高校學(xué)生管理工作信息化建設(shè)存在的問題及其對策

劉奇志

摘 要 高速發(fā)展的信息技術(shù)在高等院校的學(xué)生管理工作中，可以為師生雙方提供便捷的數(shù)據(jù)管理方式以及良好的溝通和反饋，這種信息化的管理方式能夠極大地提高學(xué)生管理工作的效率。但系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和設(shè)計(jì)、開發(fā)及使用效率低下以及沒有合理的績效評價(jià)機(jī)制等問題，導(dǎo)致信息化系統(tǒng)在學(xué)生管理工作中難以取得良好的效果。

關(guān)鍵詞 高校 學(xué)生管理 信息化 問題 對策

Abstract The rapid development of information technology in the management of students in colleges and universities can provide teachers and students with convenient data management and good communication and feedback， which can greatly improve the efficiency of student management. However， the lack of unified planning， design， development and use of the system is inefficient， and there is no reasonable performance evaluation mechanism， which makes it difficult for the information system to achieve good results in the management of students.

Keyword colleges and universities; student management; promotion of information technology; problem; countermeasure

0 引言

高等院校在開展學(xué)生管理工作時(shí)可以利用信息化技術(shù)在學(xué)生的學(xué)籍管理、安全保衛(wèi)、招生就業(yè)、考試管理等多個(gè)方面提高工作效率。但是，理念方面的缺失以及資金技術(shù)投入不足等情況導(dǎo)致高校在信息化建設(shè)方面暴露出缺乏統(tǒng)一規(guī)劃、開發(fā)及使用效率低下等問題，只有分析原因并找到對應(yīng)的措施才能為師生提供更好的信息化服務(wù)。

1問題分析

1.1 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

高等院校通過信息化、數(shù)字化的方式開展學(xué)生關(guān)注力工作可以數(shù)據(jù)的填寫、保存以及更新等方面取得良好的便捷性，同時(shí)學(xué)生也可以通過信息化的平臺(tái)與老師以及學(xué)校的其他管理部門建立良好的溝通和反饋機(jī)制。但是高等院校在學(xué)生管理工作的信息化建設(shè)方面常常因?yàn)槿狈y(tǒng)一規(guī)劃而造成不同學(xué)院以及不同部門之前獨(dú)立開發(fā)與維護(hù)的局面。這種各自為戰(zhàn)的建設(shè)方式導(dǎo)致其開發(fā)的信息化系統(tǒng)在頁面樣式、代碼風(fēng)格、各部分之間的關(guān)聯(lián)度以及數(shù)據(jù)共享等方面都難以取得良好的效果。學(xué)生管理工作涉及招生就業(yè)、學(xué)籍管理、教學(xué)管理、黨建團(tuán)建等眾多方面因而需要信息化管理系統(tǒng)能夠?qū)⒍喾N管理功能集成在一起。缺乏統(tǒng)一規(guī)劃必然會(huì)導(dǎo)致最終開發(fā)的系統(tǒng)在浪費(fèi)大量人力及物力的情況下還不能取得良好集成性和兼容性。[1]

1.2 不能完全滿足使用需要

其一，高等院校在發(fā)展過程中往往由于招生規(guī)模的變化、人才培養(yǎng)方向的調(diào)整以及學(xué)生管理方法的變化等原因逐漸產(chǎn)生出新的應(yīng)用場景。如果不對學(xué)生的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和改造就難以有效地適應(yīng)學(xué)生管理工作的變化及其新的應(yīng)用場景。不少學(xué)校在信息系統(tǒng)建設(shè)完成之后就在后續(xù)的升級改造方面缺乏足夠的動(dòng)力，從而造成其系統(tǒng)不能完全滿足使用的需要。其二，有些高等院校在信息系統(tǒng)的開發(fā)和升級過程中沒有對各個(gè)部門的管理需求進(jìn)行充分調(diào)研進(jìn)而造成其系統(tǒng)設(shè)置的場景不能完全滿足現(xiàn)實(shí)需要 。[2]

1.3 開發(fā)及利用效率低下

學(xué)生管理信息系統(tǒng)的建設(shè)需要開發(fā)人員在進(jìn)行充分的需求調(diào)研之后對其系統(tǒng)進(jìn)行整體的規(guī)劃從而促進(jìn)系統(tǒng)的開發(fā)機(jī)維護(hù)效率。但是各個(gè)部門各自為政的情況導(dǎo)致其開發(fā)的系統(tǒng)在學(xué)生信息方面不能實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，極大地降低了軟件開發(fā)的效率且在后期使用和維護(hù)中也非常不方便。例如，不同部門開發(fā)的系統(tǒng)往往都需要在學(xué)生登錄上去之后對其身份信息進(jìn)行識(shí)別，如果每一個(gè)部門都建立一個(gè)自己的學(xué)生身份信息的數(shù)據(jù)庫以及身份識(shí)別方案就會(huì)造成資源的浪費(fèi)和效率的低下，完全可以讓各個(gè)部門公用一套身份信息的存儲(chǔ)系統(tǒng)且每次識(shí)別學(xué)生身份時(shí)都從這一套系統(tǒng)中讀取數(shù)據(jù)。

1.4 缺乏信息保護(hù)

理念及制度方面的缺失導(dǎo)致不少高校在信息化建設(shè)過程中沒有將學(xué)生信息的保護(hù)當(dāng)作一個(gè)重要的設(shè)計(jì)考量。例如，在信息化建設(shè)的過程中沒有將系統(tǒng)的安全防護(hù)水平進(jìn)行有效的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，而僅僅是依靠一些非常常規(guī)的安全防護(hù)措施來維護(hù)網(wǎng)站的安全及學(xué)生的信息，而這種程度的安全防護(hù)水平對于一些網(wǎng)絡(luò)黑客難以起到有效的防護(hù)。另外，有些系統(tǒng)在開發(fā)過程中沒有根據(jù)用戶的角色設(shè)置合理的權(quán)限從而也有可能造成學(xué)生的信息泄露。此類問題的發(fā)生并不是因?yàn)榧夹g(shù)上達(dá)不到，最主要的問題是在相關(guān)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)階段沒有將其考慮進(jìn)去。 [3]

1.5 缺乏績效評價(jià)

有不少學(xué)校在開展學(xué)生工作的信息化管理時(shí)沒有對系統(tǒng)的效率以及師生的使用情況進(jìn)行有效的績效評價(jià)，這種管理模式會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的使用情況得不到有效的反饋且其后續(xù)的維護(hù)和升級也會(huì)因此而失去目標(biāo)。通過績效評價(jià)的方式對信息系統(tǒng)在學(xué)生管理工作中發(fā)揮的作用進(jìn)行考核并以此為根據(jù)對系統(tǒng)進(jìn)行升級或者優(yōu)化是非常重要的管理措施。

2對策措施

2.1 理念更新

高等院校的管理者在主持信息系統(tǒng)的開發(fā)及維護(hù)過程中應(yīng)該從長遠(yuǎn)的角度出發(fā)對系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行有序地規(guī)劃，并且從觀念上對學(xué)生管理工作的信息化建設(shè)提高認(rèn)識(shí)。首先，學(xué)生管理工作涉及學(xué)籍管理、教學(xué)管理、安全保衛(wèi)、黨建團(tuán)建、招生就業(yè)等多個(gè)方面，學(xué)校在進(jìn)行信息化系統(tǒng)的建設(shè)過程中應(yīng)該從全局出發(fā)對系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌設(shè)計(jì)和規(guī)劃從而避免各個(gè)部門各自開發(fā)造成的資源浪費(fèi)、功能重疊、兼容困難等問題。其次，在信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中應(yīng)該通過充分的調(diào)研來設(shè)計(jì)出符合實(shí)際需要的場景并在學(xué)生信息的保護(hù)以及系統(tǒng)績效評價(jià)方面進(jìn)行足夠的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。最后，隨著學(xué)校招生規(guī)模的擴(kuò)大、管理方法的變化以及其他情況的發(fā)生，信息化系統(tǒng)可能不能夠完全適應(yīng)這些變化進(jìn)而對學(xué)生管理工作的開展造成負(fù)面影響，因而需要在后續(xù)的管理中不斷對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級 。[4]

2.2 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)

在高校學(xué)生管理工作的信息系統(tǒng)建設(shè)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不同學(xué)院、不同部門之間各自開發(fā)自己的系統(tǒng)且相互之間在信息共享、系統(tǒng)兼容方面做得都比較差。這一問題的解決不僅需要學(xué)校的管理者改變原來的工作理念，還應(yīng)該設(shè)立專門的組織機(jī)構(gòu)對相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理從而做到工作職責(zé)落實(shí)到人。首先，學(xué)校可以根據(jù)自身的情況成立專門的工作組織來具體負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)的信息收集、系統(tǒng)設(shè)計(jì)，不同部門以及不同的學(xué)院里也應(yīng)該由專人對各自的學(xué)生管理需求進(jìn)行匯總和分析并上報(bào)到校級的工作組。將建設(shè)工作統(tǒng)一到一個(gè)組織機(jī)構(gòu)下來管理有利于將后續(xù)的設(shè)計(jì)和開發(fā)工作進(jìn)行統(tǒng)一安排。 [5]

2.3 優(yōu)化流程

通過信息系統(tǒng)管理學(xué)生工作實(shí)際上就是將工作內(nèi)容以流程化的形式內(nèi)嵌在軟件系統(tǒng)中。一方面，系統(tǒng)設(shè)計(jì)得過于復(fù)雜會(huì)導(dǎo)致管理者和學(xué)生在使用過程中難以獲得良好的體驗(yàn)進(jìn)而有可能降低系統(tǒng)的使用率。另一方面，系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)如果不能完全滿足管理工作的需要也可能造成系統(tǒng)作用效率的下降。從軟件設(shè)計(jì)和開發(fā)的角度來看，對系統(tǒng)的流程進(jìn)行優(yōu)化既可以降低開發(fā)和維護(hù)的成本又可以為師生提供良好的使用體驗(yàn)。例如，在業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)中盡可能對不同部門、不同院系的共性進(jìn)行提煉從而有助于設(shè)計(jì)出信息共享的系統(tǒng)，如果各個(gè)部門和院系都提出一套功能差異很大的業(yè)務(wù)需求就會(huì)大大增加系統(tǒng)的復(fù)雜性并對維護(hù)升級工作形成挑戰(zhàn)。

2.4 技術(shù)支持

首先，信息化水平的提高需要學(xué)校在相關(guān)的硬件方面給予足夠的投入。例如，有些學(xué)校在飯卡充值的過程中還需要相關(guān)人員收取現(xiàn)金然后再通過機(jī)器讀卡充值，學(xué)校可以從商業(yè)公司中尋求更好的、更加便捷的解決方案，可以將微信、支付寶之類的無現(xiàn)金支付方式引入到相關(guān)的充值活動(dòng)中從而避免學(xué)生排隊(duì)的問題。其次，有些高等院校本身具有很強(qiáng)的理工科專業(yè)優(yōu)勢因而可以將其自己研發(fā)的技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校的信息化建設(shè)中。例如，學(xué)校可以利用自行開發(fā)或者商業(yè)公司開發(fā)的物料網(wǎng)技術(shù)在學(xué)校的食堂管理、圖書館管理、宿舍樓安全管理方面發(fā)揮作用。最后，在學(xué)校的各種宣傳工作中就可以利用現(xiàn)在非常流行的新媒體技術(shù)來開展工作。

2.5 開展績效評價(jià)

開展績效評價(jià)是檢驗(yàn)高校的信息化系統(tǒng)是否能夠滿足學(xué)校發(fā)展的需要以及開展學(xué)生管理工作的需要。第一，在績效評價(jià)中首先要將信息化系統(tǒng)中的基礎(chǔ)設(shè)施使用情況作為一個(gè)重要的評價(jià)指標(biāo)。例如，校園網(wǎng)的覆蓋率、網(wǎng)絡(luò)故障率、網(wǎng)絡(luò)速度以及信息系統(tǒng)在學(xué)生管理工作中的覆蓋面和普及率等。第二，學(xué)校應(yīng)該對信息系統(tǒng)在學(xué)生管理工作中的使用情況進(jìn)行全面的評估，最主要的是通過績效評價(jià)活動(dòng)對其在日常管理中發(fā)揮的作用以及存在的不足進(jìn)行全面的把握進(jìn)而對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化進(jìn)而避免其淪為一個(gè)華而不實(shí)的工具。

3 結(jié)束語

社會(huì)進(jìn)步的發(fā)展方向決定了高等院校必須重視利用信息化技術(shù)來開展學(xué)生管理工作，日常的學(xué)生管理工作中暴露出信息化系統(tǒng)在統(tǒng)一規(guī)劃、實(shí)用性、信息共享等方面還存在一些問題，因此需要從思想觀念、組織制度、流程設(shè)計(jì)等方面對其進(jìn)行優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

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