信息化時代優化事業單位文書檔案管理研究

任艷李慧玲

【摘要】事業單位是我國的行政單位，在我國社會進步的過程中，各級行政單位起到了強勁的推動作用。在事業單位的行政過程中，會產生大量的數據信息，這些數據信息是今后工作開展的依據，所以，高效的文書檔案管理工作是提升單位行政效率的一種有效手段。在之前的事業單位中，由于認識上的缺失，文書檔案管理工作中存在許多的不足，嚴重影響了這項工作的效果，事業單位必須要迎合社會的發展趨勢，把信息技術與檔案管理工作相結合，形成新型的檔案管理模式。本文對信息化背景下事業單位文書檔案管理工作的優化進行分析。

【關鍵詞】信息技術;事業單位;文書檔案管理

當前我國已經全面進入信息時代，信息技術已經在方方面面都得到了充分的應用，并且發揮出了良好的效果。對于事業單位來說，文書檔案管理工作是其中的重點工作，這項工作的重要性體現在了許多方面，如果這項工作出現問題，會直接影響到事業單位的工作效果，同時對事業單位的服務效率也會造成嚴重影響。在信息化背景下，事業單位要在文書檔案管理中引入信息技術，利用信息技術提升事業單位的服務效率，為社會進步提供更大的推動力。下文對此進行簡要的闡述。

一、事業單位文書檔案管理存在的不足

在事業單位中，單位的行政效率是最重要的一項工作指標，文書檔案管理工作在其中起到了很大的作用，但是在當前的文書檔案管理中還存在一些問題，這些問題主要體現在以下幾個方面：

（一）缺乏完善、科學的管理方式。管理工作的開展，必須要依托于一個完善的管理制度，對于事業單位的文書檔案管理來說也是一樣的道理。在當前的許多事業單位中，還在使用傳統的紙質媒介，來進行信息的記錄和存檔，把各種工作信息通過手抄的方式進行記錄，這種文書檔案管理的方式存在許多的弊端，各種信息在手抄的過程中，非常容易出現各種抄寫錯誤，而且這種抄寫的信息記錄方式，很容易因為字跡不清晰等問題，造成信息辨識度降低等問題，嚴重地降低文書檔案管理工作的開展效果，起到了非常消極的效果。另外，許多的事業單位在文書檔案管理的過程中，缺乏一個完善的管理制度，制度中存在許多的缺失，不能對文書檔案管理工作產生規范的作用，這種存在漏洞的制度，會給文書檔案管理工作帶來漏洞。有一些單位在文書檔案管理過程中，認識到了各種先進技術的重要性，并且注重工作與技術相結合，但是由于網絡安全管理工作的缺失，很容易造成信息的丟失，或者被他人違法竊取，這種情況會造成非常嚴重的后果，給事業單位的工作帶來很大的威脅。

（二）管理人員能力不足。在事業單位文書檔案管理工作中，管理人員的能力在其中起到了非常重要的作用。隨著社會的進步，文書檔案管理工作也在不斷地發生變化，但是在當前階段，許多管理人員并沒有做出相應的改變，還是在沿用之前的管理方式對檔案進行管理，這種管理方式與當前的事業單位工作需要存在不相匹配的現象，會嚴重地降低單位的工作效果;在一些事業單位中，由于工作人員緊缺，事業單位對文書檔案管理工作沒有應有的重視，讓一些其他部門的人員來兼任文書檔案管理工作，給單位帶來了非常不良的影響，很容易出現各種工作上的失誤。文書檔案管理工作具有一定的專業性，這種兼職的方式，很容易造成文書檔案管理中出現各種問題，對事業單位會產生非常不利的影響;當前許多事業單位缺乏文書檔案管理人才，特別是信息化的人才，更是鳳毛麟角，信息化的文書檔案管理工作必須要依靠信息技術人才才能實現，這種人才的缺失，給文書檔案管理工作的信息化帶來了很大的阻礙。

二、提升事業單位文書檔案管理效果的建議

（一）改觀傳統的觀念。在信息化背景下，事業單位必須要加強對信息技術的重視程度，積極地把文書檔案管理與信息技術相結合，形成信息化的文書檔案管理模式，提升事業單位的工作效率，充分地發揮出事業單位的職能作用，推動社會的進步。在我國的許多事業單位中，文書檔案都是以紙質媒介的方式存在的，這樣的情況給檔案的存儲工作帶來了許多的問題，隨著事業單位工作量的增加和時間的推移，信息的數量會逐漸地增加，往往要浪費大量的空間來完成檔案的存儲，對于事業單位的發展會造成非常不利的影響，如果檔案占據了大量的空間，會造成事業單位空間緊張的情況。而信息技術在事業單位文書檔案管理的應用有效地解決了這個問題，電子檔案是以數據信息的方式存在的，存儲起來非常的方便，只需要一個容量足夠大的移動硬盤就可以完成事業單位文書檔案的存儲工作，而且相比于傳統的檔案管理，這種信息存儲的方式速度更加的快捷，出錯的概率非常低，對空間的要求非常低，而且這種存儲的方式可以有效地避免檔案的損壞和丟失，在檔案存儲的過程中，可以進行備份，復制一份同樣的檔案信息，這樣即使移動硬盤丟失或者是損壞了，也不會對事業單位的工作造成嚴重的損失。事業單位必須要認識到信息化文書檔案管理模式的重要性，管理人員要積極引入信息技術，并且要對當前的文書檔案管理制度不斷地進行完善。增加在文書檔案管理中的資金投入，充分發揮出信息技術的重要作用，減少人工勞動力的投入，同時，提升文書檔案管理的效率和精準性，利用高效的文書檔案管理工作來提升事業單位的工作效率。

（二）加強信息人才的培養。文書檔案管理的信息化，需要專業的信息技術人才才能得以實現，事業單位在發展的過程中，要把信息技術人才的引入作為事業單位中的重點工作，通過人才隊伍的建設，實現文書檔案管理的信息化，提升檔案管理的效果。對于在崗的文書檔案管理人員，事業單位要加強對他們的培訓工作，通過培訓來提升他們的業務能力。同時，也要在培訓的過程中，加入大量的信息技術內容，提升他們的信息技術知識儲量;事業單位要加強人才的引入工作，通過事業招聘或者定向培養的方式，吸引更多的人才進入事業單位，打造一直具有高水準的管理隊伍，利用信息技術人才的專業能力，建立一個信息化的管理平臺，事業單位可以把各種檔案信息都發布到這個信息平臺中，這樣可以實現各個部門之間的信息共享，通過這樣的方式，人們在辦理相關業務的時候，可以在一個部門進行辦理，不需要為了驗證各種信息往返于多個部門之間，可以達到精簡事業單位工作程序的效果;信息技術人才還需要做好網絡安全防護工作，避免信息的泄露。通過高端人才的引入，來提升事業單位文書檔案管理的效果。

三、結束語

綜上所述，信息技術是當代影響力最大的技術，在社會進步過程中起到了非常大的推動作用。給許多行業都帶來了改變。在信息化背景下，作為我國重要的行政機構，事業單位的相關工作也要做出相應的改變。事業單位管理人員必須要對先進的技術給予高度的重視，加強信息技術的引入，實現信息技術與文書檔案管理相結合，實現信息化的文書檔案管理，提升管理的效果，為我國的社會進步作出積極的貢獻。

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