醫(yī)院電子化檔案管理存在的問(wèn)題與解決策略

趙雅博

【摘要】醫(yī)院管理質(zhì)量的提升對(duì)醫(yī)生和患者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，而作為醫(yī)院優(yōu)質(zhì)管理的重要影響因素之一，即落實(shí)檔案現(xiàn)代化管理工作，這為電子化檔案管理模式應(yīng)用提供了條件。但是在這一過(guò)程中，難免會(huì)存在一些有待解決的問(wèn)題，為此，面對(duì)出現(xiàn)的這一系列問(wèn)題，醫(yī)院管理者就要根據(jù)問(wèn)題的實(shí)際，提出可行的解決方案。本文就醫(yī)院電子化檔案管理中存在的問(wèn)題總結(jié)式分析，順勢(shì)提出問(wèn)題處理的有效方法，旨在提升醫(yī)院檔案管理水平，并為同行提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;電子化檔案;管理;存在問(wèn)題;解決策略

一、醫(yī)院電子化檔案管理的意義

醫(yī)院日常工作開(kāi)展的過(guò)程中，離不開(kāi)檔案資料的輔助，由于電子化檔案具有操作便捷、檢索快速、信息全面等特點(diǎn)，所以電子化檔案具有較高的實(shí)用價(jià)值，能使醫(yī)院更好地為患者服務(wù)。言而總之，醫(yī)院電子化檔案管理工作水平的提高，于醫(yī)生、患者、患者家屬而言，都是極其有幫助的，而且還能有效地發(fā)揮電子化檔案的優(yōu)勢(shì)，從而有助于更好的處理醫(yī)生與患者之間的關(guān)系。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案早已跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，因此，要繼續(xù)加大醫(yī)院電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的完整性和安全性，提升檔案的利用率，保證醫(yī)院檔案能更好地為醫(yī)生和患者服務(wù)，并更好地緩解醫(yī)患矛盾，營(yíng)造和諧的、健康的就醫(yī)氛圍。可見(jiàn)，運(yùn)用電子化檔案管理方法于醫(yī)院管理環(huán)節(jié)，有利于逐步提升醫(yī)院管理水平，加快醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展步伐。

二、醫(yī)院電子化檔案管理環(huán)節(jié)常見(jiàn)阻力

（一）醫(yī)院電子檔案管理模式有待優(yōu)化。醫(yī)院檔案的有效保存和管理，對(duì)于醫(yī)院工作水平的提高有很大的幫助。但是在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，因受傳統(tǒng)管理模式的影響，部分檔案仍是以紙質(zhì)檔案的形式保存，因此其抗風(fēng)險(xiǎn)能力不強(qiáng)，倘若遇到火災(zāi)、地震等自然災(zāi)害，所保存的紙質(zhì)檔案定會(huì)受到嚴(yán)重的破壞和影響，從而導(dǎo)致檔案不能完整保存。一旦醫(yī)院檔案內(nèi)容完好性無(wú)從保證，那么檔案資料有效性會(huì)大幅降低，這對(duì)醫(yī)院電子化管理將起到阻礙作用。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)看，應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，適當(dāng)改進(jìn)電子檔案管理模式，這是電子檔案優(yōu)勢(shì)發(fā)揮、醫(yī)院現(xiàn)代化管理的基本要求。否則，檔案價(jià)值會(huì)大大降低，并且醫(yī)院發(fā)展將舉步維艱。

（二）檔案管理方法有待改進(jìn)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)的科技日新月異，因此，在現(xiàn)代化的這一大背景下，醫(yī)院檔案的收集和管理方法仍舊落后，有著極其明顯的時(shí)代特征，這就要求醫(yī)院不斷改進(jìn)檔案的管理模式和管理方法，不斷提高醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性。然而，在電子化檔案管理的過(guò)程中，由于醫(yī)院檔案管理者缺乏專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，而且對(duì)于現(xiàn)代辦公軟件的使用也不盡熟練，因此難免會(huì)在醫(yī)院電子化檔案管理的過(guò)程中遇到一些問(wèn)題，致使醫(yī)院檔案管理不太規(guī)范和完整。因此，我國(guó)的醫(yī)院檔案管理也要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷的改進(jìn)管理模式，從而極大限度地加大醫(yī)院電子化檔案管理的力度。

（三）檔案管理體系不健全。醫(yī)院檔案部門(mén)在管理人員和檔案的過(guò)程中，沒(méi)有較為完善的管理體系，這是收集和整理檔案環(huán)節(jié)的一大缺失。首先，對(duì)該部門(mén)的人員的管理上，沒(méi)有行之有效的管理方案，造成部分檔案工作者工作態(tài)度散漫，最終使得大部分檔案不完整。其次，在對(duì)檔案的保管和存檔上，缺乏對(duì)資料的檢查管理，大大降低資料的真實(shí)性。最后，檔案部門(mén)的設(shè)備的缺乏有效的管理，使得大部分檔案設(shè)備損壞嚴(yán)重，而維修不及時(shí)，造成工作效率降低。

（四）各部門(mén)之間的溝通欠缺。醫(yī)院檔案部門(mén)一直是醫(yī)院比較忽視的部門(mén)。一方面，由于醫(yī)院自身認(rèn)為教育工作應(yīng)該是教學(xué)的重點(diǎn)，而檔案管理與教育關(guān)系不大，因此，對(duì)該工作的內(nèi)容也無(wú)暇顧及;另一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、教育工作者就該工作的性質(zhì)了解不夠，以為檔案部是一個(gè)單獨(dú)的部門(mén)，與教育工作者的工作沒(méi)有太大的聯(lián)系，使得該部門(mén)在收集和整理資料的過(guò)程中，常常受阻。不僅如此，部分檔案工作人員對(duì)此項(xiàng)工作的沒(méi)有正確的服務(wù)意識(shí)，在整理和搜集資料環(huán)節(jié)上，一般只是醫(yī)院現(xiàn)有的資料加以記錄和整理，對(duì)其歸檔和保管，與教育工作者以及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通少之又少，這也解釋了醫(yī)院檔案缺失的根本原因。

三、醫(yī)院檔案優(yōu)質(zhì)管理的有效策略

（一）循序式提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。新時(shí)期，醫(yī)院管理要求逐漸提高，以檔案管理工作為例，檔案電子化管理要求日益細(xì)化，這在一定程度上能夠確保醫(yī)院檔案管理的安全性。究其原因，醫(yī)院檔案管理工作是集專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性為一體的工作，因此，醫(yī)院檔案的管理人員不僅要懂得專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，還要會(huì)使用現(xiàn)代化的設(shè)備，注重對(duì)醫(yī)院檔案的檢查和鑒定，及時(shí)地將檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理和歸檔，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作向?qū)I(yè)化、系統(tǒng)化方向發(fā)展，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，循序式提升檔案管理水平。

（二）完善電子檔案管理模式。在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，為了保證檔案的安全性和完整性，醫(yī)院要加強(qiáng)電子化檔案的管理力度，不斷完善醫(yī)院電子化檔案的管理。當(dāng)然，在醫(yī)院檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，電子化檔案所遇到的問(wèn)題，都要采取一定的措施，從而提高醫(yī)院電子化檔案管理的質(zhì)量。當(dāng)然，醫(yī)院電子化檔案保存的過(guò)程中，也要兼顧紙質(zhì)檔案管理工作，做好兩種類(lèi)型檔案管理模式的轉(zhuǎn)換和銜接，以此保證檔案資料的完整性和真實(shí)性。對(duì)于電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)，勢(shì)必要做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，針對(duì)檔案資料進(jìn)行全方位的安全管理，避免出現(xiàn)檔案資料丟失、內(nèi)容篡改等現(xiàn)象。

（三）提高檔案員的綜合素質(zhì)。信息時(shí)代悄然而至，在這一時(shí)代背景中，檔案管理員應(yīng)對(duì)自我嚴(yán)格要求，以最新管理要求進(jìn)行自我約束，推動(dòng)檔案管理工作有序開(kāi)展。具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院為檔案管理員組織系統(tǒng)化培訓(xùn)，并聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的講師傳授理論知識(shí)，以及電子檔案管理技巧，以此提高檔案管理質(zhì)量，確保電子檔案管理的階段性目標(biāo)順利完成。教育培訓(xùn)過(guò)后，使其具備一定的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，并且要有良好的管理意識(shí)和工作的責(zé)任心，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)電子檔案管理模式，為醫(yī)院患者帶來(lái)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最終醫(yī)院檔案電子化管理工作能夠順利進(jìn)行。

（四）加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)。加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系，是檔案收集和整理工作開(kāi)展的必要條件。一方面，醫(yī)院應(yīng)該就該工作予以重視，同時(shí)提高醫(yī)院教育工作者、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員的資料存檔的意識(shí)。例如，對(duì)重要的院內(nèi)活動(dòng)以及會(huì)議，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該讓檔案部的人員及時(shí)參與，從中了解醫(yī)院活動(dòng)的內(nèi)容，從而更全面地建立檔案;另一方面，教育工作者應(yīng)該積極配合檔案部工作，在檔案部收集資料的過(guò)程中，盡量提供一些有價(jià)值、有記錄意義的文案、聲像等資料。不僅如此，檔案部?jī)?nèi)部的人員也應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待檔案收集和整理工作，而非僅限于表面資料的整理。

（五）完善檔案管理體系。檔案管理體系優(yōu)化的過(guò)程中，主要從兩方面工作入手：一方面，要加強(qiáng)對(duì)人員的管理，實(shí)行績(jī)效考核體系，定期檔案工作人員的任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行合理劃分，并將資料整理和收集工作落實(shí)到個(gè)人。例如，檔案管理中，分為文案檔案、教學(xué)檔案、基建設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案以及聲像實(shí)物檔案等，對(duì)不同的檔案收集和整理劃分到每個(gè)小組中，由各個(gè)小組成員進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)作，將收集、整理、抄錄等環(huán)節(jié)落實(shí)到位。并對(duì)其資料的完整度進(jìn)行定期的核查，同時(shí)根據(jù)任務(wù)量的不同，給予獎(jiǎng)懲;另一方面，安排專(zhuān)門(mén)的人員對(duì)檔案部的設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)，以提高設(shè)備的使用效率，讓檔案收集和整理工作順利開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，要加強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理，結(jié)合醫(yī)院檔案管理實(shí)際探索電子檔案管理路徑，以此提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的價(jià)值，使得醫(yī)院檔案能為醫(yī)生和患者服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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