醫(yī)學(xué)裝備檔案管理存在的難點(diǎn)及優(yōu)化措施

賈棟

【摘要】作為醫(yī)療設(shè)備管理中的一項(xiàng)常規(guī)性工作，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作向來受到業(yè)界重視。基于此，本文將簡單總結(jié)醫(yī)學(xué)裝備檔案管理中的難點(diǎn)，并深入探討醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的優(yōu)化路徑選擇，希望能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)裝備檔案管理工作水平的提升提供幫助。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)裝備檔案;醫(yī)療設(shè)備;檔案管理

雖然近年來我國很多醫(yī)院在醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作中投入了大量精力，但結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理意識淡薄、精細(xì)化和信息化管理缺乏、醫(yī)學(xué)裝備檔案收集和利用不足仍屬于醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作存在的普遍性問題。

一、醫(yī)學(xué)裝備檔案管理中的難點(diǎn)總結(jié)

（一）醫(yī)學(xué)裝備檔案管理意識淡薄。結(jié)合實(shí)際調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多醫(yī)院的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理存在管理意識淡薄問題。作為醫(yī)院正常運(yùn)營的基礎(chǔ)，檔案管理能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的開展提供依據(jù)，但相較于其他檔案管理工作，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作受到的重視較低，醫(yī)院大多會重點(diǎn)開展醫(yī)療檔案管理，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作往往難以取得令人滿意的效果。在具體的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作中，醫(yī)療設(shè)備的購置往往會在工作中得到重點(diǎn)體現(xiàn)，但忽視醫(yī)學(xué)裝備檔案資料庫建設(shè)的情況卻較為常見。由于相關(guān)部門未能提供詳細(xì)的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理要求及指導(dǎo)，相關(guān)人員很容易在醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作中產(chǎn)生應(yīng)付心理，這不僅會影響醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作質(zhì)量，醫(yī)院的長期可持續(xù)發(fā)展也會受到一定負(fù)面影響。

（二）精細(xì)化和信息化管理缺乏。精細(xì)化和信息化管理缺乏同樣屬于醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作面臨的普遍性難點(diǎn)。醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作具備涉及面廣、信息量大、內(nèi)容多、技術(shù)含量高等特點(diǎn)，如單純采用傳統(tǒng)管理模式，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作很容易出現(xiàn)長期保存困難、紙質(zhì)查找不便、攜帶不便、操作煩瑣等問題。受精細(xì)化和信息化管理缺乏影響，日常醫(yī)療設(shè)備管理工作與醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作將無法實(shí)時(shí)結(jié)合，這種情況下醫(yī)學(xué)裝備檔案往往被單純的視作技術(shù)資料，嚴(yán)重的資源浪費(fèi)可能因此出現(xiàn)，醫(yī)院的長期可持續(xù)發(fā)展也會受到較為負(fù)面的影響。

（三）醫(yī)學(xué)裝備檔案收集和利用存在不足。作為醫(yī)學(xué)裝備檔案管理中的難點(diǎn)，醫(yī)學(xué)裝備檔案收集和利用不足帶來的負(fù)面影響同樣不容忽視。醫(yī)學(xué)裝備檔案收集存在較高難度，這是由于醫(yī)學(xué)裝備檔案屬于科技檔案且需要貫穿醫(yī)療設(shè)備的整個(gè)生命周期，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理周期甚至長于醫(yī)療設(shè)備的使用周期，這種情況下檔案的動態(tài)管理自然存在較高難度，而由于醫(yī)學(xué)裝備檔案收集還需要多部門聯(lián)合協(xié)作，這就使得收集的難度進(jìn)一步提升;醫(yī)學(xué)裝備檔案利用需關(guān)注醫(yī)療設(shè)備的維修維護(hù)和安全使用指導(dǎo)，醫(yī)療設(shè)備的效益評價(jià)、為迎接上級檢查提供資料、捍衛(wèi)醫(yī)院合法權(quán)益等均屬于醫(yī)學(xué)裝備檔案的典型利用方式。但在具體實(shí)踐中，醫(yī)學(xué)裝備檔案往往被歸檔后便束之高閣，檔案的利用價(jià)值往往被忽視，因此無法得到充分利用的醫(yī)學(xué)裝備檔案大量涌現(xiàn)，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作人員很容易因此產(chǎn)生懈怠心理，工作的質(zhì)量自然難以得到保障。

二、醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的優(yōu)化路徑選擇

（一）完善醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度。為改善醫(yī)學(xué)裝備檔案管理意識淡薄這一現(xiàn)狀，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度的完善必須得到重視，以此保證醫(yī)院全體人員均能夠認(rèn)識到醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的重要性。醫(yī)院應(yīng)針對性設(shè)置醫(yī)學(xué)裝備檔案管理職位，醫(yī)學(xué)裝備檔案專職管理人員需認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，并嚴(yán)格踐行醫(yī)院內(nèi)部制定的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理人員的職責(zé)、醫(yī)學(xué)裝備檔案形成的過程、醫(yī)學(xué)裝備檔案的管理均需要由此明確。以醫(yī)學(xué)裝備檔案的管理為例，管理人員的明確、制度的嚴(yán)格執(zhí)行、檔案柜的針對性配置、定期開展的全面檢查、借閱過程的嚴(yán)格控制、檔案管理工作的定期檢查均需要得到重視，這類制度內(nèi)容的嚴(yán)格踐行應(yīng)納入科室、個(gè)人績效考核之中，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的受關(guān)注程度可由此大幅提升。

（二）開展基于二維碼的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理探索。為進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)學(xué)裝備檔案管理，解決精細(xì)化和信息化管理缺乏問題，本文建議將二維碼引入醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作。二維碼技術(shù)具備可存儲大量數(shù)據(jù)、成本低廉、編碼范圍廣、可引入加密措施、污損適應(yīng)力強(qiáng)、可360°讀取等優(yōu)勢，而通過將二維碼技術(shù)引入醫(yī)學(xué)裝備檔案管理領(lǐng)域，二維碼即可從醫(yī)療設(shè)備申請開始，參與到醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作中，由此建立醫(yī)學(xué)裝備電子檔案，即可通過PC端開發(fā)的編碼軟件生成二維碼，二維碼標(biāo)簽可利用條碼打印機(jī)打印出來。二維碼包含的醫(yī)療設(shè)備的購置申請論證、購置合同、招標(biāo)文件、采購日期、基本信息、存放地點(diǎn)、供貨單位、設(shè)備操作手冊、設(shè)備保管人、設(shè)備計(jì)量等信息，這類信息可較好實(shí)現(xiàn)日常醫(yī)療設(shè)備管理工作與醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作的實(shí)時(shí)結(jié)合，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的精細(xì)化和信息化水平可由此大幅提升。同時(shí)，二維碼還能夠較好服務(wù)于醫(yī)療設(shè)備管理及維修保養(yǎng)，醫(yī)療設(shè)備的動態(tài)管理、即時(shí)報(bào)修、快速維修均可由此實(shí)現(xiàn)，醫(yī)學(xué)裝備檔案的使用效率可由此大幅提升，醫(yī)療設(shè)備整個(gè)生命周期的電子動態(tài)記錄也能夠由此實(shí)現(xiàn)，醫(yī)學(xué)裝備檔案可由此擴(kuò)充，基于二維碼的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理價(jià)值可見一斑。

（三）廣泛收集醫(yī)學(xué)裝備檔案。醫(yī)學(xué)裝備檔案的廣泛收集直接關(guān)系著醫(yī)學(xué)裝備檔案管理的優(yōu)化，考慮到醫(yī)學(xué)裝備檔案貫穿于醫(yī)療設(shè)備的全生命周期，為保證醫(yī)學(xué)裝備檔案的完整性，各環(huán)節(jié)的資料收集均需要得到檔案管理人員的重視。基于內(nèi)容，可將醫(yī)學(xué)裝備檔案細(xì)分為三類，即申購過程、設(shè)備安裝驗(yàn)收過程、設(shè)備使用管過程形成的醫(yī)學(xué)裝備檔案，醫(yī)學(xué)裝備檔案的收集可由此分別開展。申購過程的醫(yī)學(xué)裝備檔案包括申請表、論證表、發(fā)票復(fù)印件、設(shè)備購銷合同等，設(shè)備安裝驗(yàn)收過程的醫(yī)學(xué)裝備檔案包括說明書、設(shè)備開箱驗(yàn)收、培訓(xùn)考核、維修手冊、檢測報(bào)告、產(chǎn)品合格證、商檢證明、進(jìn)口產(chǎn)品報(bào)關(guān)單等，設(shè)備使用過程形成的醫(yī)學(xué)裝備檔案包括計(jì)量檢測、維修保養(yǎng)、日常運(yùn)行相關(guān)記錄。在具體的醫(yī)學(xué)裝備檔案收集中，設(shè)備每年的完好率統(tǒng)計(jì)和經(jīng)濟(jì)效益分析使用率同樣不容忽視，只有明確歸檔范圍，檔案管理人員才能夠針對性收集醫(yī)學(xué)裝備檔案資料，并開展針對性的分類管理，為相關(guān)工作提供支持。

（四）充分發(fā)揮醫(yī)學(xué)裝備檔案使用價(jià)值。醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作不能圖形式、走過場，而是需要設(shè)法發(fā)揮醫(yī)學(xué)裝備檔案使用價(jià)值，真正將醫(yī)學(xué)裝備檔案視作跟蹤器、晴雨表，充分發(fā)揮其監(jiān)督功能，保證醫(yī)學(xué)裝備檔案能夠較好用于故障維修、臨床使用、設(shè)備購進(jìn)等環(huán)節(jié)。在具體實(shí)踐中，應(yīng)將醫(yī)學(xué)裝備檔案視作臨床科室醫(yī)療設(shè)備更新?lián)Q代的依據(jù)，設(shè)備驗(yàn)收環(huán)節(jié)的合格與否、各科室出現(xiàn)的重復(fù)購置設(shè)備情況均需要得到重視，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作需由此發(fā)揮監(jiān)督作用，減少浪費(fèi)、降低成本、避免重復(fù)購置情況出現(xiàn)。醫(yī)院部分臨床科室出現(xiàn)的忽視醫(yī)療設(shè)備磨損記載的情況較為常見，這類拼設(shè)備拼消耗的行為往往會對維修工作帶來負(fù)面影響，維修費(fèi)用高昂而導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備提前保修的情況也很容易出現(xiàn)，醫(yī)院將因此遭受不必要的經(jīng)濟(jì)損失，這種情況可通過充分發(fā)揮醫(yī)學(xué)裝備檔案使用價(jià)值解決，由此開展針對性的醫(yī)療設(shè)備效益分析，明確醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，設(shè)備的利用價(jià)值提升即可得以實(shí)現(xiàn)。此外，醫(yī)學(xué)裝備檔案使用價(jià)值的充分發(fā)揮還需要真正做到解放思想，積極應(yīng)用信息化高科技手段，如上文提及的二維碼技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的積極應(yīng)用也需要得到重視，由此醫(yī)學(xué)裝備檔案的作用可更好發(fā)揮，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備購置合理性與經(jīng)濟(jì)性也能夠得到更好保障，醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平提升、長期可持續(xù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)可獲得有力支持。

三、結(jié)論

醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作會受到多方面因素制約，本文涉及的完善醫(yī)學(xué)裝備檔案管理制度、開展基于二維碼的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理探索等內(nèi)容，提供了可行性較高的醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作優(yōu)化路徑。為更好提升醫(yī)學(xué)裝備檔案管理工作水平，醫(yī)學(xué)裝備檔案管理系統(tǒng)的針對性建設(shè)也需要得到重視。

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