高校研究生電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

張曉燕

【摘要】對(duì)高校研究生電子檔案管理中存在問(wèn)題和對(duì)策的探究，是現(xiàn)代高等教育和社會(huì)發(fā)展的需要。現(xiàn)實(shí)中，研究生電子檔案的管理仍然存在不足，影響了資料價(jià)值的發(fā)揮和利用。本文通過(guò)對(duì)高校研究生電子方案管理問(wèn)題的分析，提出了有效解決的方案和應(yīng)用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】研究生電子檔案;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

研究生電子檔案是指高校在研究生的學(xué)習(xí)、科研、活動(dòng)、取得成績(jī)等管理過(guò)程中形成的有效、有價(jià)的各種記錄和資料，需要通過(guò)多個(gè)載體進(jìn)行保存并保管，以實(shí)現(xiàn)高校乃至社會(huì)對(duì)檔案的應(yīng)用價(jià)值。隨著21世紀(jì)電子時(shí)代的到來(lái)，高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量、培養(yǎng)效果不斷受到關(guān)注與重視，客觀上要求高校必須緊跟時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)研究生在校期間的資料積累與科學(xué)保管，在保證檔案運(yùn)行機(jī)制的基礎(chǔ)上，提供相應(yīng)的智力和信息支撐，實(shí)現(xiàn)檔案信息在研究生在學(xué)及離校后的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)為社會(huì)提供能夠反映研究生品德和能力等綜合素質(zhì)的真實(shí)情況的利用功能，促進(jìn)研究生電子檔案管理水平的提高和高校的整體發(fā)展。

一、高校研究生電子檔案管理特點(diǎn)及作用

高校研究生電子檔案具有檔案的有價(jià)、真實(shí)、保密等共性，以及檔案為高校和社會(huì)提供利用等作用。

（一）高校研究生電子檔案管理的特點(diǎn)。高校研究生的電子檔案，是指研究生在學(xué)期間所形成的思想品德、教學(xué)情況、科學(xué)研究、獎(jiǎng)懲情況、參加活動(dòng)、畢業(yè)就業(yè)等方面產(chǎn)生記錄和原始資料被錄入計(jì)算機(jī)后的數(shù)據(jù)集合體，較紙質(zhì)版檔案具有更小的空間和更快的利用速度。高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)復(fù)雜和零碎、信息來(lái)源分散、范圍大的資料收集工作，并保證原始完整和錄入系統(tǒng)后的電子數(shù)據(jù)真實(shí)可靠等環(huán)節(jié)監(jiān)控，凸顯電子檔案的容量、分類(lèi)以及便于利用和統(tǒng)計(jì)等特點(diǎn)，提升對(duì)研究生教學(xué)檔案資料、實(shí)物、數(shù)據(jù)的價(jià)值認(rèn)定和保密能力，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值。

（二）高校研究生電子檔案管理的作用。《研究生教務(wù)管理系統(tǒng)》是高校研究生教學(xué)檔案的電子管理平臺(tái)之一，收納了研究生招生入學(xué)、在學(xué)成績(jī)、獲獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、科學(xué)研究、取得成果以及學(xué)位授予、畢業(yè)就業(yè)等記錄和信息，反映了在專(zhuān)業(yè)設(shè)置和培養(yǎng)方案執(zhí)行中，每一位研究生的學(xué)習(xí)能力、專(zhuān)業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)、科研創(chuàng)新、工作能力、特長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)等整體素質(zhì)和潛在能力，具有較高的應(yīng)用價(jià)值和學(xué)術(shù)價(jià)值。高校的科研系統(tǒng)中很大一部分信息，都是錄入的導(dǎo)師指導(dǎo)研究生所開(kāi)展的科學(xué)研究成果、發(fā)表學(xué)術(shù)論文、申請(qǐng)到的科研課題、獲得的科研獎(jiǎng)勵(lì)等資料數(shù)據(jù)，其中包括一些重要領(lǐng)域正在研究、需要攻克的，或是與國(guó)家發(fā)展息息相關(guān)的科研內(nèi)容等，體現(xiàn)了高校培養(yǎng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、高素質(zhì)人才的優(yōu)勢(shì)、科技服務(wù)水平的實(shí)力以及對(duì)高科技發(fā)展的促進(jìn)等方面的責(zé)任和使命，也成為高校接受教學(xué)評(píng)估的寶貴依據(jù)和支撐。也就是說(shuō)，通過(guò)對(duì)高校研究生電子檔案的科學(xué)管理，能夠在一定程度上為高校積累充分的信息資源，為社會(huì)提供的信息需求，并促進(jìn)研究生就業(yè)、滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)人才的需求等。因此，加強(qiáng)高校研究生電子檔案的管理，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)造性、實(shí)用性以及前沿學(xué)科發(fā)展、科研成果應(yīng)用等方面具有重要作用。

二、高校研究生電子檔案管理存在的問(wèn)題

在新時(shí)代，高校研究生電子檔案的管理工作受到不斷關(guān)注和重視，而如何開(kāi)展對(duì)高校研究生電子檔案的科學(xué)管理，并有效改善現(xiàn)存問(wèn)題已成為檔案管理人員思考的重要問(wèn)題。在多年從事研究生一線(xiàn)教學(xué)管理的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為：其一，修改電子檔案難度低，且不留痕。盡管在對(duì)檔案管理過(guò)程中會(huì)應(yīng)用一些技術(shù)，對(duì)惡意修改的情況避免，但在實(shí)際發(fā)展中仍然存在修改的情況，由于缺少特殊性，因此對(duì)檔案的原始性辨別也比較困難，因此便在一定程度上增加了管理難度。其二，在建立高效研究生電子檔案時(shí)，原件在虛擬化程序基礎(chǔ)下，不能進(jìn)行有效的界定。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案不一定對(duì)應(yīng)相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，有時(shí)可能僅為計(jì)算機(jī)上面的一個(gè)網(wǎng)頁(yè)，在使用后可能會(huì)被刪除或者復(fù)制，便不再存在原件，考究也比較困難。其三，由于技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的不同技術(shù)也在不斷更新，電子檔案也需要順應(yīng)更新的技術(shù)不斷發(fā)展，因此便導(dǎo)致電子檔案的格式等方面內(nèi)容也要不斷更改。其四，對(duì)電子檔案信息采集存在一定的困難。在建立并管理研究生檔案管理過(guò)程中，相關(guān)的工作人員需要同時(shí)掌握多種不同的技術(shù)，在懂得建立紙質(zhì)檔案原則的基礎(chǔ)上，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)不同的技術(shù)和方法進(jìn)行熟練的應(yīng)用。現(xiàn)實(shí)中，因管理人員缺乏業(yè)務(wù)知識(shí)、自身能力有限以及管理設(shè)備相對(duì)匱乏等因素，致使電子檔案的利用不夠充分，管理效果不佳。其五，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的存儲(chǔ)載體并不固定。在對(duì)電力檔案管理應(yīng)用時(shí)，管理人員需要結(jié)合實(shí)際情況采用不同的輸出方式，對(duì)一些存儲(chǔ)比較長(zhǎng)年限的檔案應(yīng)該定時(shí)復(fù)制、轉(zhuǎn)化存儲(chǔ)的載體，有可能造成原始性受到影響，有時(shí)甚至難以保證電子檔案的原始性。

三、優(yōu)化高校研究生電子檔案管理的途徑

（一）提升檔案管理人員素質(zhì)。對(duì)于電子檔案管理人員而言，不僅需要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的技能掌握，同時(shí)還需要結(jié)合時(shí)代需要，對(duì)不同的現(xiàn)代化管理技術(shù)進(jìn)行熟練應(yīng)用。在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，管理人員應(yīng)珍惜專(zhuān)業(yè)知識(shí)交流和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)對(duì)自己業(yè)務(wù)處理能力的提升，把握對(duì)現(xiàn)代化管理手段和方法的充分應(yīng)用，以保證檔案的真實(shí)、原始和電子數(shù)據(jù)的保密、有價(jià)。同時(shí)，要加強(qiáng)敬業(yè)愛(ài)崗精神的培養(yǎng)和自身綜合素質(zhì)的提高，增強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任感以及對(duì)檔案工作“重要而不受重視”的消極觀念轉(zhuǎn)變，努力學(xué)習(xí)電子檔案管理技術(shù)和方法的相關(guān)知識(shí)，積極開(kāi)展對(duì)檔案管理的手段、模式進(jìn)行有效創(chuàng)新的研究，不斷推動(dòng)高校研究生電子檔案的科學(xué)管理和電子檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）健全電子檔案管理規(guī)范。目前，我國(guó)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)日趨完善，根據(jù)中華人民共和國(guó)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，“對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，以保證管理工作的連續(xù)性，注意在與同時(shí)存在的紙質(zhì)檔案或其他載體文件時(shí)，要在內(nèi)容、說(shuō)明及描述上保持一致等”也凸顯了對(duì)于專(zhuān)人專(zhuān)管的機(jī)構(gòu)、素質(zhì)以及制度完善等要求。因此，在建立電子檔案的最初階段，應(yīng)針對(duì)管理中遇到的困難、存在不足、突發(fā)事件等問(wèn)題進(jìn)行有效發(fā)掘，首先建立管理中的操作規(guī)范，避免在后續(xù)不同環(huán)節(jié)出現(xiàn)損害。其次，要借鑒傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)鑒定電子檔案的有價(jià)和保管期限，在實(shí)踐中不斷更新與完善，促進(jìn)高校研究生電子檔案管理的不斷規(guī)范。

（三）促進(jìn)研究生電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化體系建設(shè)。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案有自身的優(yōu)勢(shì)，但同樣也存在不足。比如，研究生電子檔案建立的過(guò)程中，首先錄入信息的是研究生本人，之后，高校的研究生信息管理員需要對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整進(jìn)行校對(duì)，然后由管理部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)打印、引導(dǎo)研究生核對(duì)信息、明確準(zhǔn)確性后簽字交回，再由信息管理員對(duì)信息進(jìn)行系統(tǒng)修改，最終形成可靠、真實(shí)的研究生個(gè)人電子檔案。這個(gè)過(guò)程可能很復(fù)雜，時(shí)間也許很漫長(zhǎng)，必然存在著資料的失真、缺失、甚至被篡改內(nèi)容等環(huán)節(jié)失誤和隱患，只有管理人員的操作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，相關(guān)程序和權(quán)限需要嚴(yán)格遵守，技術(shù)維護(hù)和過(guò)程監(jiān)控，技術(shù)人員對(duì)形成的設(shè)備和軟件進(jìn)行充分理解和掌握，并對(duì)相關(guān)設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟硬件的關(guān)聯(lián)或權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。另外，需要專(zhuān)管部門(mén)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程和細(xì)節(jié)的要求、監(jiān)控，達(dá)到共同促進(jìn)電子檔案處理的現(xiàn)代化、一體化發(fā)展的宗旨。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，促進(jìn)了高校研究生檔案的電子化，也對(duì)管理質(zhì)量和水平提出了更高的要求。高校應(yīng)在遵照國(guó)家法規(guī)、遵循教學(xué)規(guī)律的前提下，建立健全檔案工作規(guī)范，重視人員的教育培養(yǎng)和能力培訓(xùn)，關(guān)注個(gè)人發(fā)展需求，促進(jìn)科學(xué)手段的運(yùn)用和電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化的發(fā)展，不斷提升高校研究生電子檔案的管理質(zhì)量。

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