事業(yè)單位文書檔案管理研究

袁曉琳

【摘要】運用現(xiàn)代化管理理念與信息化管理手段是快速收集整合與綜合利用文書檔案的基礎(chǔ)，也是提高文書檔案信息資源真實完整性與時效性的主要途徑，對事業(yè)單位信息化建設(shè)成果以及服務(wù)質(zhì)量等產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。本文簡要介紹文書檔案管理瓶頸、管理重點及管理紀(jì)律，提出一些具有較強實踐性與合理性的新措施來助推管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;文書檔案;檔案管理;策略

文書檔案是事業(yè)單位檔案管理體系中最基礎(chǔ)的部分，對行政管理系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)、部門職能作用的正常發(fā)揮及社會歷史文化研究的深入等都產(chǎn)生了積極推動作用，但是因紙質(zhì)檔案規(guī)模龐大、檔案內(nèi)容廣泛、書寫方式及用詞習(xí)慣的變化等多種因素的影響，文書檔案資源只發(fā)揮其部分作用。應(yīng)促使管理人員在發(fā)揮其借鑒引導(dǎo)作用的基礎(chǔ)上，深入挖掘其歷史文化及科研價值，嘗試用現(xiàn)代化辦公軟件設(shè)備及系統(tǒng)技術(shù)等來實現(xiàn)其現(xiàn)代信息化發(fā)展目標(biāo)。

一、當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理核心內(nèi)容

文書檔案是由事業(yè)單位行政管理活動中產(chǎn)生的文書中篩選出的一部分具有較強保存價值與歷史研究價值的文書，包含了會議記錄、通知以及工作總結(jié)等多種類型，另外，文書檔案又根據(jù)保管期限的長短分為永久、定期兩大類型。文書檔案來源途徑、內(nèi)容目標(biāo)、格式要求等具有較強的共性。文書檔案常用的管理方法有保管期限—年度分類法、保管期限—年度—問題分類法、年度—保管期限分類法、年度—組織機構(gòu)—保管期限分類法等等。

二、事業(yè)單位文書檔案管理模式的不足之處

（一）相關(guān)人員對文書檔案管理不重視。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及文書檔案管理相關(guān)人員并沒有準(zhǔn)確理解文書檔案管理工作的核心內(nèi)容與職能作用，對文書檔案管理工作存在輕視心理，將文書檔案管理工作等同于篩選保存主要文件，加劇了文書檔案管理工作的僵硬化與局限性，減少文書檔案管理的資金技術(shù)投入，壓縮文書檔案管理人員編制，其他部門工作人員缺少檔案管理意識，甚至認(rèn)為沒有義務(wù)配合文化檔案管理工作。

（二）文書檔案整體質(zhì)量不高。部分事業(yè)單位繼續(xù)沿用以往的文書檔案管理機制與管理流程，造成了文書檔案管理機制與事業(yè)單位職能作用轉(zhuǎn)變的脫節(jié)。另外，以往文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及文書處理要求并不統(tǒng)一，文書格式并不規(guī)范，比如，文書裝訂格式各異等。降低了對文書檔案管理質(zhì)量的要求，進(jìn)而造成了文書檔案內(nèi)容繁雜以及整體質(zhì)量不高的現(xiàn)狀。

（三）文書檔案管理隊伍職業(yè)能力有待提升。文書檔案管理工作較為繁瑣與困難，既要根據(jù)文書內(nèi)容的重要性、影響力以及適用范圍等將其劃進(jìn)行分類歸檔，又要對其進(jìn)行妥善保管與合理使用。缺少文書分類與檔案管理相關(guān)的經(jīng)驗技能，崗前培訓(xùn)內(nèi)容較為簡單，崗位職業(yè)技能培訓(xùn)頻率較低，其工作側(cè)重于文書檔案的保存，而很少對文書檔案進(jìn)行分類或更新，加劇了文書檔案管理效果的不理想化。

（四）文書檔案管理設(shè)施不完善。電子文書檔案在文書檔案總量中所占的比例較小，提高了文書檔案管理工作對檔案室規(guī)模、管理環(huán)境等要求，雖然部分檔案室因安全防護(hù)措施沒有具體落實到位，檔案發(fā)霉、蟲咬等事情偶有發(fā)生，加劇了文書檔案信息資源的不完整性。現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備以及軟件系統(tǒng)等的綜合利用率較低，造成了事業(yè)單位資源的浪費。也有少數(shù)事業(yè)單位文書檔案管理設(shè)備較為陳舊落后，使用流程較為煩瑣，故障發(fā)生率較高，降低了設(shè)備技術(shù)對提高文書檔案管理質(zhì)量的助推作用。

三、提高事業(yè)單位文書檔案管理水平的措施

（一）轉(zhuǎn)變文書檔案管理理念。管理人員不應(yīng)只看到文書檔案管理工作取得的成績，還應(yīng)冷靜客觀地評價我國管理現(xiàn)狀與西方發(fā)達(dá)國家管理水平的差距，分析當(dāng)前管理理念、管理方法及管理設(shè)備技術(shù)等方面存在的不合理之處，既不能照搬其他國家或地區(qū)的管理理念、管理模式，也不能繼續(xù)使用漏洞百出的管理模式延續(xù)陳舊落后的管理理念，而是要在參考網(wǎng)絡(luò)平臺上的管理方法，借鑒其他國家地區(qū)失敗或成功的管理經(jīng)驗，分析管理特征及管理訴求等基礎(chǔ)上來提高管理理念的指導(dǎo)性、時代性及合理性，主動推行不同管理方法及管理系統(tǒng)實驗或試行活動的開展，從中找出經(jīng)過實踐檢驗的效果較好的管理方法，提高管理人員積極主動工作與努力創(chuàng)新發(fā)展的意識。另外，管理人員還應(yīng)從思想上認(rèn)識到該項工作對自身及他人、單位及社會等的影響力，將其當(dāng)作事業(yè)來看待，而非是賺取工資的方式。在認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成本職工作基礎(chǔ)上，還可以通過網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)活動、提升學(xué)歷等方式來掌握更多與之相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，主動配合其他管理人員的工作。

（二）加強文書檔案管理隊伍建設(shè)力度。管理人員專業(yè)能力的高低會影響其工作方法及工作效率，其綜合素質(zhì)的高低則會影響其職業(yè)規(guī)劃能力及人生發(fā)展目標(biāo)，因此，相關(guān)部門分別從思想與職業(yè)技能兩方面來對其進(jìn)行針對性的教育培訓(xùn)。思想上，要求管理人員利用內(nèi)部線上培訓(xùn)平臺及專業(yè)app等來自主學(xué)習(xí)社會主義核心價值觀，了解文書檔案發(fā)展歷史及發(fā)揮的作用，認(rèn)識到管理工作對單位及經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要作用，從而提高其對本職工作的認(rèn)可度與滿意度。職業(yè)技能方面則需要詳細(xì)介紹該項工作相關(guān)的各種規(guī)章制度及法律法規(guī)，靈活利用案例講解、探討分析等多種教育培訓(xùn)方法，結(jié)合去年文書檔案管理工作總結(jié)來調(diào)整教育培訓(xùn)內(nèi)容，延長職業(yè)技能實踐培訓(xùn)時間，促使管理人員掌握最新的公文檔案管理技巧，主動利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與軟件系統(tǒng)來完成文書檔案篩選歸檔與運用能力，強化其公文檔案管理意識與能力。利用定期考核與不定期抽查的方式來給予管理人員適當(dāng)?shù)木o張感與壓力，這有助于促使其利用業(yè)余時間來學(xué)習(xí)新知識技能，避免出現(xiàn)只說不學(xué)等情況。部分管理人員因?qū)n案管理相關(guān)法律條文不熟悉，經(jīng)常無意識之間做一些違反相關(guān)規(guī)章制度或法律的事情，比如，因個人原因造成檔案丟失或損壞等等。因此，相關(guān)部門還應(yīng)將與該項工作相關(guān)的規(guī)章制度、法律等整理成冊，要求管理人員每天下班前學(xué)習(xí)半小時法律條文，以此來促使管理人員意識到自身所肩負(fù)責(zé)任的重大，提高了自身對各種經(jīng)濟(jì)或美色誘惑的抵抗力，降低了其泄露檔案內(nèi)容等情況的發(fā)生率。

（三）提高文書檔案管理機制的完善性。文書檔案管理機制應(yīng)隨著檔案管理目標(biāo)、事業(yè)單位職能作用等的變化而變化，相關(guān)部門既要在檔案管理相關(guān)法律條文變更時主動調(diào)整管理機制，也要在行政管理職能、內(nèi)部框架及管理目標(biāo)等發(fā)生變化時來調(diào)整管理流程與管理制度，更要在新管理系統(tǒng)設(shè)備研發(fā)成功并廣泛運用時，管理人員職業(yè)素養(yǎng)相關(guān)的規(guī)定也要發(fā)生改變，只有這樣才能提高管理機制的科學(xué)合理性與時代發(fā)展性，才不會讓其成為管理工作的約束力。另外，還應(yīng)聘請檔案管理及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)研發(fā)等領(lǐng)域的專家學(xué)者對其管理機制進(jìn)行客觀分析與專業(yè)指導(dǎo)，提高文書檔案管理流程的簡單化與統(tǒng)一性，提升文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的一致性，降低文書格式不規(guī)范等情況的發(fā)生率。比如，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)《檔案法》《檔案法實施辦法》

《省檔案條例》等相關(guān)規(guī)律法規(guī)來提高文件材料歸檔機制的明確性與先進(jìn)性，準(zhǔn)確劃分文件材料歸檔與不歸檔的范圍、不同類型材料的保管期限及文件材料的格式要求等，對所有的文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。最后，還應(yīng)對文件資料內(nèi)容格式等進(jìn)行統(tǒng)一要求，比如要求統(tǒng)一字號、字體、顏色等，避免出現(xiàn)文件檔案資料格式內(nèi)容混亂的局面。

（四）加快文書檔案管理信息化建設(shè)力度。購買當(dāng)前更先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及系統(tǒng)，及時淘汰陳舊落后的檔案管理設(shè)備，完善檔案室安全措施，降低檔案管理設(shè)備故障檔案室火災(zāi)等意外情況的發(fā)生率，有效避免重要檔案的損壞。加強文書檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)力度，將紙質(zhì)公文檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，完善文書檔案管理系統(tǒng)防火墻等防護(hù)措施，提高對黑客攻擊、病毒等的應(yīng)變能力，提高文書檔案信息資源庫的完善性以及共享性。同時，還應(yīng)加強人員網(wǎng)絡(luò)技能方面的培訓(xùn)，表揚主動學(xué)習(xí)和運用最新軟件設(shè)備辦公的管理人員，通過談話等方式來讓管理人員意識到現(xiàn)代信息化是檔案管理必然趨勢的現(xiàn)狀，促使其成為檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的動力。

（五）完善文書檔案保管保密措施。文書檔案保管保密措施主要包括人員保密與系統(tǒng)安全兩部分，根據(jù)《檔案法》

《保密法》等相關(guān)法律條文來提高保管保密規(guī)章制度的全面完整性，要求管理人員將文件資料劃分為公開、機密、保密等不同等級，對于屬于絕密和機密的文件資料可以通過辦理更為嚴(yán)格的查閱手續(xù)、規(guī)定查看地點、簽署保密協(xié)議等方式避免絕密材料的泄露。同時，還應(yīng)完善檔案鑒定銷毀機制與流程，通過申請銷毀、領(lǐng)導(dǎo)審批、同級檔案行政管理部門備案、檔案鑒定等流程之后銷毀超出保管時間期限的文件資料，也就是說管理人員不能隨意銷毀文件資料。另外，該部門還應(yīng)加強對檔案管理系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)庫安全防護(hù)系統(tǒng)的檢查力度，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的漏洞，定期更新升級防護(hù)系統(tǒng)，從而提高其面對黑客攻擊及病毒等的應(yīng)對能力。

四、總結(jié)

辯證看待檔案管理、行政職能及社會發(fā)展等的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，從人員專業(yè)素質(zhì)、管理方法及管理技術(shù)系統(tǒng)等層面來助推檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)，加快文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)力度，為擴(kuò)大其對事業(yè)單位乃至經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的促進(jìn)作用奠定了基礎(chǔ)。

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