依托信息化背景優化事業單位文書檔案管理

許瑋瑋

【摘要】隨著事業單位的轉型發展，各項工作都提出了更高的要求，文書檔案管理工作也不例外。文書檔案是事業單位中的重要信息資源，它的管理既關系到員工們的個人利益，又關系到單位及國家利益。近年來，隨著信息化技術的不斷發展，事業單位文書檔案管理工作也進行了一系列信息化建設，現在的文書檔案大多都已經從傳統的紙質文書檔案轉變為了電子文書檔案，而文書檔案管理模式和方法也應當進行相應的優化。本文主要針對依托信息化背景優化事業單位文書檔案管理的相關措施進行了探討。

【關鍵詞】信息化背景;事業單位;文書檔案管理;優化

當今時代早已進入了信息化時代，在信息化時代下各行各業的工作都發生了翻天覆地的變化。利用計算機網絡技術和電子信息技術所建立的文書檔案信息化管理系統，可以大大方便事業單位文書檔案管理工作的開展。隨著事業單位文書檔案資源使用范圍的日益廣泛及使用頻率的日益提高，只有不斷優化其管理，才能夠充分發揮出其作用。以下聯系實際來談談依托信息化背景優化事業單位文書檔案管理的相關措施，僅作拋磚引玉之用。

一、依托信息化背景開展事業單位文書檔案管理的優勢

（一）提高文書檔案管理的效率。以往事業單位的文書檔案管理方式主要是人工管理，但隨著事業單位的改革發展，其內部文書檔案內容也在不斷增多，并且對文書檔案資源的使用范圍越來越廣、使用頻率越來越高，僅依靠傳統的人工管理方式已經無法再滿足實際管理需求，并且人工管理存在著許多錯誤和疏漏。而在信息化背景下，通過文書檔案信息化管理手段，將所有文書檔案都以數據信息的形式錄入數據庫當中，可以大大提高其管理效率、減少其錯誤和疏漏。

（二）增大文書檔案信息存儲量。事業單位面對著越來越多的文書檔案內容，采用信息化管理手段來進行文書檔案管理是最佳的途徑。通過信息化管理手段，可以將各種形式的文書檔案信息都有效存儲到數據庫當中，而不必浪費大量的資源，也鮮有發生棄檔、無檔或者死檔等問題。

（三）方便對文書檔案執行操作。在信息化背景下，借助于文書檔案信息化管理系統，無論想對文書檔案資料執行查閱、增減、修改等任何操作，均可以利用系統中的自帶功能便捷完成相應操作。

二、事業單位文書檔案信息化管理系統的建設

（一）文書檔案信息化管理系統建設。文書檔案信息化管理系統的建設是一項長期性和系統性的工程，它需要通過事業單位中各部門之間的通力合作來完成。文書檔案信息化管理系統的主要功能是對各項文書檔案資料進行收集與整理、統計與儲存、查閱與使用以及保密與銷毀等，所以只有先將文書檔案信息化管理系統建設完善，才能夠促進文書檔案信息化管理工作的標準化、規范化以及制度化發展。在文書檔案信息化管理系統的建設過程中，需要充分運用現代計算機網絡技術和電子信息技術，還有各類數據庫軟件和技術，以最大限度地提高系統的完善性。

（二）文書檔案信息化檢索系統建設。建設文書檔案信息化檢索系統的目的是實現方便、快捷的文書檔案檢索功能。在建設文書檔案信息化檢索系統之時，應當先深入分析和明確各項文書檔案的具體內容和特征，然后再按照不同的分類標準對文書檔案進行分類和錄入，并同時支持按照不同的分類標準對文書檔案進行檢索。例如可以按照編號、日期等的不同對文書檔案進行檢索，也可以按照主要內容、標簽等的不同對文書檔案進行檢索。建設文書檔案信息化檢索系統后，文書檔案的利用率可以得到大大提升。

（三）文書檔案信息化安全系統建設。信息化雖然大大方便了事業單位文書檔案管理工作的開展，但與此同時也帶來了一些信息安全隱患，而若想有效保證文書檔案信息的安全性，就必須要建設文書檔案信息化安全系統。隨著近年來各種病毒和黑客等不安全因素的不斷增多，事業單位文書檔案信息的安全性受到了越來越大的威脅，只有通過建設文書檔案信息化安全系統才可以有效規避種種安全風險。目前在文書檔案信息化安全系統的建設中，最常采用的方法是給系統安裝有力的防火墻和殺毒軟件，并對文件進行加密。同時，還要加強對文書檔案管理人員的保密意識和安全意識培訓，并與之簽署嚴格的保密協議。

（四）文書檔案信息化服務系統建設。文書檔案管理工作帶有較強的服務性質，所以應當要通過建設文書檔案信息化服務系統來不斷提高這項工作的服務水平。文書檔案信息化服務系統的主要功能是給事業單位的文書檔案管理部門與其他各部門之間提供一個方便交流和溝通的平臺，以使文書檔案管理部門可以為其他各部門提供更好的服務。

三、依托信息化背景優化事業單位文書檔案管理的措施

（一）充分重視文書檔案信息化管理工作。就現狀來看，仍有部分事業單位沒有充分認識到文書檔案信息化管理的重要性，未能及時跟隨信息化時代的發展腳步對文書檔案管理工作進行信息化建設，或是信息化建設只流于形式，而未真正將文書檔案信息化管理工作擺放在一個重要位置。因此若想優化事業單位文書檔案管理，首先應當要充分重視文書檔案信息化管理工作，加大在這方面的人力、物力及財力資源投入。

（二）建立健全文書檔案信息化管理制度。完善的文書檔案信息化管理制度是優化事業單位文書檔案管理的基礎，因此事業單位應當盡快建立健全文書檔案信息化管理制度，專門針對文書檔案信息化管理工作設立相應的管理部門及崗位，落實管理要求，優化管理流程，明確劃分管理人員的職責。其次要摒棄過去的分散管理模式，改為集中管理模式，以最大限度的保障文書檔案資料的完整性。再者還要整合各方資源，采取紙質管理與信息化管理有機結合的管理模式，以促進文書檔案管理水平的不斷提升。

（三）增加文書檔案信息化管理設備投入。在文書檔案信息化管理發展的過程中離不開有力的設備支持，當前事業單位應當要進一步增加文書檔案信息化管理設備投入，及時更新計算機設備、數據存儲設備、數字化輸入輸出設備等硬件設施，為信息化背景下的文書檔案管理優化提供充足的物質基礎。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質。人力資源是第一資源，在信息化背景下，若想不斷優化事業單位文書檔案管理，必須要先具備充足的人才隊伍。事業單位的文書檔案管理人員不僅要具備專業的文書檔案管理知識和技術，同時還要具備熟練的信息化操作能力，因此事業單位應當要加強對文書檔案管理人員的信息化培訓，不斷提高其信息化操作能力。同時還應加強對文書檔案管理人員的職業精神和職業素質教育，以打造一支高素質的文書檔案管理人才隊伍。

（五）增強文書檔案信息化數據的安全性。文書檔案作為事業單位的重要文件，它的管理具有機密性要求，必須要提高警惕，保證文書檔案信息的安全性。在當前的信息化背景下，文書檔案數據的安全性成了一項關鍵性問題。網絡是把雙刃劍，它既帶來了海量的數據資源，同時又帶來了數據泄密的風險，所以為了增強文書檔案數據的安全性，應當要合理選擇計算機網絡操作系統及布置網絡設施，采用先進的計算機網絡安全防范技術。

四、結語

綜上所述，文書檔案管理是事業單位中的一項重要工作內容，而在當今的信息化背景下，文書檔案信息化管理成了文書檔案管理的主要發展方向。事業單位只有充分重視文書檔案信息化管理工作、建立健全文書檔案信息化管理制度、增加文書檔案信息化管理設備投入、提高文書檔案管理人員的綜合素質以及增強文書檔案信息化數據的安全性，才能夠優化文書檔案管理。

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