新時期房地產檔案管理的特點及優化對策

張桑

【摘要】現代房地產企業的戰略轉型和管理精益化、信息化、數字化、知識化發展趨勢迫切要求房企的檔案管理必須以企業知識管理為導向轉型，而工程檔案更是工程項目管理的重要核心組成部分和重要企業知識構成。然而，如何做好全面精益的專業高效的檔案管理，是迫切需要解決的問題。在現代房地產企業面臨的新形勢下，檔案管理新理念新原理認知，尤其是基于房地產企業知識管理的全面檔案管理體系和機制的全面研討，房企檔案管理的專業科學工具方法應用和操作精益化實務的研討，快速提升、改進房地產開發企業各級各類檔案管理專兼職人員的專業化、職業化和標準化、規范化、高效化水平，為房地產企業全面系統建立基于企業戰略發展和企業知識管理為導向的專業化。

【關鍵詞】房地產;檔案管理;優化

一、新時期房地產檔案管理的特點

房地產檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。一是綜合性強，范圍與內容廣。從歸檔范圍看，有前期準備過程中形成的材料，包括可行性論證、勘察設計等;有建設過程中形成的材料，包括施工建設、竣工驗收、交付使用等;有服務過程中形成的材料，包括銷售、售后等。從檔案內容看，涵蓋了文書檔案內容、工程技術內容、經濟核算內容等。二是關聯性強，歸檔時間跨度大。房地產檔案的歸檔時間較長，時間跨度較大。一個普通的單體項目，從立項、決策等前期工作到施工建設、竣工驗收、銷售及售后服務，要經過兩年左右時間，分期分批開發的綜合項目時間則更長。每個項目的資料，不論是哪一年形成的，都必須歸到該項目的房產檔案中，不受時間限制。三是資料來源廣，歸檔涉及部門與人員多。

二、新時期我國房地產檔案管理的現狀

作為房產行政管理部門，其主業務就是對其轄區的房地產實施產權產籍管理，并依托產權產籍管理，進行一系列的行政職能管理和經營職能的管理。在其工作中形成的各類有價值的文件和材料，經過整理立卷歸檔后，形成檔案。檔案室根據檔案類別，按照檔案管理的要求，依法對檔案實施管理，保管和利用。而房地產檔案與其他的檔案的管理和保管的方式又有極大的不同。房地產檔案是一種動態的管理——即依據其房產變化而變化的管理模式。從產權產籍管理的要求來說，應該是能從檔案中一次看出其變更的過程，但從檔案管理的要求上，這又是四個獨立的檔案。按照檔案管理的法律法規，一旦形成檔案歸檔后，檔案管理者是不能對其實施拆、并或更改的，檔案一旦形成，再進行拆檔，是檔案工作的大忌，這樣就會危及檔案的完整和安全。要達到從一個平面中看出其變化情況，中間就應該有一個介質——卡片。過去，任何產權產籍變化情況都是通過卡片的形式反映出來的。產權產籍管理與其檔案的管理要有機的結合，只有采用卡片注記的方法，才能既保持檔案室的完整，又能直觀地反映產權產籍的沿革。這種動態的管理只能通過卡片才能體現。當然，現在由于欠賬太多，已經很少有人考慮該如何管理房地產檔案了，紙質卡片早已放棄多年了，但是，我們現在有電腦，可以借助電子信息，將其串聯，合理地解決這個問題。

三、強化房地產檔案管理工作的措施

目前，開發企業特別是中小企業，大多認識不到檔案管理的重要性，對檔案材料疏于管理，出現了無檔可查、資料不全或檔案斷層的現象。開發企業必須要正視存在問題，提高認識，強化措施，實現檔案的“四化管理”：

（一）調整知識結構，提高工作人員的素質。房地產檔案管理工作是一門管理科學，開發企業領導要進一步轉變觀念，高度重視檔案管理的重要性，牢固樹立起“抓檔案管理，就是抓經營促發展”的理念，把檔案管理作為一項基礎性、常態化工作，納入單位工作的重要日程。將檔案工作提前到實踐的初期階段，從源頭上把握，主動介入、實時征集，確定歸檔的范圍及要求，細化歸檔操作流程，及時、全面地將社會主義偉大實踐的決策、參考、實施過程和關鍵資料檔案化;工作過程要貫穿一個“實”字。“實”就是真實、扎實、踏實，做好過程把控。就是要把控好實施過程中檔案管理的關鍵環節，建立工作網絡，制定管理制度，規范開展檔案收集、整理，將檔案管理責任落實到部門、落實到個人，適時開展檔案管理業務培訓、執法檢查，完善監督考核機制;資料收集要突出一個

“全”字。“全”就是要全面、全程、全部，做好后期整合。要把工作完成后所有檔案接收到位、收集齊全，做到應建盡建、應歸盡歸、應收盡收，分門別類，實行集中統一管理，切實保證檔案實體安全和信息安全。

（二）加強制度建設，實現檔案管理的規范化。俗話說：“沒有規矩，不成方圓。”房地產企業應根據有關法律法規，對檔案實行集中統一管理的原則，使之能夠適應經營管理的需要，房地產企業應配備分管檔案工作的責任人，并配備專職（兼職）檔案員，由其負責所在科室的檔案搜集、整理、編目、立卷、移交等。要建立起綜合檔案室，作為檔案工作的專業管理部門，實現其輸入（搜集、交接）和輸出（利用）的雙重功能。同時，要制定出臺《檔案管理責任制》《檔案資料收集、保管制度》等規章制度，嚴格考核獎懲，確保工作有章可循。信息時代，檔案工作已經滲透到社會的各個角落，而一體化的檔案工作管理體制卻不完善，海量的信息及數據安全存在諸多隱患。各級檔案部門要按照黨的十九大部署要求，把制度重新梳理一遍，應該有但還沒有的制度要補充建立，已經有但已不合時宜的制度要加以修訂;要按照加強檔案法規體系建設，按照科學立法、民主立法、依法立法的要求。

（三）注重工作質量，實現檔案管理的標準化。房地產企業檔案實用價值的大小，在某種意義上講，取決于檔案質量的高低。在工作中，要把抓檔案質量貫穿于檔案形成的每個階段、每個環節。一是要建立立卷審核制。各部門應匯集立卷的材料須經過部門負責人審核，經綜合檔案室審核后再辦理入檔移交。二是要符合案卷質量標準。如案卷要求、卷內文件材料的質量要求、文件材料的排列要求、案卷編目要求及裝訂要求等，都要一層一層檢查，環環把關。三是加強信息管理。開發企業在搜集施工技術檔案時，要求施工單位把資料完整齊全交給開發企業，可在合同條款中，增加移交檔案一項，規定檔案移交的質量、時間和套數。

（四）強化培訓提高，實現管理人員素質的過硬化。房地產檔案管理是一項專業性較強的工作，檔案工作人員素質的高低，直接影響到檔案工作的優劣及檔案潛在價值的有效轉變，要從以下三方面提高管理人員素質：一是提高文化素質。要通過崗前培訓等多種方式，提高其邏輯思維能力和文字表達能力，使得能夠從大量檔案中提煉有用信息。同時，還要熟練掌握計算機操作知識，具有較強的現代化運用能力，可以用計算機對各種數據進行對比分析。二是提高專業素質。加強業務培訓，使檔案管理人員能夠熟悉房地產法律法規、政策制度和開發經營的運作流程，明確信息開發利用的方向，熟悉檔案管理業務，掌握檔案開發利用的基本方法。三是提高職業道德。要充分調動管理人員的積極性和主動性，給予相關的保障，引導其樹立起高度的事業心和責任心，具備兢兢業業的工作態度和無私奉獻的工作作風。

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