創建國家衛生城市檔案管理完整性

陳怡怡

【摘要】在創建國家衛生城市過程中形成的創國衛檔案，是城市創建全過程內容的呈現，是考核、技術評估環節必查內容，同時也是考核檢查、后期參考利用的重要依據，創國衛檔案的完整性和規范性是檔案管理者需要重視的問題。本文以創建國家衛生城市檔案管理實踐為基礎，對創國衛檔案的重要作用、影響創國衛檔案完整性因素、提升創國衛檔案完整性與規范性的策略展開討論，以提升創國衛檔案歸檔效果、提高檔案管理水平、為檔案資源的高效利用奠定基礎，更好地發揮其服務社會的功能。

【關鍵詞】衛生城市;檔案管理;完整性

創建國家衛生城市檔案是指城市在創建過程中形成的各種文檔資料，是國家衛生城市考核、技術評估、審定等環節的必查項目內容，具有不可替代的佐證和憑據作用。創國衛檔案是展示創國衛成果的基本依據，也是檢驗衛生城市創建過程的重要資證。檔案的完整性與規范性關乎后期的考核驗收、開發利用，需給予高度的重視。

一、檔案在國家衛生城市創建中的重要性

（一）檔案材料審核的分值占比大，影響考核總分。在《國家衛生城市標準》10大項中，組織機構健全、目標責任簽訂、創國衛工作計劃、制度、方案、總結、會議記錄、宣傳教育的知曉率、健康宣傳內容記錄、城市垃圾運行處理記錄、病媒生物監測分析、全年空氣API指數監測等等指標須提供檔案材料供考核組查閱，檔案的完整性關乎創國衛工作的結果。

（二）創國衛檔案是對整個城市創建的工作的真實反映。創國衛檔案是第一手參考材料，是測評指標的驗證證據，是上級機關檢查、考評的重要依據，可以使驗收組對創國衛活動有較全面的把握和了解，作為原始記錄真實保留了創國衛的歷史痕跡，具有可靠的資證作用。由于國家衛生城市驗收相對嚴格，在評價中會受到多因素的影響，驗收時一些創建成果難以實現，所以，檔案的證明資質也就顯得十分重要。

（三）創國衛檔案便于后期創建中參考、利用和總結提高。收集完整的檔案是創建過程中全部內容的匯總，便于參考今后城市建設中工作計劃的制定、問題的處理、保持工作的延續性。同時，可以通過比較分析數據、各項工作的總結，使創建工作有效地進行，及時總結創建工作經驗，使城市建設管理水平進一步提高，具有重要的研究價值。

二、影響創國衛檔案完整性與規范性的因素

（一）創國衛檔案管理缺乏健全的制度。在創國衛過程中，一些創建單位缺少對檔案管理工作的重視，存在“重業務輕檔案”“重實體輕程序”“重結果輕過程”現象。檔案管理中，資料管理者為臨時抽調人員，未專業培訓，檔案專業水平不高，導致檔案質量不高。因檔案人員對各相關類目的專業性內容不熟悉，存在對創國衛檔案資料的收集及積累的漏洞，降低檔案管理的整體質量。有些單位過于注重檔案的裝訂，缺少對檔案內容以及質量的審定，降低了檔案管理的有效性。

（二）創國衛資料收集與歸檔缺少同步性。根據《國家衛生城市標準》，全市創建單位涉及部門較多，各相關專業性檔案由各相關單位派人整理收集，不可避免地會出現材料、數據調整變更的情況，不及時補充到全市創國衛檔案管理部門，會造成檔案資料的脫節，影響檔案資料的真實性與完整性，影響考核結果。

（三）創國衛資料的收集存在不完整性。紙質文字資料、圖片、錄音錄像以及通過電子數據方式保存的信息都應當全面納入收集范圍。檔案人員未全程參與創建辦的相關會議、活動，創建辦人員對這些相關資料的收集具有不專業性，導致一些工作照片、領導的講話錄音、專題會議的講話稿等未及時收集完整。

三、如何提升創國衛檔案的完整性與規范性

（一）建立健全的檔案管理機制。按照創建國家衛生城市檔案管理規定，建立相應的管理機制。一是建立健全的組織機構，實現“三同時”，即檔案工作的開展應該與創國衛工作實現同時部署、同時安排、同時開展。市級層面，抽調檔案局專業人員、創建辦專業人員數名，組成全市創建辦檔案資料組，負責對各單位創國衛建檔工作進行業務指導和督導檢查。市直各單位要安排專人具體負責本部門、本單位創國衛檔案資料的日常收集整理工作。有下屬單位的部門負責系統內的資料收集整理、指導、監督、規范和檢查;鄉鎮、街道辦事處負責轄區內各社區、單位創國衛檔案資料收集整理工作的督導落實。根據《國家衛生城市標準》制定規范的檔案收集、整理標準。如《<國家衛生城市標準>工作任務分解明細表》《國家衛生城市創建檔案資料收集整理指南》等。二是明確職責，確保檔案管理制度化。在工作一開始就落實檔案工作，明確負責人與相關職責，檔案人員全程跟進工作的開展，全面了解創建工作，更好地進行創國衛資料的收集、整理及歸檔工作。三是建立督導考核制度。將檔案工作納入市創建辦組織實施的區塊結合的月排名考核機制中，月底排名，連續末位排名2次，責令主要領導作出書面檢查。四是建立檔案達標、示范制度。針對市區社區、居民委員會（村）和各單位，分區、分街道開展檔案達標、示范單位創建活動。各單位根據《國家衛生城市標準》規定，分共性檔案和專業檔案建檔，市創建辦對創建單位進行現場培訓指導，各地培育1-2家達標示范單位，在全區范圍內召開現場會，在轄區內進行推廣。

（二）檔案資料完整的收集與歸檔同步。?檔案的收集應該具有時效性，即檔案收集應當在規定時間內進行。創建國家衛生城市一般收集時間為近四年的工作，作為一個跨度時間長、涉及范圍廣的工程，如果檔案收集工作無法在單位時間內有效開展，可能會導致部分檔案的流失。全市每年定時、定期開展創國衛專業檔案收集歸檔，由市級創國衛管理機構負責審定、接收，及時做好查漏補缺工作。檔案資料分為共性檔案和專業性檔案資料。各街道、社區和企事業單位負責整理本單位的共性創國衛檔案資料，在本單位歸檔保管。各牽頭單位負責定時收集本系統、本單位的專業技術資料，統一制定標準的目錄，規范目錄的分類、字體、子目錄的序號等，如創國衛共性檔案分為街道辦事處、社區居委會、行政機關、企事業單位等多類;專業性檔案則分類、分部門收集，統一歸檔。衛健委負責標準十大類中愛國衛生組織管理、健康教育、公共場所、生活飲用水衛生、傳染病防治、病媒生物防制、社區和單位這些大類的檔案收集和歸檔;住建局負責市容環境衛生、城中村及城鄉接合部衛生這兩大類檔案的收集和歸檔，環保局負責環境保護類的資料收集和歸檔;市場監管局負責食品安全類檔案歸檔。同時，創建工作的照片、影像檔案須收集完整歸檔。各類創國衛照片要及時準確，如創國衛會議、重要領導講話、城中村整治、農貿市場整治、“五小行業”整治等照片的收集，要體現及時、真實、直觀。要做好檔案的數字化掃描工作，同步做好電子檔案的歸檔。創國衛資料要嚴謹、準確，上下對應，符合邏輯，有據可查。所有資料要有所依據，有出處、經得起推敲。一二三級檔案資料中出現的數據要上下統一，所陳述的內容須在二三級檔案資料中找到依據，檔案資料要如實反映創建工作的真實情況。完整的檔案才能充分體現出檔案記錄的優越性，準確的檔案才能更好地資證創國衛工作的開展，時效性能夠兼顧檔案收集的完整性和準備性。

（三）提升檔案驗收標準與要求的審定。對市級各部門、各單位提交的全市性創國衛專業檔案，市級層面的檔案專業人員須對其檔案和全面性、完整性、收集的內容、數據的邏輯性進行審定，且對歸檔的專業性進行審定。紙質檔案整理方面，規范文件性材料按正式紅頭文件收集整理、紙質文件按A4紙打印，要注意文件行文的規范，如成立各類工作領導小組、實施方案、制度等有關發文，要鑒別行文是否規范，注意體現文號、是否有簽發單位、責任者、簽發時間、單位印鑒、簽發份數等。要正確劃分檔案保管期限、合理組卷、規范擬寫案卷標題、文件標題，規范編寫卷內文件目錄、備考表等。照片檔案要彩色打印、均附注簡單說明，音像資料，編號貼簽單獨建檔等。同時，要確保檔案資料的真實性，即檔案管理要以事實為依據，檔案作為一種客觀的記錄，應當建立在尊重事實的基礎上;確保全市創國衛檔案資料的完整性與規范性。

（四）建立規范的檔案移交制度。創國衛資料檔案是城市四年創建工作的全貌反映，創建工作完成后，創國衛檔案資料要按照檔案館的要求，及時與檔案館對接，做好檔案規范的移交工作，同時做好電子檔案的移交。填寫創國衛檔案資料的移交登記，做好檔案的整理、排列、鑒定、編目、分類、裝具、統計等工作，按規范的移交制度進行移交，便于檔案的開發和利用，充分發揮其社會價值。

（五）強化檔案管理人員的專業素養。檔案人員綜合素養的提升是十分重要的。需要通過對檔案管理人員，進行系統化檔案專業知識培訓以及對創建國家衛生城市相關標準的詳細研讀，提升檔案人員的收集、整理專業能力。同時，要增強檔案管理人員的責任意識，提高檔案管理工作的質量。

四、結束語

在國家衛生城市檔案管理建設中，為了提高檔案管理工作的整體質量，應該將檔案資料收集的完整性與規范性作為重點，確定科學化的檔案管理工作，以保證創建工作的科學性、有效性。對于檔案管理者，應該逐漸提高自身的綜合素養，通過新技術以及新手段的運用，創新國家衛生城市檔案管理工作的方法，提高檔案管理的整體質量，保證創國衛工作的穩步、有效地進行。

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