高校檔案現代管理體系人性化建設

安紅

【摘要】隨著信息技術的快速發展，現代高校檔案管理也運用了信息技術，其中，現代檔案的建設一直堅持信息化、規范化、人性化的原則，而人性化是檔案建設的首要原則。重視檔案建設的人性化，是管理檔案的前提，只有重視人性化，才能在不斷變化的今天保證檔案管理有條不紊。

【關鍵詞】高校檔案;現代管理;人性化建設

時代不斷在進步，教育機構為了緊跟時代的步伐，在檔案管理中也運用了信息技術，信息技術的運用，利于檔案管理者便捷、快速地翻閱和輸入，它搭建的一個個信息管理網絡，讓檔案管理更加清晰和方便，而檔案建設的人性化標準是現代教育檔案管理的核心理念，堅持人性化建設讓檔案管理制度更加完善。

一、人性化的基本含義

（一）含義。高校檔案管理的人性化問題是人文關懷的具體體現，這其中蘊含著深刻的文化內涵，人性化管理建立在對人性的理性認知上，人性是人所具有的正常感情和理性，是指關注人，從而尊重人性，進而依靠人性管理實現管理主體與管理服務客體雙贏的管理行為。簡而言之，就是說在管理中把人放在第一位，以人心管理為主，以人性管理為根本的，是“以人之為人”作為人性管理的前提。

（二）關系。高校管理是人性管理中超越傳統的物本管理模式，在物本管理模式的現代化管理實踐中，人與物的關系不是為我而存在的關系，管理者占有主體地位，管理者和服務對象也就是學生從屬于物。而在高校人性管理的實踐中，管理者和服務對象是檔案組織的主體和發展的原動力，在人與物的關系中擺脫了人與物的依附關系，管理者和服務對象成為主體，學生成了管理的目的，充分地體現了檔案管理工作中管理者作為主體和服務對象成為主體的最高目的。

（三）小結。從上文可以看出，高校管理的人性化建設，既是一種模式，又是一種價值觀念，在運用的過程中既要懂得理念，又要理解模式，明白如何開展。作為一種模式在管理工作過程中，既要尊重人，又要信任人，一切圍繞管理工作者作為管理的主要對象和組織為中心。作為價值理念，要遵從以人為本的理念，貫徹以人為本的理念，使服務對象得到尊重感和滿足感，在檔案管理的過程中，檔案管理個人和服務對象也得到了升華，高度實現以人為本的建設目標，

二、存在的主要問題

（一）人性管理意識薄弱。在檔案管理中最容易忽視的就是以人為本的理念，高校管理是以教職工為主的工作，需要調動積極性，要不斷地挖掘員工以自己為己任的管理模式，具體表現在對教職工的充分尊重，給員工以激勵，給員工提供各種成長和發展，注重個人與集體的雙向發展。但是在高校中，許多職工還存在一些認識問題，如下：1.物質與精神激勵不平衡。對于高校而言，大多數領導比較注重經濟效益，雖然給了員工足夠的物質獎勵，但是在精神上卻沒有激勵，這是不少領導認知的誤區，所以導致一些員工沒有認真工作。人性管理是一個過程，這種過程主要表現在人的自然性和社會的動態性，管理的過程主要是對人進行改造。當然，物質獎勵沒有錯，但是作為主要獎勵方式卻忽略了人在精神方面的關懷，比如集體榮譽感的培養，如果只注重物質獎勵，但是員工沒有集體榮譽感，不利于檔案文化的培養和形成。反之，如果只強調精神激勵，而忽視物質激勵，員工只會覺得你在說空話，也是不利于檔案文化的培養。2.分不清主體。在檔案管理中，很多人難以分清主體是什么。主體是管理者和服務對象，倡導服務對象至上，以服務對象為主。在實際工作中，我們要么是服務不到位，要么是管理不到位，才導致問題發生。管理者如果服務不到位，就會損害消費者的利益，便屬于沒有盡到職責，所以在高校檔案工作中要創新管理模式，讓人性化至上，也要分清主次關系，不能主次顛倒，否則就無法做好檔案管理工作。

（二）嚴格管理，善待員工。在檔案管理中要做到嚴格管理并善待員工，嚴格管理是需要制度為上，嚴格遵守制度，做好考核制度。單位要時常審核制度，根據時代的進步審核。如果制度出現問題，員工就會因為制度受到傷害，這就達不到最初的目的了。人性管理以嚴格管理為前提，嚴格管理也要考慮到以人為本，并且在制度管理中，不能意氣用事，要制度嚴明，公私分明。再者就是執規不嚴，要么喪失了原則，要么就沒有原則，兩種都是壞的極端，管理就不能完美。沒有嚴格的制度，員工就會放任自流，沒有人性化的管理，員工的積極性就難以得到發揮，所以制度要嚴謹而不失以人為本的理念，保持以人為本的理念，做到嚴格執行制度，善對員工，才是初心，如果只是嚴格執行制度，而苛責員工們，時間久了，就會造成人才流失。

三、檔案管理人性化建設方法

（一）優化管理制度。在檔案管理的過程中，制度的起到約束員工的作用，所以不能沒有制度。要從我們生活的環境和工作環境下功夫，校園環境、班級環境、辦公室環境等，不管是什么環境，都要積極優化。內部環境的優化是指學校的辦公環境、辦公設備、工作環境的優化，它的有效建設能夠使員工被有效地激勵，一個好的辦公室環境能讓人心情舒暢，好的設備和管理制度能讓人奮力向前，激勵并影響員工真正能夠按照檔案管理的要求去做。員工勝任的重要性在于檔案工作者的素質，檔案工作是一項綜合性工作，每一個因素都在影響著檔案工作者的成敗。外部環境是指一個舒適的工作環境，先進的辦公設備，對于檔案工作者來說，它既能改善辦公環境，又能激發工作人員的潛能。這兩種環境的改善都在影響著檔案人性化建設的有效實施。

（二）創新管理模式。1.轉變理念。理念的轉變都在影響著檔案管理的人性化建設，所以要創新管理模式、轉變管理理念。高校檔案管理人性化的建設在于根據人的需求創作一種符合人的工作環境，體現對人的關懷和關愛。環境的和諧突出員工工作的場所的舒適性，營造一種人文氛圍，不僅能夠讓員工在這種環境下辛勤勞作，而且能感受到溫馨的感覺。制度和管理模式的改進需要建立在人性化的基礎之上，首先考慮人的感受，在言行舉止中，感受到溫暖的陽光，要做到尊重員工，關心員工，讓員工不斷地成長，員工就像花盆里的花，太過干燥，就會干涸而死，澆水過多，就會自滿而傷，止步不前，所以要適可而止。2.改變模式。管理模式的改變讓高校檔案的人性化建設更加突出，看以往的檔案管理中一直是以自我為中心的模式，隨著信息化的發展，現在已經轉變為以對象為中心的服務模式，信息時代強調用戶至上，用戶的滿意是管理的最終目的，也是以人為本的檔案建設理念。對于高校來說，衡量用戶的滿意度是從三個方面進行。第一是滿足全校師生對檔案量的需求，第二是滿足師生對檔案質量的要求，第三是師生對質量的需求強度。在這個過程中，學校可以建立起針對學生需求的主動服務機構，面向師生的心理需求提供便利性機制，在這個基礎上，開展網絡動態交流服務，教師可以提出建議，聽從不同的意見，根據時代的進步和教師的需求進行更新，滿足員工的個性化需求，在這個過程中，管理檔案的人性化建設就會越來越好。

四、結束語

綜上所述，高校檔案管理體系的人性化建設是一項長期的綜合性工作，并不是一日兩日就能完成的，需要建立計劃，跟著計劃來進行。另外，還要根據時代的發展和教育的進步而更新，不能一成不變，故步自封，做好高校檔案人性化管理工作，還要正確看待自己在發展的過程中的不足，好進一步優化管理，更重要的是要轉變發展理念和模式，才能更好地推進檔案管理工作。

【參考文獻】

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