檔案管理信息化的科學發展路徑與創新研究

廖世紅

摘 要：隨著信息技術的高速發展，檔案管理問題也引起了相關人士的廣泛的關注，信息化已成為發展的必然趨勢。隨著社會的發展，檔案管理水平需要不斷提高。與此同時，效率也有待提高。為了實現這一目標，檔案管理機構必須在管理過程中運用高科技設備和技術。為了使信息管理更加科學有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本研究圍繞信息化在檔案管理中的作用，探討信息化過程中存在的問題，并提出可行性建議。

關鍵詞：檔案管理;信息化;發展路徑;創新研究

隨著信息資源的不斷增多，讓行政事業單位陷入了機遇和挑戰并存的局面，傳統的檔案管理已無法讓行政事業單位的實際發展需求得到滿足，嚴重影響了檔案管理的有效性。所以，行政事業單位需對檔案管理信息化建設引起重視，充分認識到檔案管理信息化建設的重要性以及檔案管理中存在的問題，并結合實際制定科學有效的策略，進而提高檔案管理信息化建設的有效性，充分發揮檔案管理的實際作用和價值。

1 檔案管理信息化建設的意義

檔案信息是一種非常重要的信息資源，網絡信息技術工具的涌現使人們的生產生活發生了很大的改變，同時也有效推動和提高了檔案管理工作效率。檔案管理信息化建設和發展是時代發展的需要，是實現數字化辦公的迫切需求。

1）有助于檔案管理工作更加成熟和完善。傳統檔案管理模式主要為紙質媒介，有諸多弊端存在，無法讓檔案管理工作的開展需求得到滿足。而實施檔案管理的信息化，讓檔案管理方式從傳統的紙質文件管理模式向電子文件管理模式轉變，降低了信息的空間占有率，并促進了檔案管理工作效率的提高。

2）有效提高檔案管理的效率。構建以互聯網信息技術為代表的檔案管理模式，使檔案管理和信息技術有效融合起來，實現了以電子信息技術為載體的管理模式，有效提高工作效率。在信息技術模式下，檔案管理工作能夠使得信息資源的共享成為現實，同一份資料可以突破時間、地點的限制供多人查看，借助于網絡工具，檔案資料的傳輸和接收也變得更快，能夠有效提高信息資源的利用率，實現信息資源共享，提高管理效率。

2 現階段我國檔案管理信息化發展中的問題

1）檔案管理的安全意識對其創新性造成了一定的阻礙。無論哪個時期，檔案管理都具有重要的意義，不同的歷史時期具有不同的功能。傳統的檔案管理模式逐漸被淘汰，現代化的檔案管理模式正在不斷完善。我們要看到信息化處于飛速發展之中，檔案管理事業則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發展。可見，檔案管理雖然處于信息發展階段，但仍有許多問題亟待解決。由此可知實現檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創新與傳統檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現這一目標的難度較大，這對我國現階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

2）檔案管理信息化專業人才不足。檔案管理信息化發展和建設，需要專業的技術人才進行管理。但是很多單位都忽視了人才培養工作，檔案管理的工作人員計算機水平不高，專業化水平不夠，很難發現網絡社會下各種潛藏的問題，其專業素養有待加強。如果檔案管理人員的專業技術不過關，綜合素養不高，那么在面對一些網絡病毒時，就無法及時處理，很有可能造成內部的網絡癱瘓，更有甚者還有可能導致一些核心的數據資料丟失，給單位造成一些無法挽回的損失，影響單位的經濟效益。為此，為更好地應對和處理網絡環境中各種不安全的因素，在信息化檔案管理建設過程中，應注重引進和培養專業的技術人才，不斷強化檔案管理工作人員的網絡安全意識，有效識別和應對檔案管理中的各種風險，從而推動單位的有序經營和發展。

3）檔案管理應對電子政務更高要求的挑戰。電子政務建設正處于關鍵時期。從內容上看，其復雜性較高，具有鮮明的時代特征。但要認識辦公自動化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國的電子政務系統不是獨立存在的，而是與互聯網接軌的。功能性較強，能夠滿足社會和公眾服務的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統應用目標則是建立在政府專用的網絡之上，服務也只限于自身業務。而電子政務則以計算機網絡為媒介，其目標是為社會和公眾服務。電子政務系統是由多個系統共同組成的，檔案管理系統是不可缺少的重要環節。由此可知電子政務是檔案管理信息系統的構建的基礎。與傳統檔案管理信息系統相比較后確定了檔案管理信息化系統建設的內容，必須要處理好以下兩個方面：（1）安全系統。要增加相的功能，可授權和信任模塊是必不可少的。（2）建立自動備份系統。為了避免出現信息丟失的情況，包括電子檔案在內的所有檔案內容都要備份，即使網絡和數據庫出現故障，信息也不會丟失。

3 加強檔案管理信息化建設的路徑

1）加強檔案數字化資源建設。為了把高質量的信息化服務提供給社會和需要者，對于檔案數字化資源建設工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎軟硬件設施必須要完備，并且把現代多媒體、3D等高科技技術應用于其中，使紙質檔案信息資料逐漸實現電子化，并構建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網絡平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

2）提高檔案管理人員專業水平。檔案管理工作歸根到底也是對人的管理工作，檔案管理工作人員的專業水平直接影響著檔案管理效率。單位可以綜合考慮檔案管理工作的開展需要，結合自身工作的實際情況，定期對檔案管理工作人員開展業務培訓，進行不定期的測試和考核，從而充實和提高檔案管理工作人員的水平，全面提高檔案管理工作人員的綜合素養。在培訓過程中，管理層可以邀請那些行業內的專業人才開展講座，也可以選擇單位內部那些經驗豐富的員工進行分享，幫助更多的檔案管理工作人員處理檔案資料收集和管理過程中的各種難題，繼而提高管理人員的專業化水平。學習借鑒、取長補短，并以此為契機，不斷提高檔案管理人員的思想認識，創新工作形式，有效提高檔案管理工作人員的專業素養。除此之外，單位內部還要建立相關的檔案管理約束制度，用來指引和規范檔案管理工作人員的行為，營造一個良好的工作環境，進一步提高檔案管理的效率。

3）搭建檔案管理信息化平臺。新時期，檔案管理工作若要真正實現信息化，則需依賴于信息化平臺建設，因此在建設過程中需要做好以下幾點：第一，硬件建設。各行政事業單位在發展過程中能夠借助自身已有的管理平臺，開發出既統一且又相對獨立的檔案管理功能模塊，充分結合檔案管理職能和流程特點有針對性地設計功能模塊，并立足于業務發展需求建設合理化硬件，在實踐過程中完善和升級硬件環境，如此方可把系統平臺的價值充分發揮出來，讓檔案管理信息化建設真正落到實處。第二，資源整合。在將硬件建設做好后，信息化建設過程中另一項重要內容就是資源整合，若要使這一點成功實現，就必須借助相關管理軟件，諸如 ERP、EDP 等。因此，除了硬件建設，軟件建設也必不可少，檔案管理人員可以此為著手點來實現信息化建設目標。

綜上所述，檔案管理信息化直接關系到各行政事業單位的發展，所以各行政事業單位需高度重視檔案管理信息化建設，并進一步加強檔案信息化建設，從而保證各行政事業單位檔案管理工作的順利進行，充分發揮檔案的價值。

參考文獻

[1]姚保華.加快企業檔案管理信息化建設的方法分析[J].企業改革與管理，2017.

[2]方楠.事業單位檔案管理信息化建設問題研究[J].辦公室業務，2013（9）：94.