醫院病歷檔案管理存在的問題及對策

蘇菊蕓 林君 朱明珍

【摘要】隨著經濟的發展，人民生活水平不斷提高，各行各業也在不斷地升級，服務質量有了顯著的改善。與人民生活息息相關的醫療行業服務水平的升級備受關注，其中，病歷檔案管理是醫院整體管理水平提高的一個重要部分，但由于主客觀條件的限制，我國醫院病歷檔案管理上還存在著諸多問題，這大大阻礙了醫院的管理，也影響了醫院的服務質量和患者的滿意度，對此，醫院必須對病歷檔案管理提高重視，并通過各種舉措解決當下病歷檔案管理存在的問題。本文基于以上思路，旨在通過探討醫院檔案管理中的不足，有針對性地提出解決策略，為醫院整體管理水平和服務質量的提高貢獻力量。

【關鍵詞】病歷;檔案管理;醫院;問題;對策

病歷又稱病案，是指病人們在醫院就醫中形成的各種資料匯總，包括文字、符號、圖標、影像和切片等，它是病人病癥的一種可視化記錄，真實反映了病人病情的變化情況或過程，是醫生作出判斷的基礎，在病人就醫過程中扮演者十分重要的角色，對解決醫療糾紛、病情診治、教學研究和傷情鑒定具有重要的作用，是醫院高效運轉、提高服務水平、保障服務質量的關鍵，在信息化的今天，將病歷作為檔案進行科學、系統化管理事實上是整個醫療行業的一個發展方向，因此，相關醫院必須對此給予高度的重視，并切實有效地開展相應的工作，將病歷檔案管理工作落到實處。

一、醫院病歷檔案管理存在的問題

（一）病歷檔案管理重視性不足。醫院主體業務是診治和醫療，除此以外，管理上缺乏相應的重視性，最為顯著的就是病歷管理，由于相應的管理人員或者說管理高層缺乏對檔案管理的價值及其重要性的正確認識，往往造成了檔案管理中各種問題的頻發，如缺少相應的病歷檔案管理制度，有關病歷檔案管理人員專業意識缺乏，在相關信息記錄上不認真、仔細，不能及時對信息進行記錄或核實，這就大大降低了病歷信息采集的真實性，給醫院的運作埋下了隱患。另外，病歷檔案上書寫不規范、字跡潦草、隨意涂改，也大大影響了病歷檔案的價值，使醫院在處理一些醫療糾紛中喪失了主動性和權威性，在法律訴訟中居于十分不利的位置。

（二）病歷檔案存儲條件落后。當下，我國醫院病歷檔案管理還停留在過去的紙質檔、文件式存放，由于存放條件簡陋和病歷檔案管理室通風、采光問題可能不適應文件存放，常常造成病歷檔案發生霉變、蟲蛀甚至腐爛的情況，再加上相關病歷歸納整理環節不到位，檔案冗雜、重復和信息化程度低等問題，相關病歷檔案的利用往往不盡如人意，長此以往，病歷檔案管理成了形式，價值根本沒能得到發揮，當突發事件發生后，最為重要憑證的病歷檔案往往沒能得到及時提供，這就使醫院常常深陷于各種醫療糾紛中，對醫院的名譽和權威性帶來負面的影響，甚至在某些重要事件中危及醫院的生存和發展。

（三）檔案管理人員專業素質缺乏。病歷檔案管理工作十分復雜和細致，這就要求相關管理人員具備相應的檔案管理素質和能力，然而我國醫院檔案管理人員一般都缺乏專業人員管理，這就使實際病歷檔案管理中，管理人員很容易出現由于經驗不足或專業素質缺乏，而直接影響整個檔案管理的效果，再加上醫院對檔案管理重視不足，一般檔案人員通過醫院組織的相關培訓提高自己專業能力的機會錯過，造成醫院檔案管理水平長期較為低下，檔案管理人員提升自己能力的意識低迷，醫院檔案管理惡性循環形成。

二、病歷檔案管理的策略探討

（一）加強對檔案管理價值及其重要性的認識。要解決檔案管理存在的諸多問題，根本之策是醫院管理高層及其相關人員加強對病歷檔案管理價值及其重要性的認識，從而將檔案管理提到一個新高度，并從制度、執行和監督等方面做好檔案管理工作，使病歷檔案的價值得到真正發揮，有關管理高層也必須意識到，檔案管理不是無用功，它在幫助醫生作出科學診治、處理醫療糾紛、學習教育上作用十分巨大，對其價值的明確將直接促進整個醫院病歷檔案工作水平的提高，從而促進醫院整體服務水平和質量，保障醫院日常高效運作，更好應對突發狀況。

（二）建立健全病歷檔案管理制度。只有用制度規范整個檔案管理流程，檔案管理工作才能落到實處，因此相關工作人員必須在科學考量基礎上建立一套完整、高效、系統化的病歷檔案管理制度，通過將責任落實到相關部門工作人員身上，從而減少相應的差錯，更甚至可以在問題發生后直接找到相關責任方，從而避免醫院白白蒙受損失，反過來，促進相關檔案管理人員的責任意識的形成，從而轉變工作方式，積極主動加強對檔案管理工作能力的提高，繼而保障整個醫院病歷檔案工作的順利進行。此外，醫院必須為檔案管理工作配備一些基礎的設備，如掃描儀、打印機和計算機等，便于整個醫院、科室中檔案管理的記錄、整理和核實，從而減少檔案管理的工作量，形成檔案管理工作的自發、自覺、良性運作，通過檔案管理將整個醫院連接起來，幫助檔案管理的全面化、高效化和系統化，讓檔案管理的價值不斷得到挖掘、發揮，從而促進整個醫院的信息化水平，提高患者的滿意度和舒適度。

（三）建立信息化檔案管理體系。傳統檔案管理方式效率低下，檔案的價值及其利用率都十分的低，與其所耗費的人力、財力和物力根本不成正比，為此，醫院應加強互聯網思維，引進信息化管理方式，將傳統的紙質檔變成電子檔存儲，從而避免存儲病歷造成的醫院空間的浪費和相應管理人員的配置，并且將病歷進行電子化儲存，也可以便利相應的記錄、整理和核實環節，并可以在突發事件發生后第一時間調出相應的資料，避免由于資料冗雜而需投入一定時間進行整理，造成處理醫療糾紛時醫院由于未能提高相關憑證，而在糾紛中落于下風、居于被動的情況，幫助醫院及時、高效解決突發問題，贏得公眾信賴和認可。

（四）提高檔案管理人員專業素質。檔案管理人員的專業素質直接關系到整個檔案管理工作的效果，因而，醫院除了強化對檔案管理價值的認識，從制度上落實相應的檔案管理工作，除利用信息化技術促進提高檔案管理的效率外，應積極開展相應的業務培訓和法律意識的培訓，提高在崗檔案管理人員的業務能力，幫助他們轉變自身工作觀念，強化對病人病歷的保密意識，在為醫療工作提供信息支撐時，切實保護患者的權益，實現從病人入院到出院檔案的全覆蓋，幫助病歷檔案發揮最大效果。另外，相關管理人員應加強對檔案管理工作的監督和考核力度，杜絕各種不法現象，為檔案管理工作順利進行提供保障，為檔案管理工作水平的提高提供動力。

三、結束語

當下，患者的自主意識正在不斷增強，以患者為中心全面完善自身服務已成為醫院發展的一大趨勢，對于與患者信息密切相關的檔案管理工作，它不僅是作為醫師診治的重要信息支撐，更是處理各種醫療糾紛、提高醫院管理水平和服務質量的關鍵。從根本上看，它在醫院生存和發展中扮演者重要的角色，因而醫院必須對其給予相應的重視，并通過以制度規范工作，以技術協助操作，以教育提高人員素質的方式不斷推動醫院檔案管理工作的順利進行，讓其在整個醫院發展中發揮其實際價值，推動醫院服務水平的提高或升級。

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