淺談證券公司檔案的“單套制”與“雙套制”

馬香玲

【摘? 要】辦公流程自動化，業務辦理線上化，證券公司的互聯網+科技的發展路徑對檔案管理工作提出了新的挑戰，以往檔案管理工作主要將紙質檔案進行“單套制”歸檔即可，到現在紙質檔案與電子檔案“雙套制”歸檔，本文從檔案工作的實際出發，淺談證券公司檔案歸檔中的單套制與雙套制歸檔的具體模式的選擇。

【關鍵詞】證券公司;檔案管理;單套制;雙套制

引言

隨著信息技術日新月異的發展，互聯網在辦公、商務交易及交流中發揮著越來越重要的作用，證券公司在內部運營中依托OA辦公自動化、財務管理、人力資源管理等信息系統，逐漸形成無紙化辦公形態;在對外部的監管聯絡及業務展業中，依托于各類線上的業務系統、報送系統，實現了可以線上運營的模式，如通過即時通訊工具向客戶進行產品推介，通過監管系統報送文件數據，通過線上會議系統進行線上同業交流論壇，通過券商APP 實現客戶業務的線上辦理等。就目前的信息技術水平而言，券商可以實現的無紙化、非接觸式辦公及展業，那么，券商檔案管理模式應如何順應時代的發展趨勢？

1.信息技術、互聯網、法律及政策促使單套制歸檔的發展

《電子文件歸檔與電子檔案管理規范（GB/T 18894-2016）》中對電子檔案的定義為“具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件”，電子文件定義則是“國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄”。

信息技術開發出的各類系統及互聯網發展改變商業模式，以及法律、政策對電子簽章、電子合同、電子證照、電子會計憑證的效力的認可，使得電子文件單套制歸檔成為可能。除實現辦公無紙化外，券商紛紛將各自的線上APP 打造成為集開戶、交易、產品銷售、投教、資訊等多功能的運營平臺，通過線上APP，實現客戶業務辦理、交易全程線上化、不臨柜的無紙化交易。

2016年國家檔案局發布了《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，文中要求：在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點。電子檔案的“單套制”管理已在上海浦東自貿區成功試點，上海的證券公司自發的成立了“證券行業檔案工作協作組”，一家大型頭部券商已通過國家檔案局就數字化檔案館的驗收，并率先實現業務系統中客戶電子檔案即辦即歸的單套制歸檔。這樣的探索實踐，對整個證券行業起到了單套制歸檔的先鋒示范作用。

2.單套制與雙套制的選擇

單套制歸檔以前是指文書類檔案的純紙質歸檔，現在，單套制歸檔指的是電子文件單套制歸檔;雙套制歸檔是指同一份歸檔文件，保存一份電子版本的同時還要保存一份紙質版本。

檔案管理中電子文件單套制歸檔有著很多優勢，材料上，無紙化歸檔，環保;流轉中，可將辦公系統、業務系統與檔案系統對接，實現文件的線上流轉，提高歸檔的效率，且能實現即辦即歸。電子文件單套制歸檔的各種優勢之外，還存在一些不可避免的現實問題：

2.1待歸檔文件天然的紙質屬性

檔案具有留史、存憑作用，其中存憑對企業尤為重要。單純的電子文件的存憑證明力度不足，并且現階段，很多文件必須為紙質形式留存，如檔案的類別文書檔案中的合同需要保管紙質版文件，對外報送文件要求紙質紅頭文件加蓋公章;證券業務客戶檔案網上開戶之前均為紙質;投行、資管等項目資料須留存紙質項目底稿備查;監管機關重要事項的決定、批復均為加蓋機關印章的紙質文件;編制的檔案保管清冊、銷毀清冊均為簽字版紙質文件;司法機關的協查文件為紙質以及根據投資者保護的要求，70周歲以上老人及機構戶、產品戶辦理業務必須臨柜辦理，產生紙質檔案等情況，現實中，紙質文件的必須情況還很多，不一一列舉。

2.2法律制度上對電子簽名的效力的保留及歸檔形式的限制

2019年全國人大常委會修訂的《中華人民共和國電子簽名法》第三條規定：“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數據電文。當事人約定使用電子簽名、數據電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數據電文的形式而否定其法律效力。前款規定不適用下列文書：（一）涉及婚姻、收養、繼承等人身關系的;（二）涉及停止供水、供熱、供氣等公用事業服務的;（三）法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形。”，電子簽名并非所有事項均適用;2003年國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》規定：“電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔。”;2015年國家檔案局印發的《金融企業業務檔案管理規定》第十七條：“紙質和電子文件同步歸檔的，在文件內容、相關說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業務檔案，須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行。”

2.3電子檔案的信息安全與“四性”保障問題。

電子數據高度依賴軟件、系統生成、傳輸、存儲、流轉、遷移、讀取等，面臨系統安全等信息安全、泄密的問題。同時，電子文件容易被篡改，無法保障其完整性、真實性、有效性、可靠性。在單套制歸檔中，沒有紙質的檔案的支撐，電子文件單套制單軌制歸檔的存憑作用無法保障。

現階段，大部分券商還未實現所有辦公管理、業務流程線上化;法律對電子文件的效力有所保留;檔案存憑作用要求對重要文件必須保留紙質實體檔案;電子檔案面臨信息安全與信息真實性等問題。券商還不具備實現全面電子文件單套制單軌制的歸檔的條件。受制于上述因素，比較可行的辦法是采取雙套制雙軌制的模式，即紙質檔案紙質單套制歸檔，如司法凍結通知;涉及單純電子數據的檔案實施電子文件單套制歸檔，如系統日志、客戶電子檔案;對于既有電子文件又有紙質文件的檔案類別，如紙質合同及OA 電子審批單，采用電子文件打印后統一紙質歸檔。

3.“雙套制”歸檔實踐

根據相關研究者的調查研究，發現我國絕大多數機構把電子文件 （檔案）的安全幾乎寄托于以“雙軌制”或“雙套制”“77.6% 的機構完全或部分采用‘雙軌制，89.9% 的機構采用‘雙套制。

目前，本人所在的證券公司，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《電子公文歸檔管理暫行辦法》及《金融企業業務檔案管理規定》等法律法規、行政規章，結合公司的實際情況，制定了《檔案管理規定》《檔案分類方案》《檔案歸檔范圍及保管期限》《檔案整理細則》及《檔案利用實施細則》等具體的制度;根據歸檔文件的性質、來源將公司檔案一級類目分為：黨群檔案、管理類檔案、經營類檔案、證券業務類檔案、會計檔案、企業職工檔案、科技檔案、聲像檔案及實物檔案。

公司對于檔案的分類是基于以往的紙質檔案單套制檔案的工作經驗而編制。由于各類檔案類型中均有紙質與電子形式文件共存的情況，采取了折衷的雙套制檔案歸檔模式：將所有電子文件打印與對應或配套的紙質檔案進行整理，形成一件或一卷檔案，將全部的待歸檔文件整理完畢后，將所有整理后形成的紙質檔案進行數字化加工，形成一套紙質檔案實體檔案及一套對應的電子檔案系統的數字化檔案。紙質檔案用于存憑，數字檔案便于檢索、利用，雙套制的優越性可見一斑。

2019年建成的電子檔案系統，將檔案系統與OA辦公自動化系統對接，并將OA系統中的增加了用印文件及會議紀要上傳附件功能，借此，可以實現管理類文書檔案從生成、審批、制文、歸檔閉環的線上即辦即歸的歸檔工作，但因業務系統及其他財務、人力系統尚未全面對接檔案管理系統，未能形成全面的檔案流轉歸檔線上化，同時也面臨各業務系統中的電子文件、電子數據根據四性檢測要求及電子檔案規范的格式轉換問題。雖然建成電子檔案系統，為能實現即辦即歸，仍然采用年度后統一整理紙質檔案，數字化加工，錄入電子檔案系統的模式。電子檔案系統僅發揮了便于檢索、利用的功能，未能真正發揮即辦即歸的效用。

通過檔案服務外包形式，公司將18年的存量檔案進行了系統整理與數字化加工的工作，整理過程可以說過程是艱難的，效果卻不及預期。在國家數字化檔案館的號召下，檔案整理與數字化加工的外包服務企業如雨后春筍般應運而生，質量上參差不齊，整體從業人員水平較低，很多外包企業雇傭的整理人員為臨時招聘的社會閑散人員、退休人員，絕大多數未經過檔案基礎知識的培訓，亦無從業經驗。實踐中采用外包形式，檔案分類、組件及組卷工作的質量很難保證。如果券商是全面實現電子檔案單套制歸檔的話，歸檔工作即辦即歸，無需事后大量的紙質檔案整理及數字化加工工作，杜絕了外包整理的質量問題。由于雙套制歸檔，工作量大，整理及數字化加工外包工作成為不得而為的選擇。

縱觀行業，頭部券商的單套制歸檔僅就單個業務系統的電子文檔（數據）進行了歸檔，尚未實現整個全宗檔案的電子檔案單套制、單軌制歸檔。誠然，雙套制檔案的歸檔模式無疑進行了重復工作，降低了檔案工作的效率，浪費人力、物力、財力，但實踐中，就現今的法律、技術、與券商的經營管理實際，雙套制檔案歸檔模式確實有其存在的必要，不可“一刀切”的被拋棄。

參考文獻

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[2]國家檔案局.國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》[EB/OL].2016-04-07[2017-06-11].

http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

[3] 馮惠玲 ， 趙國俊.中國電子文件管理：問題與對策 [M]. 北京： 中國人民大學出版社，2009：28，27.