對檔案的調(diào)閱需求，若仍舊應用紙質(zhì)檔案，管理效率越來越慢。從儲存角度來講，難以儲存管理紙質(zhì)檔案，存在老化等問題，極易導致檔案喪失自身價值。通常情況下，在開展醫(yī)院檔案管理工作時應用分散管理方式，當收集檔案時，由于不同部門缺乏協(xié)調(diào)，不能將責任落實到人，所以不能在第一時間完成檔案資料收集工作，甚至丟失檔案材料等。

（三）檔案數(shù)字化建設不足。當開展實際檔案管理工作時，相較于紙質(zhì)檔案管理成本，檔案數(shù)字化建設成本更高，醫(yī)院往往在重要領(lǐng)域加大投資，以此致使檔案數(shù)字化建設缺乏資金。除此之外，目前所應用的辦公自動化OA系統(tǒng)同樣以自身需求為依據(jù)，進行相應研制和發(fā)明，并未達到檔案數(shù)字化要求。

（四）管理制度不完善。為開展醫(yī)院辦公室檔案管理工作，必須建立健全管理制度，確保每一項工作均配備足夠工作人員，并且將各項責任落實到每一個檔案管理人員身上。不過因為醫(yī)院對辦公室檔案管理缺乏重視，對檔案管理工作產(chǎn)生消極影響，導致其缺乏完善的管理制度，進而影響日常工作，檔案管理人員非常盲目，在很大程度上降低了他們的工作效率。

三、提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的策略

（一）加強對工作的規(guī)范化管理。當前，醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模越來越大，在此條件下檔案管理工作內(nèi)容不斷豐富與完善，為促進醫(yī)院建設發(fā)展，必須充分應用檔案信息，為醫(yī)院提供更好服務。對于醫(yī)院所建立的檔案管理制度而言，一定要涉及檔案管理動態(tài)全過程，需要有效管理各項檔案操作，主要包括收集、分類以及歸檔等，與此同時，以檔案借閱等內(nèi)容為對象，提高其規(guī)范性，為辦公室檔案管理工作順利開展提供重要保障。因此，一定要針對辦公室檔案管理制度以及體系，不斷健全與規(guī)劃，以醫(yī)院發(fā)展目標為依據(jù)，有機結(jié)合其經(jīng)營狀況，合理制定管理規(guī)范。當開展實際檔案管理工作時，同樣應該加大對檔案管理人員的管理強度，確保制度順利執(zhí)行。因此，一定要以檔案管理部門為對象，明確其職責，清楚劃分不同部門以及辦公室的權(quán)責，促進檔案管理工作開展，同時確保各部門有效進行檔案管理。

（二）提高檔案管理人員的責任意識。在為數(shù)較多的醫(yī)院中，承擔辦公室檔案管理工作的人員被傳統(tǒng)思維所禁錮，導致他們并未全面、深入了解與探究自己的工作內(nèi)容，而且院領(lǐng)導相對輕視辦公室檔案管理工作。因此，應該針對以往檔案管理過程中的利己主義思想，加大轉(zhuǎn)變強度，在面對檔案管理工作時，一定要保持積極態(tài)度。當開展日常工作時，需要有效開展社會實踐活動，并做好整理工作，另外還應與其他部門密切聯(lián)系，共同創(chuàng)設專門的信息合作平臺，對各個部門產(chǎn)生促進作用，使其在檔案管理上彼此補充，避免辦公室檔案管理人員盲目管理。

（三）提高檔案管理的信息化建設。根據(jù)信息化檔案管理實際情況來看，其優(yōu)勢非常鮮明，無論是效率還是質(zhì)量都相對較高，并且在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，無紙化數(shù)字辦公同樣是必然發(fā)展趨勢，所以對于醫(yī)院而言，應該加大信息化建設力度。豐富與完善設備，促進醫(yī)院制度與數(shù)字化檔案管理的協(xié)調(diào)，注重對工作人員的培養(yǎng)。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)取得長足進步，其應用范圍越來越大，在此背景下對于醫(yī)院辦公室檔案管理人員而言，一定要具有較高技術(shù)水平，從而將檔案管理工作落到實處。但是在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理過程中，技術(shù)水平高的工作人員相對缺乏，所以醫(yī)院一定要加大人才培養(yǎng)強度，組建專門的辦公室檔案管理隊伍。招聘大量辦公室檔案管理人員，加強與高等院校之間的合作，引進更多專業(yè)人員，使其承擔辦公室檔案管理工作，加大對高等院校本專業(yè)學生的吸引力，不斷提升醫(yī)院辦公室檔案管理隊伍專業(yè)化。除此之外，還應進一步提升隊伍技術(shù)水平，加大教育與培訓強度，提高管理人員的管理技能，強化他們的職業(yè)道德，從而有效落實檔案管理工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院日常工作中，辦公室檔案管理工作至關(guān)重要，是其必不可少的一部分，醫(yī)院應該提高對此項工作的重視程度，加強信息化建設，注重人才培養(yǎng)，從整體上提升檔案管理人員管理水平，進一步促進醫(yī)院建設發(fā)展。

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