提高辦公室文件檔案管理工作質量的對策

郝明利

【摘要】辦公室是一個單位的綜合服務部門，對外要負責協調與溝通，承接外聯工作，對內要為單位的其他部門提供支持和服務，所以辦公室的檔案信息較多，這些文件檔案對企業的發展有十分重要的作用。本文對辦公室文件檔案管理存在的問題進行分析，并且對提高辦公室文件檔案管理水平的策略進行探討，旨在提高辦公室文件檔案管理水平，為企業發展提供完整、豐富的檔案信息。

【關鍵詞】辦公室工作;檔案管理;問題;對策

文件檔案管理是辦公室工作內容中的重要組成部分，這些文件檔案是對部門工作的記錄，也間接反映了單位的發展歷程、經濟建設等信息，可以說，文件檔案是辦公室的一種無形資產。對于油田開發企業而言，由于工程項目較多，涉及的范圍很廣，項目持續較長，所以檔案信息較復雜。以井下工程部為例，該部門主要負責油田井下開采管理，從項目選址、項目開采方案設計、開采管理到開采后管理，每一個環節都會產生大量的資料、檔案信息。辦公室是對各種檔案信息進行收集、整理和保存的主要部門，為了更好地促進各種油田開采項目順利推進，文件檔案管理的重要性不言而喻。尤其是在信息技術不斷發展和應用的背景下，辦公室文件檔案管理受到的重視程度越來越高，傳統的文件檔案管理技術和方法已經不再適用于當前的時代。辦公室在管理方面欠缺技術、思想觀念落后，對于單位的文件檔案管理影響十分不利。對此，要積極加強辦公室文件檔案管理創新，借助信息技術開展現代化管理，提高辦公室文件檔案管理水平。

一、辦公室文件檔案管理的特點

（一）檔案管理的安全性。辦公室的檔案信息匯集了很多部門的資料，可以說辦公室的檔案資源對單位的發展有決定性影響。在檔案管理過程中必須要保證檔案內容的安全性。因為檔案涉及單位的商業機密、技術等保密性很強的信息，關系單位的發展。所以在檔案管理過程中必須要做好安全保護，以防檔案泄露，確保檔案工作的安全性。

（二）檔案管理的系統性。檔案是從日常工作中產生的，與單位的發展息息相關，對單位的檔案進行管理，包括收集、整理檔案，也包括對檔案資源進行保存和利用。在管理過程中必須要注意對各種文件檔案信息進行整理，形成系統化的、清晰的檔案內容，對單位的經濟發展情況進行真實反映，便于單位的其他部門對檔案資源進行利用。

（三）檔案管理的廣泛性。檔案管理工作涉及單位發展的每一個環節，每一項內容，是對單位發展的全面記錄，而且不同部門的檔案信息側重點有所不同，比如工程部門的檔案主要涉及單位的工程項目，包括工程的基本情況、實施情況、實施技術、完成情況、成本支出、遇到的問題、解決措施等等，辦公室必須要對所有的檔案信息進行準確記錄、嚴格保存，才能提高檔案管理水平，減少檔案管理過程中的問題。

二、辦公室文件檔案管理面臨的問題

（一）文件檔案管理理念比較陳舊。辦公室是單位內重要的職能部門，工作內容比較繁雜，油田開采企業受到傳統計劃經濟時代的影響，部分工作人員的觀念仍然沒有轉變過來，比較陳舊，對文件檔案管理的重視程度不夠高，信息化意識不強，在文件檔案管理的時候依舊采用傳統的管理方式，對各種文件檔案資源的利用不多，很多時候只將檔案收集整理出來，并沒有真正加以利用，沒有發揮出文件檔案的作用。

（二）文件檔案管理制度不健全。油企的項目分布范圍廣，文件檔案眾多，檔案管理是一項十分復雜的工作，在管理過程中還有很多問題，比如沒有形成一套科學規范的管理制度，文件檔案管理比較混亂，所收集的資料不齊全，檔案信息內容丟失等，影響文件檔案管理效率的同時，還導致文件檔案管理出現的錯誤較多。

（三）檔案人員水平不高。在檔案管理工作不斷創新的背景下，文件檔案管理必須要從技術創新為出發點，才能真正提高檔案管理水平。而檔案管理工作必須要依賴于專業的檔案管理人員，其綜合能力水平直接影響檔案管理工作質量，由于沒有進行專業的培訓，加上一部分檔案管理工作由其他部門的員工兼職完成，所以很多時候沒有意識到檔案管理的重要性以及檔案資源的價值，在進行檔案管理的時候出現較多問題，比如檔案不齊全、不真實、檔案文件質量不高等。

三、辦公室文件檔案管理的對策

辦公室文件檔案內容繁多，涉及的范圍很廣，為了實現對所有檔案的收集與整理，必須要結合當前的時代特征，對信息化技術加以利用。信息化時代各種新技術的發展，為文件檔案管理的發展提供了必要的支持，也給傳統的文件檔案管理帶來了挑戰。在當前形勢下，加強文件檔案管理創新，可以從以下幾個方面著手：

（一）創新文件檔案管理理念。傳統的檔案管理主要依靠人力，由檔案人員對所有的檔案進行整理、記錄、編號、收集、保存等，因為人的精力有限，每一個環節都可能出現錯誤，這就對單位的發展造成了很大影響。信息化技術的出現，讓文件檔案信息化發展成為可能，新形勢下應該要加強文件檔案管理信息化發展，對檔案管理人員進行教育，讓他們逐漸意識到信息化技術在文件檔案管理中的作用，對未來文件檔案管理的發展趨勢進行分析，從而不斷提高檔案管理水平。另外，檔案管理人員以及其他部門的人員都要意識到檔案的價值，不是將檔案收集整理就完了，更重要的部分是對檔案進行利用，單位的每個員工都應該形成利用檔案的意識，在日常工作中有機會利用檔案資源的時候就要充分利用，發揮出檔案的價值。

（二）不斷完善辦公室文件檔案管理制度。完善辦公室文件檔案管理制度是提高文件檔案管理水平的關鍵，由于檔案管理制度不健全，所以很多時候導致檔案管理工作落后。對此，可以從以下兩個方面著手，完善檔案管理制度：1.加強文件檔案管理責任制度的建立。有責任才能保證工作更細致，對于檔案工作而言，責任意識十分重要，很多時候正是由于檔案管理人員的責任意識不強，加上懲處制度不完善，所以導致檔案管理人員在工作中出現了疏忽。因此，在檔案管理過程中要建立完善的責任制度，每一個文件檔案管理人員都應該承擔一定的責任，對文件檔案人員的工作職責進行明確，一旦出現文件檔案遺漏、錯誤等，要及時找到責任人，對文件檔案問題進行處理。2.健全文件檔案管理安全制度。信息化背景下文件檔案資源的安全性受到一定威脅，尤其是網絡黑客攻擊，會導致文件檔案泄露、丟失等問題出現。為了進一步提高文件檔案管理水平，需要健全文件檔案管理安全制度，強化文件檔案管理人員的安全意識，建立文件檔案管理信息系統準入制度，準許有權限的人員進入文件檔案信息管理系統，保護文件檔案資源的安全性。

（三）提高檔案管理隊伍的業務技能。檔案管理離不開一支高素質、高能力的隊伍，檔案工作的專業性很強，必須要招聘專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，才能真正提高檔案管理水平。尤其是在信息化時代，傳統的檔案管理方法已經逐漸被淘汰，加強文件檔案管理隊伍的組建，擴充現有的文件檔案管理隊伍，是辦公室的重要任務之一。另外，要加強對檔案管理人員的培訓教育，從業務技能水平、職業道德素養兩個方面著手進行培訓，尤其是要加強信息化技術的培訓教育，對數字化文件檔案的錄入形式、格式等進行確定，形成數字化文件檔案，同時要提高檔案管理人員的職業道德素養，讓檔案管理人員真正意識到檔案工作的特殊性，促進辦公室文件檔案管理工作實現可持續發展，為單位的發展奠定基礎。

四、結語

綜上所述，文件檔案是對單位的經濟建設、項目建設等進行記錄的重要資料，對單位發展至關重要，加強文件檔案管理是單位發展過程中的重點內容。傳統的檔案管理方法比較陳舊，檔案管理人員的技術水平不過關，影響檔案質量，甚至還出現檔案丟失、泄露、損毀等問題。當前是信息技術時代，加強對信息技術的利用是提高文件檔案管理水平的關鍵，未來發展過程中要加強文件檔案管理改革與創新，對信息化技術加以利用，完善檔案管理制度，組建一支高素質文件檔案管理隊伍，提高文件檔案管理水平。

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