檔案安全防護及應急管理分析

朱家友

【摘要】隨著現代化技術在人們日常生活中應用的增多，我國原有的檔案管理、防護體系也隨之發生了很大程度的轉變，尤其是近幾年，我國社會檔案安全問題頻頻發生，不僅為人們的日常生活帶來了負面的影響，同時也限制了我國檔案管理體系的發展。由此，本文著眼于現階段我國檔案管理過程中安全防護和應用管理工作開展的現狀進行研究，從而針對性地提出集中檔案安全防護和應急管理的路徑，希望能夠對未來我國檔案工作的開展提供幫助。

【關鍵詞】檔案管理;安全防護;應急管理

近幾年，隨著現代化技術在人們日常生活中應用的不斷推進，現代化檔案逐漸出現在了人們的視野之中，降低了原有檔案管理的難度，同時也提升了實際檔案的使用效率，但是，隨著現代化檔案管理工作的深入，其中所隱藏的安全問題也逐漸地凸顯出來。如何在這一時代背景下最大程度提升檔案的安全性就成為人們關注的核心，由此，本文著眼于以往的檔案管理工作經驗，認為就目前的檔案管理工作開展情況而言，如果想要實現預期確保檔案安全的管理目標，就需要從以下幾個方面入手針對性構建安全防護和應急管理：

一、完善原有檔案安全防護制度

縱觀以往的檔案安全管理體系來看，雖然我國檔案管理者們已經根據實際的檔案管理工作發展進行了相應的改善，但是，受固有檔案安全管理思維的影響，導致在實際的檔案安全防護過程中仍舊存在一定的問題，為后續的檔案安全埋下隱患。本文認為，想要獲得更好的檔案安全防護效果，首先應做的就是針對原有的檔案管理制度進行優化和改革，從根本上彌補以往檔案管理過程中存在的不足，從而實現后續檔案管理過程中可能存在的安全防護隱患。比如，就這一環節，本文認為應結合新時代發展背景下人們對于檔案管理的實際需求對原有的安全防護制度予以完善，從非檔案管理人員禁止隨意進出檔案管理房間，到要求檔案管理人員及時的登記檔案等工作入手，全面地將檔案安全防護制度滲透到檔案管理的全過程中去，以此從源頭上確保檔案安全防護的效果。

二、科學把控檔案管理房間環境

對于我國現存的大部分檔案來說，都以紙質的形態進行儲存，所以，在檔案安全防護的過程中，針對檔案儲存房間的內部環境予以控制，為檔案提供適宜的溫度和濕度也是在實際檔案管理過程中保障檔案質量的重要舉措。比如，在實際檔案安全防護過程中，一般室內溫度都會控制在14-24攝氏度之間，相對濕度一般也不會超過45%-60%，所以，通常情況下在檔案室中大都需要安裝能夠調控溫度、濕度的設備，對這一溫度及時地予以調控，從而最大程度上確保檔案存儲條件的相對穩定，為后續實現檔案安全防護目標奠定夯實的基礎。與此同時，對于一些重要性相對比較高的檔案進行安全防護的過程中，就要求在檔案管理房間中設計專用的恒溫裝置，以此確保最大限度內延長相關檔案的使用壽命，為后續檔案安全防護工作的開展作出貢獻。

三、落實檔案管理“八防”舉措

縱觀實際的檔案安全防護管理工作，其管理過程中需要予以防護的方面有很多，根據以往的檔案管理情況本文將其安全防護工作劃分為8個方面：

（一）落實檔案安全防護過程中的防火舉措。尤其是對紙質檔案的安全防護過程中，防火舉措是實際管理過程中最為重要的部分之一。結合以往的研究，筆者認為，一方面，應著眼于因為電路勞損而造成的火災隱患進行預防，定期針對檔案室中的必要線路進行檢修，最大程度上規避可能因電路故障所產生的線路火花，引發后續火災問題的出現;另一方面，則應根據實際檔案室的規模科學放置安全防火裝置，及時配備、更新消防栓、隔火毯等專業的防火設備，為可能出現的火災隱患做出預防，從而確保在火災發生時，最大程度上保障檔案資料的安全。

（二）落實檔案安全防護過程中的防水舉措。與防火舉措相似的防水工作也是實際檔案安全防護過程中不可忽視的重要組成部分之一。尤其是在以往的檔案管理過程中，檔案室通常會被放置在偏僻的角落，很容易因設計的問題而引發檔案安全的問題。由此，在這一檔案安全防護的過程中，在選擇檔案室的環節，應盡量將檔案室遠離低洼地帶，并盡量減少檔案室基礎建設中所設計的供排水管道，從而在源頭上避免檔案管理受到水災的影響。

（三）落實檔案安全防護過程中防潮的舉措。在檔案安全防控的過程中，管理者們應根據實際的檔案管理情況合理的控制檔案室中的相應溫度：一方面，確保檔案室具備一定的通風性;另一方面，應及時地避免潮濕的問題出現，影響檔案的使用壽命。

（四）落實檔案安全防護過程中的防霉舉措。長時間的密封保存致使很多檔案在管理的過程中比較容易出現霉變的問題影響檔案的保存壽命，由此，在實際的安全防護過程中，檔案管理者們應及時清理檔案室中的垃圾，最大程度上消滅霉菌生長的溫床，從而保障后續檔案的安全防護效果。

（五）落實檔案安全防護過程中的防蟲舉措。蟲蛀問題一直是困擾檔案管理者們的主要內容，為了避免檔案因蟲蛀的問題影響檔案使用壽命，筆者認為在安全防護的過程中，一方面，應從源頭上對可能存在的蟲害問題予以規避，及時地在房間中分撒滅蟲藥，以此來抵御可能未知的蟲蛀損傷;另一方面，管理者們對已經出現的蟲蛀問題予以正確的處理，消除蟲卵避免進一步對檔案造成損傷。

（六）落實檔案安全防護過程中的防光舉措。對于部分紙質檔案而言，長時間暴露在陽光下會造成一定程度檔案的損毀，由此，在管理的過程中應重視檔案的防光處理，減少檔案室中的光照比例，同時避免因光照而縮短檔案的使用壽命。

（七）落實檔案安全防護過程中的防塵舉措。長時間的灰塵也會對檔案的存儲造成負面的影響，由此，在安全防護過程中，管理者們應及時地對檔案室進行清理，同時適量配備相應的空氣凈化裝置，以此實現對檔案的安全防護目標。

（八）落實檔案安全防護過程中的防盜舉措。隨著近幾年盜取檔案事件的頻頻發生，在檔案的安全防護過程中加設防盜系統也是實際管理過程中不可忽視的重要組成。

四、構建檔案安全管理應急預案

就以往的檔案安全防護管理來看，對于檔案的應急管理預案也是實際管理過程中不可忽視的重要組成部分之一，合理的應急管理能夠最大限度上降低突發事件對檔案所帶來的負面損害，同時也能夠在本質意義上實現降低檔案損失的目標。由此，在構建檔案應急管理的過程中，首先，需要針對可能存在的突發事件進行預想并制定相應的方案，從而實現在本質意義上對檔案的安全防護。其次，應定期開展檔案安全防護應急預案的演練，提升管理者們對于突發事件的應急處理能力，為后續的檔案安全防護奠定基礎。

五、結語

綜上所述，檔案管理作為我國社會發展過程中不可忽視的重要組成部分，檔案中不僅承載了時代的變遷，同時也承載了對過去事項的記憶，優化檔案安全防護和應急管理成為我國檔案管理工作者們為之奮斗的核心。由此本文認為通過上述路徑能夠針對性優化實際檔案安全防護管理的效果，希望能夠對未來的檔案工作提供幫助。

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