交通工程質量監督檔案管理工作研究

楊靖梅

【摘要】交通工程質量監督局是交通主管部門所屬的二級單位，作為為上級主管部門履行對公路水運工程質量安全監管職責提供決策支持及技術性、輔助性保障工作的技術支撐機構，其主要職能是承擔交通工程質量、安全生產監督檢查工作，承擔交通行業監理、試驗檢測的監管技術指導工作。交通質監機構成立30年來，在履行監管職責、實施項目質量安全監管過程中產生了大量的涉及交工質量檢測、竣工質量檢測鑒定等文字、圖表、聲像等形式與載體的原始記錄資料，且資料具有價值高、專業性強等特點。如何有效保障這些檔案資料的完整性，提高檔案資料的使用率以及實現新形勢下檔案資料的信息化管理是檔案資料管理機構需要面對和研究的問題。

【關鍵詞】交通工程;質量監督;檔案管理

一、交通工程質量監督檔案管理的現狀

目前，交通工程質量安全監督機構的工程質量監督檔案主要是公路工程竣工項目的質量安全監督工作檔案。檔案內容涵蓋工程項目監督申請及受理資料、監督檢查資料、建設項目交工質量檢測評定資料、竣工質量檢測鑒定資料以及所受理的工程質量舉報、質量事故調查等監督資料。交通工程質量安全監督檔案管理工作貫穿公路建設項目的施工建設和竣工驗收全過程，始于項目前期，止與項目完工驗收期。質量監督項目檔案工作自質量監督機構接受工程項目質量監督申請之日起，即開始進行項目質量監督文件的收集和整理工作。項目監督部門在項目監督期滿后的三個月內完成檔案收集和整理工作，工程質量監督檔案按要求完成后及時申請組織檔案驗收及移交工作。以云南為例，目前，省級交通質監機構受理監督并完成的項目有40多個，完成1400余卷檔案資料并移交檔案管理部門。

二、交通工程質量監督檔案管理工作存在的問題

近年來，云南省級交通質量安全監管機構認真貫徹實施

《檔案法》、交通部《關于加強和改進新形勢下交通運輸檔案工作的意見》《交通建設項目檔案管理登記辦法》等國家、省有關項目工程檔案管理的規定辦法，在新形勢下，認真抓好檔案工作的目標和任務，交通工程質量監督檔案工作取得了可喜成績和良好發展，取得了較好的社會經濟效益。但面對新形勢、新任務，交通工程質量監督檔案管理仍存在一些不適應的地方。

（一）對檔案管理重視不足。多年來，由于交通工程項目質量安全監督部門在各個時期的工作任務，工作重心和側重點不同，幾乎沒有廣泛開展過對工程質量監督檔案管理的專項管理工作，也沒有將其納入日常式經常性的管理和工作范圍，雖然有《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》《交通建設項目質量監督檔案管理登記辦法》以及單位制定的一些工程質量監督檔案管理的規定、辦法和工作要求，但對工程項目質量監督檔案管理工作缺乏應有的重視和關注，責任部門對有關檔案的法律法規和業務知識了解不深，導致工程質量監督檔案資料系統性、完整性、準確性得不到保證，交通工程質量監督檔案管理的質量和水平都還有待提高。

（二）檔案工作與項目質量監督工作不能協調開展和共同發展。由于項目建設工期長，質監機構的質量監督工作貫穿整個建設過程，而同時在建的工程項目質量監督項目工作涉及監督機構內設的多個部門，由于監督業務部門檔案工作人員不足，工作任務、職責不明確，檔案管理知識缺乏等客觀困難，導致相當一部分項目工程質量監督檔案管理工作不能與質量監督工作同步開展，責任部門只重視對工程項目的質量監督，但輕視檔案的管理，造成工程質量監督檔案材料收集不齊全、整理不規范、管理混亂，各種檔案材料分散保管現象較為普遍，甚至產生危害和損失，嚴重影響檔案的完整性、制度性、安全性、保管性和有效利用。

（三）交通工程質量監督檔案信息化建設滯后。由于對交通工程質量監督檔案信息化管理建設的技術理解不夠充分，錯誤地認為，檔案信息化管理是把紙質檔案轉化為電子檔案，導致檔案管理部門的管理模式和信息服務水平不適應當前信息化時代管理要求。同時，因交通工程質量監督檔案信息化管理的保障設施不完善，信息化系統、數字化設備等基礎設施較為落后，也無法滿足檔案信息化建設工作的各項需要。

三、做好交通工程質量監督檔案管理的建議

（一）進一步提高認識，加強對交通工程質量監督檔案工作的領導。各級質量監督機構要把質量監督檔案工作納入本單位發展規劃和年度工作計劃，列入本級綜合考核或目標責任制考核，確保計劃執行從嚴從實。省級質量安全監督機構要針對不同層次、不同需求，適時組織質量監督檔案培訓。建立和落實項目檔案工作領導責任制，各項目監督部門、檔案行政管理部門要認真抓緊、抓好、抓落實工程質量監督的檔案工作。嚴格按照交通運輸部《關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》《交通運輸部辦公廳關于加強和改進新形勢下交通運輸檔案工作的意見》要求加強項目檔案工作，檔案管理單位及檔案管理人員應嚴格履行檔案管理的職責，按照規定對工程質量監督檔案管理開展收集、整理等相關工作。

（二）建立健全的工程質量監督檔案管理體系。交通工程質量監督檔案工作應以交通運輸質量監督檔案資源體系建設、檔案運用體系建設、檔案保密體系建設為發展目標，以服務和保障交通運輸質量安全發展為中心，進一步完善檔案規范和標準建設，要基于檔案管理的需要及交通工程質量監督工作情況建立健全相應的檔案管理制度，明晰質量監督檔案歸屬，完善歸檔制度，落實歸檔責任，進一步規范質量監督工程檔案工作，有效提升管理效率。

（三）同步實施項目檔案管理與工程質量監督管理工作。質量監督工作在工程建設的不同時期都有其不同的工作內容及不同的側重點，交通工程質量監督機構要認真落實項目監督檔案同步管理要求，把檔案工作與質量安全監督工作同步規劃、同步部署、同步落實，自收到項目建設單位的質量監督申請之日起，即開始收集工程項目的文檔，同步進行整理和歸檔。項目監督責任部門在檔案資料的收集過程中要緊緊圍繞監督工作的重點，做到重點在哪里，收集就跟到哪里，防止重要資料的缺失。同時，檔案管理部門應加強各項工作的統籌協調，加大對項目監督業務部門做好監督檔案工作的督促力度，保證監督項目檔案管理工作規范、有序開展。

（四）依托檔案信息化，推進檔案管理現代化。隨著我國全面建成小康社會，推進依法治省，服務和融入“一帶一路”、長江經濟帶建設等國家重大發展戰略，云南也被國家賦予重要戰略定位，伴隨“互聯網+”行動計劃、云上云、大數據中心建設等，檔案工作的理念、技術、方法及模式將發生很大改變，檔案信息化、現代化管理也將是檔案管理的重要發展方向。在新形勢下，各級交通質量監督機構要在信息化建設的整體規劃中列入檔案管理信息化建設，加強在人力、物力及運管方面的建設，應以數字化檔案管理、信息采集處理、檔案檢索使用、借閱管理、信息編研、鑒定銷毀、用戶權限管理等方面建設為重點，切實推動檔案管理數字化和運用網絡化，實現以信息化建設為核心的檔案管理現代化。

【參考文獻】

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