事業單位檔案管理信息化建設對策研究

摘要：隨著信息技術的不斷發展以及人們認知水平的提高，我國在事業單位的檔案工作上已經取得了一定程度上的進步，工作效率得到提升，但同西方發達國家相比，我國檔案管理信息化建設程度是遠遠不夠的，仍需采取一些對策促進檔案管理工作更上一個臺階。本文針對目前事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題深入分析，并提出具有針對性的措施，希望能作為參考促進我國事業單位檔案管理工作發展。

關鍵詞：信息化建設;事業單位;檔案管理

1事業單位檔案管理信息化建設的作用

事業單位檔案管理信息化，就是事業單位檔案采用信息化管理方式，結合先進的信息技術，依托于專網管理平臺，對事業檔案信息資源進行融合共享管理，能夠實時準確通過專網為相關部門提供準確的數據信息。

1.1實現信息資源融合和共享，有效提高事業單位工作效率

傳統檔案管理模式，人工模式占用空間比較大、查詢的速度比較慢、檔案管理不暢，不能有效滿足工作需要。而檔案管理信息化能夠有效提高工作效率，更加快速地收集、編纂，實時實現信息資源的融合和共享。

1.2提高事業單位科學管理，節約人力資源

比較傳統的人工模式，需要人力資源相對較多，工作強度比較大，費時費力。而檔案管理信息化能夠實現對數據資源的信息管理，加強數據的重復利用，有效減少數據的重復錄入，有效實現資源的融合和共享，節省人力資源，降低工作人員的工作強度。

2事業單位檔案管理信息化建設的現狀

2.1對檔案管理信息化建設的重視程度不足

在事業單位中，有些主觀上認為抓好業務工作落實是主要任務，缺乏對檔案工作的重視，忽視檔案管理信息化建設的重要性，對于信息化管理工作不能給予全力的支持，致使檔案管理人員積極性不足，從而不能更好地開展管理工作，影響了檔案管理工作作用的發揮。

2.2對檔案管理信息化建設的基礎投入相對薄弱

有些事業單位對檔案管理硬件保障力度不夠，軟件系統不規范，有些事業單位里的信息化裝備版本陳舊，未能及時更換，無法形成合力的科學管理體系，不能更好地發揮信息化建設的功效。

2.3對檔案管理信息化的管理系統不夠完善

有些事業單位經常出現調出檔案不及時、檔案信息難以全面顯示等問題。導致出現信息化管理系統不夠完善、不夠全面的問題，這不僅與一些信息化裝備有關，也與有些事業單位中仍舊使用傳統的手動操作方式找檔案信息的管理模式有關，這此都是限制檔案資料信息化管理的因素。

2.4檔案管理信息化工作人員的素質還需提升

在事業單位中，有些檔案管理人員的素質水平較低，信息化業務能力儲備不足，對檔案資料方面的收集、整理、裝訂工作進展不到位，導致檔案信息采集、整理質量不高，經常出現操作失誤、導入信息及導出信息不夠及時，最終導致輸入時的初始信息出現誤差，導出時的信息也不夠完善甚至是錯誤的，這些事業單位就很難做到真正地信息化檔案管理。

3事業單位檔案管理信息化建設中存在的問題

3.1事業單位檔案信息化建設缺乏針對性

在某些事業單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經常出現檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內容上的應用也不是很理想，某些事業單位在通過局域網操作時往往需要儲存電子文件，在查詢資料時的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規范，文件往往不能分類儲存，在查找起來效率低下。

3.2事業單位檔案信息化建設缺乏安全性保障

某些事業單位會將普通檔案和特殊檔案混合在一起，極易造成重要文件泄露，這一現象必須引起事業單位的高度重視。但是由于信息化技術水平的限制，檔案管理工作的安全性仍是事業單位需要攻克的難關。另外在信息資料的公開審理過程中，很容易在瀏覽外網資料時遭到黑客入侵，嚴重威脅檔案安全。

3.3事業單位檔案管理人員專業水平較低

隨著我國市場經濟的不斷發展，人們面臨更多的職業選擇，專業水平較高的人往往會選擇更加充滿活力、更具挑戰性的工作，但事業單位的工作相對乏味，就導致很多人不愿意進入，因此缺乏專業性強、經驗豐富的員工。在這種情況下，事業單位的檔案管理工作的質量和效率都很低，嚴重影響事業單位的工作進度。另外，由于檔案管理人員的流動性較強，在記錄檔案時往往方法不一樣，極易造成信息混亂，使得檔案丟失。

4事業單位檔案管理信息化建設的可行性對策

4.1提高信息化建設的針對性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要將檔案管理的實用性考慮進去，為其提供充足的人力、物力、財力，強化檔案管理信息化網站的實用性。另外，事業單位的檔案信息管理網站為相關人員提供所需檔案管理工作，并且以網頁的形式建立，實現檔案管理的網上查找和信息化的使用，具有很強的現實意義。事業單位檔案管理信息化建設需要加強網頁式的服務建設，這對于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應時代發展潮流。與此同時，在檔案信息化建設過程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來。

4.2提高信息化建設的安全性

事業單位在進行檔案信息化建設時，必須要規范和完善檔案管理制度，并嚴格執行檔案管理工作的各個環節。需要注意的是，事業單位一定要規范使用員工檔案資料，強化工作人員對于檔案工作的掌握，促進檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應該采用硬件保護和軟件預防相結合的方式針對電腦病毒進行技術防護，同時構建檔案信息安全防護體系減少黑客入侵現象發生。目前應用的防火墻技術，即在檔案部門的內網和外網之間設置保護屏障的方式，在避免泄露內部信息的基礎上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術，如數字簽名、數字證書、加密技術等手段也在發揮著至關重要的作用。值得一提的是，事業單位各部門之間需達成統一標準，共同構建安全體系，降低安全風險。

4.3強化檔案管理人才的引進和培養

事業單位在進行檔案管理工作時，應該注重對于檔案管理人員的培養問題，采用分級管理培訓的形式，對員工進行指導和監督，并將工作安排細分，責任到人，高層員工要端正工作態度，提高專業技能水平，幫助工作任務順利完成。檔案管理工作是服務性質的工作，與此相關的工作人員都應該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

4.4建設檔案管理信息化工作網站

事業單位的檔案信息化建設要緊跟時代發展潮流，緊跟時代步伐，隨著計算機技術在其中的應用，檔案管理工作應更加準確、高效。除此之外，利用現代化的設備進行檔案保存實現了事業單位的無紙保存，節約了資源。建立檔案信息化網站為相關工作人員提供信息資料體現了信息管理便捷化的原則，同時網站式的服務利于信息更加方便的處理、及時的更新、快速大范圍的傳播等，促進檔案管理工作現代化發展。

結束語

事業單位的檔案管理信息化建設有利于事業單位長久健康發展，在信息化建設過程中，社會各界都應該積極響應，不斷推進檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發展，另外相關部門以及單位領導也要提高認知水平，吸引高素質的專業人才從事此類職位，將信息化建設工作落到實處。

參考文獻：

[1]?郭紀梅.事業單位人事檔案管理信息化建設途徑分析[J].才智，2019（19）：224.

[2]?劉兆麗.信息化背景下事業單位檔案管理工作創新探索[J].科技風，2019（13）：221.

作者簡介：郭曉霞，山西省忻州市定襄縣，專科，助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者單位：定襄縣人才交流服務中心）