無紙化辦公模式下醫院檔案管理新探索

盧靜

隨著時間的推移和時代的不斷改革創新，我國的社會經濟得到了良好的發展，與此同時，時代發展對于各項社會工作也提出了嶄新的且更高的要求，其中之一就是醫院中的檔案管理工作，傳統的檔案管理工作內容繁瑣，紙質的檔案也比較容易出現損失、損毀等等現象，在這種情況之下，醫院檔案管理中的無紙化辦公模式已經是必然的一種發展趨勢了，其對于醫院的檔案管理工作而言是一種比較大的提升。故此，在本文中就將對無紙化辦公模式下醫院檔案管理創新發展進行相關的研究和分析，其主要目的在于提升醫院檔案管理工作的質量和效率。

一、前言

對于醫療機構來說，檔案記錄著醫院發展歷史，對于醫院的實際管理工作具有著重要的意義，而且現如今的時代是一個高速發展的信息時代，各種信息化技術手段已經在社會工作當中進行了有效的應用，這也是無紙化辦公模式得以誕生的主要原因之一，因此，當代醫院的檔案管理工作需要對無紙化辦公模式進行有效的應用，這也是環保辦公的一種外在表現。所以，在接下來的文章中就將對無紙化辦公模式下醫院檔案管理改革創新工作進行詳盡的闡述，并且針對無紙化辦公模式的應用也會提出一定的具有建設性的意見或者對策。

二、無紙化辦公模式概述

所謂的無紙化辦公模式，顧名思義就是在實際的辦公工作當中不需要紙張來完成各項工作，這一工作模式需要硬件、軟件以及通信網絡和工作人員的配合工作，這樣在無紙化辦公模式應用的過程中才能達到一種最佳的工作體驗。這一模式不需要使用傳統辦公的紙張，因此能夠大量的減少紙張的使用，在環保方面的作用是比較明顯的。無紙化辦公模式還能夠倡導環保辦公的理念進行傳播，同時這也預示著現代辦公模式的來臨，對于醫療機構的辦公工作能夠起到非常重要的促進作用，因此，在后續的醫院檔案管理工作的創新改革工作當中，需要重視無紙化辦公模式的應用。

三、無紙化辦公模式下醫院檔案管理工作創新改革

就目前來說，在醫院的檔案管理工作當中只運用無紙化辦公模式還是比較難以實現的，在這種情況下，就需要將無紙化辦公模式與傳統的檔案管理工作模式進行融合，這樣才能醫院的檔案管理工作質量和效率得到提升;

（一）提高醫院檔案管理人員的思想認知

宏觀的角度上來說，無紙化辦公模式下醫院檔案管理創新改革，對于檔案管理工作人員素質方面的要求是比較高的，在技術層面需要其既能夠掌握無紙化辦公模式技術也需要能夠掌握傳統的檔案管理技術，在意識層面需要檔案管理工作人員具有足夠的思想認知。但是在現如今的醫院當中，其檔案管理工作人員的管理意識比較單薄，長期采用的傳統的辦公模式，整體上不利于無紙化辦公模式的應用。所以，醫院需要提升檔案管理工作的重視程度，在實際的工作過程中需要提升檔案管理工作人員的思想認知，使其在后續的工作過程中能夠徹底的解放思想，接納并且利用無紙化辦公模式，使得傳統檔案辦公模式可以與無紙化辦公模式共存，二者共存的階段也可以視為是一種過度階段，以此使得醫院檔案管理工作朝向現代信息化的方向進行發展;

（二）完善安全管理體系保障信息檔案安全性

由于信息技術發展方面的限制，無紙化辦公模式在醫院檔案管理工作應用過程中產生的信息化檔案的安全性還是不足的，例如在實際的應用中經常性的發生信息化檔案被修改和損毀的情況，此時傳統的檔案管理中的紙質信息檔案發生遺失情況之下，就會影響醫院檔案的完整性，檔案管理工作也就失去了其意義所在。因此，無紙化辦公模式下醫院檔案管理工作中進行應用，需要完善安全管理體系，使得信息化檔案的安全性能夠得到有效的保障，譬如檔案管理工作人員在實際的工作過程中，無論是原始信息還是原始檔案，都需要做好備份工作，對于信息化檔案內容還需要設置防護措施，例如設置二級密碼等等，防止信息化檔案出現損毀現象。除此之外，還需要設定具體的工作實施方案和應急預案，這樣當發生意外情況時就能夠及時的進行處理，避免出現更大的檔案損失。在計算機客戶端方面需要選擇合理的殺毒軟件，定期對檔案管理系統進行檢查，避免潛在因素影響醫院檔案管理系統的安全性;

（三）建立兼職檔案員制度確保檔案資料及時歸檔

眾所周知，醫院當中的部門類型是非常多的，因此產生的檔案在類型和數量上都是比較多的，在這種情況之下，醫院的檔案管理工作光依靠醫院的綜合檔案工作室進行收集和整理的難度是非常大的，這一情況不進行處理會使得醫院檔案的完整性遭到破壞。而無紙化辦公模式在其中的應用，使得醫院檔案管理工作的便捷性提升了非常多，所以為了最大程度的保證醫院檔案管理工作完整新和降低檔案工作室的負擔，可以建立兼職檔案員制度，其在實際工作過程中負責本科室的檔案資料的收集和整理，不同科室都按照兼職檔案員制度進行工作，那么對于無紙化辦公模式與傳統辦公模式并存的醫院檔案管理工作來說是一種巨大的提升，對于醫院目前和未來的發展都具有重大意義。

（四）提升醫院檔案管理工作人員綜合素質

在前文已經進行了一定的提及，無紙化辦公模式下醫院檔案管理工作當中的應用對于工作人員的要求是比較高的，因此，醫院需要提升檔案管理工作人員的綜合素質。首先，需要提升檔案管理工作人員的計算機專業技術和理論知識，在必要的情況之下，可以對工作人員進行專業的培訓工作，以此來促進檔案管理工作水平的提升;其次，需要定期召開檔案員工作會，針對工作當中存在的問題和阻礙，進行探討并且采取有效的措施將其進行解決;最后還需要定期舉辦檔案管理業務交流會，學習先進的無紙化辦公模式的經驗和做法，這樣能夠使得無紙化辦公模式的應用更加符合醫院工作方面的需求。

（五）加大硬件投入確保檔案管理工作質量

無紙化辦公模式需要很多的計算機硬件設備，因此進行這一模式的運用，醫院自身需要加大硬件方面的投入，例如先進的計算機、掃描機以及打印機等等，醫院檔案管理工作人員熟練進行應用之后，就能夠使得無紙化辦公模式與傳統的檔案管理工作模式共存了。

四、無紙化辦公模式在醫院檔案管理工作中進行應用的優勢

首先，無紙化辦公模式的應用能夠為醫院檔案管理工作節省儲存的空間，傳統的檔案管理工作多數都是紙質檔案，因此就需要比較多的空間，但是無紙化辦公模式中主要都是信息化檔案資料，占用的空間非常小，往往只需要U盤或者是硬盤即可。

其次，檔案之所以稱之為“檔案”，其在歷史方面的價值是比較高的，因此就需要永久進行保存，而傳統的紙質檔案是做不到永久保存的，而無紙化辦公模式的運用，能夠對其進行信息化管理，避免了檔案原件丟失的風險，而且最重要的一點是能夠永久進行保存。

最后，無紙化辦公模式的應用能夠便于相關的工作人員進行整理和保存工作，傳統的紙質檔案，無論是保存、整理、查詢等等操作都是比較繁瑣的，需要付諸大量的人力、物力，但是無紙化辦公模式的應用，檔案管理工作開始向信息化的方向進行發展，整理和保存在計算機客戶端就能夠進行操作，這對于醫院的檔案管理工作是非常大的一種提升。

五、結語

綜上所述即為無紙化辦公模式下醫院檔案管理工作創新改革的相關研究和分析了，隨著時間的推移，傳統的紙質化檔案管理工作已經不能滿足醫院發展的需求了，因此無紙化辦公模式也是醫院檔案管理工作的一種必然發展趨勢，當然在這一過程中也需要相關的工作人員進行不斷的優化和完善工作。（作者單位：寶雞市婦幼保健院）