檔案掃描文件網絡利用格式選擇研究

劉珊

【摘要】近年來，隨著計算機網絡技術的飛速發展，檔案管理工作也逐漸朝著現代化、數字化的方向發生變化。紙質檔案的弊端逐步顯現，延長檔案信息的保存期限，就必須將紙質檔案以數字化的形式予以呈現，而檔案掃描就是將紙質檔案轉換為數字檔案的一種行之有效的方法。本文對于檔案掃描文件網絡利用格式的選擇進行了簡要的探討分析，希望可以為促進檔案管理工作的有序發展起到有力的推進作用。

【關鍵詞】檔案管理;數字化;文件掃描;網絡利用格式

檔案管理工作數字化是檔案管理工作開展至一定階段的必然趨勢。就目前檔案管理工作的實際開展形勢來看，大部分的檔案管理單位都會選擇通過運用掃描儀掃描紙質檔案，并將其轉化為數字形式的方式進行儲存。但是，不同的文件格式會對于文件的實際質量造成不同的影響，對于檔案掃描文件網絡利用格式進行合理的選擇是十分必要的。下文我們從這一角度入手，進行具體的分析。

一、常見的幾種檔案數字化格式

對于紙質檔案進行數字化處理的過程當中，除了要考慮到文檔的清晰度、文檔所占用的空間之外，還需要充分考慮到文檔能否被常用瀏覽器支持。目前，常見的紙質檔案數字化格式多種多樣，具體來說，主要包括以下幾種。

（一）JPEG格式。JPEG格式由聯合圖像專家組開發支持，其優勢性在于與之相關的壓縮技術更具現代化和科學化特征，能夠支持不同的壓縮級別，可以將壓縮比例控制于10：1-40：1之間，且能夠將文檔內容的色彩位數調高至24位，能夠獲得大多數瀏覽器的支持。但與此同時，JPEG格式也有著一定的缺陷，那就是其壓縮必然會對于原本的文檔內容造成損傷，如果以同一格式進行多次重復保存，圖像的清晰度會明顯下降，甚至破壞圖像原有的完整性。

（二）BMP格式。BMP屬于一類標準的文件格式，最初由微軟公司開發支持，其所具備的優勢性在于可以不經過壓縮，能夠有效強化數據的安全性，避免現有的文檔內容出現丟失或損壞情況，當圖像的深度處在1–24位之間時可以隨意進行調節。但是，BMP格式也存在著一定的弊端，那就是其存儲需要占用較大的存儲空間，如果需要對于大量的文檔信息進行存儲，則極有可能會加重硬盤負擔。

（三）TIFF格式。相對于上述的兩類格式而言，TIFF格式似乎不被人們所熟知，但大多數的應用程序都支持此類格式，且TIFF格式較尋常的文件存儲格式的色彩位數更高，能夠實現無損壓縮，獨立于操作系統，還原圖像本來的清晰度。TIFF存在的不足與BMP格式較為類似，那就是會占用較多的存儲空間。

（四）CEB格式。CEB格式是北大方正電子公司擁有自主知識產權的一種版式文件格式，具備著尤為突出的保證顯示效果，且壓縮程度較高，但CEB格式難以實現與外界之間的交互，因此通常只是已被應用于電子公文的處理過程當中，在政府機關內部的應用較為廣泛。

（五）PDF格式。PDF格式目前的應用已經十分廣泛，不僅能夠有效還原檔案本來的面貌，且傳輸速率較高，能夠實現同步的下載與閱讀，清晰度和規范性也較為突出，但在部分情況下，文件可能會較大。

（六）GIF格式。GIF格式能夠滿足無損壓縮的要求，且所占據的存儲空間較小，壓縮比相對較高。其缺陷在于其色彩位數是以上所有圖像文件存儲格式當中最低的一個，不建議用于存儲彩色圖片。

（七）PNG格式。PNG格式同樣能夠實現無損壓縮，且讀寫性能較為突出，能夠更大程度上保障圖片的質量。PND格式最初在研發時就是為了替代GIF和TIFF文件格式，同時賦予一些GIF文件格式不具備的優勢性。但PNG占用的空間較大，有很多時候難以獲得瀏覽器的支持。

二、檔案掃描文件網絡利用格式的選擇

對于不同類型的文檔而言，由于其用途不同，人們對其所提出的質量要求也會有所不同。我們暫且設立一個固定的標準，那就是在確保文檔內容的清晰度的同時，以較小的存儲空間為優。根據上文中的分析，我們可以發現，TIFF、JPEG、GIF、PDF都較為適宜被作為檔案掃描文件的網絡利用格式。就目前檔案管理工作的實際開展情況來看，應用較為廣泛的格式為已經被納入了國家規范標準中的TIFF、JPEG等格式。但這并不意味著其他類型的文件存儲格式不具備競爭力和優勢性。為確保所得結果的精準性和可靠性，我們選取同一臺掃描儀，對于一系列的文檔樣本進行掃描，并運用統一軟件實現對于掃描所得文件的格式轉換，對比相同樣本以不同格式呈現時文檔的大小。值得注意的是，文檔內容必須具備清晰性和可讀性。

現有的檔案信息載體多種多樣，無底色文字型文件和有色文字形文件在經過掃描后所得的呈現狀態是大不相同的。加之，部分紙質文件由于經過多年的存儲，紙張已經泛黃，對于掃描的清晰度所帶來的影響更為顯著。通常情況下，掃描所得的圖像越大，圖像的清晰度越高，圖像的色彩呈現也越豐富。JPEG格式的色彩位數最高可以達到24位，能夠切實還原圖像本貌，加之，JPEG格式能夠實現對于較大圖像的壓縮，去除文件當中多余的圖像和色彩，靈活的對圖像的質量進行調節，因而其具備的優勢性較為顯著。反觀GIF格式，雖然能夠連續存多幅彩色圖，但壓縮率一般在50%左右，對圖片的損傷較大。如果被掃描的文件為黑白文件，尚且能夠保障文件內容的清晰度，但如果被掃描的文件為彩色文件，清晰度則會明顯降低。雖然PDF格式的應用已經較為廣泛，但在進行常規文件的存儲時，PDF格式所占據的空間較大，色彩呈現也較JPEG略差，但PDF對于文件本貌的還原程度是最高的，甚至能將文件原有的版式清晰呈現出來，且便于后期調用和打印。我們既可以將PDF文件視為文本文件，也可以將其看作圖像文件，對于一些較長篇幅的文件而言，可以將其分為多頁，以PDF格式進行存儲。且近幾年，由于人們對于PDF格式的應用重視程度逐步提高，PDF格式已經在原有的基礎之上衍生出了具備更為強大功能的雙層PDF格式。雙層PDF格式，簡單來說，就是指在單一PDF格式的基礎之上拓展出另外一層新的文件，其中，上層文件是掃描得來的基礎圖像，下層文件則是運用光學字符軟件掃描識別后所得到的文檔信息。在二層PDF的影響之下，當用戶選擇閱讀文件時，所看到的文件是上層文件，真實的還原了最初的版面布設。當用戶選擇運用文件內容時，又可以通過調取下層文檔信息來直接進行文字的復制。

三、總結

綜上所述，我們無法判定何種存儲格式是最為優質的存儲格式，對于不同用途的檔案，我們應當有針對性地采取不同的存儲格式。對于一些需具備基礎閱讀功能的黑白模式掃描件而言，GIF格式無疑是最為經濟、合理的方式。對于一些標準化要求較高的文件而言，JPEG格式能夠更好地還原檔案的本貌，且不會占用過多的存儲空間。在未來的發展過程當中，我們應當依據不同需求，合理選取掃描文件的網絡利用格式，從而更大程度上強化檔案管理工作開展的實用性和規范性。

【參考文獻】

[1]史樂樂，徐敏.檔案掃描文件網絡利用格式的選擇研究[J].機電兵船檔案，2011（5）：51-52.

[2]傅榮校，翁敏曦.檔案數字化掃描與存儲格式比較研究[J].檔案與建設，2006（11）：10-13.

[3]林穎.關于建設檔案掃描文件實踐的探索[J].城建檔案，2012（11）：22-24.

[4]高劍坤.基于Web的企業文件檔案管理信息系統軟件開發與研究[J].重慶大學，2004.