基于大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

張桂芝

摘 要：檔案是企業(yè)管理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在當(dāng)前時代背景下，信息化技術(shù)應(yīng)用極為廣泛，數(shù)據(jù)流量海量增長，形成了大數(shù)據(jù)趨勢，在給企業(yè)帶來沖擊的同時也存在著機(jī)遇，企業(yè)應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，深入應(yīng)用信息化技術(shù)，通過大數(shù)據(jù)分析來進(jìn)行更加高效化、精細(xì)化、高質(zhì)量化的企業(yè)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。本文針對現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部檔案信息建設(shè)中存在的問題進(jìn)行研究分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;信息化管理系統(tǒng);存在的問題;具體措施

1 推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢

隨著部分企業(yè)逐漸推進(jìn)檔案信息建設(shè)的開展，該部門在進(jìn)行辦公時，有著科技系統(tǒng)強有力的支撐，在進(jìn)行檔案信息的收集、歸納、篩選等方面可以采用新型信息技術(shù)來完成工作，可以有效的減輕工作人員的工作壓力[1]。同時因現(xiàn)代技術(shù)員的操作較為簡單且精確，可以有有效的提高工作效率，為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。

2 大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中存在的缺陷

2.1 電子檔案信息安全性較低

因企業(yè)內(nèi)部中都具有較為機(jī)密的文件，該文件涉及公司現(xiàn)階段的發(fā)展以及未來的規(guī)劃，因此需要制定較為完善的檔案信息管理模式，才能保證該文件的安全性。但是目前我國還沒有設(shè)計出性能較高的電子檔案管理技術(shù)，而且該文件的傳輸方式還是需要通過第三方軟件來進(jìn)行的，所以很難確保檔案信息傳輸以及保存過程中的安全性。比如，我國大多數(shù)企業(yè)在進(jìn)行文件傳輸時，較多的使用QQ、郵箱、微信等軟件，若該軟件的密碼泄露或者被竊取的話，都會給該企業(yè)的經(jīng)濟(jì)造成較大的影響，而且企業(yè)內(nèi)部的信息部門無法對該第三方軟件的安全性進(jìn)行加強防護(hù)作業(yè)，所以無法保證檔案信息的安全[2]。同時，部分企業(yè)為了竊取到同行的機(jī)密文件都會聘請黑客對同行業(yè)的系統(tǒng)進(jìn)行入侵，因此提高電子信息檔案的安全性已經(jīng)迫在眉睫。

2.2 企業(yè)內(nèi)部缺乏信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)

隨著我國科學(xué)不斷的發(fā)展進(jìn)步，逐漸趨向信息化發(fā)展。目前部分企業(yè)已經(jīng)將信息化技術(shù)融入到企業(yè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)中，但是因我國的信息化建設(shè)還在逐步發(fā)展階段，其體系還存在較多的問題有待完善。同時因每個企業(yè)的規(guī)劃和需求以及涉及的領(lǐng)域都是不同的，在管理上未能有較為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并沒有進(jìn)行有效的溝通與交流，從而無法實現(xiàn)資源共享化和整體的統(tǒng)一性，限制了信息化建設(shè)在企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)中發(fā)揮有效的價值，影響了我國企業(yè)內(nèi)部檔案科學(xué)信息化發(fā)展的進(jìn)程[3]。

2.3 建設(shè)企業(yè)檔案信息化的成本相對較高

企業(yè)內(nèi)部所想促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，就必須在前期購買大量的電子機(jī)械設(shè)備，而且還需要招聘具有該方面知識的專業(yè)性人才，并根據(jù)企業(yè)的需求對該部門的員工培訓(xùn)相關(guān)的企業(yè)文化以及企業(yè)內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)體系。同時該部門需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃進(jìn)行研發(fā)，從而才能跟著企業(yè)發(fā)展的步伐制定較為相符合且完善的檔案信息管理系統(tǒng)[4]。其次該部門還需將企業(yè)內(nèi)部原有的紙質(zhì)版檔案快速的轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案版本，將電子檔案數(shù)據(jù)庫賦予多樣化模式。因該過程需要大量的人力、物力、財力以及較多的時間，其所需的成本對公司會造成壓力。

2.4 對檔案信息資源的開發(fā)和利用不夠充分

據(jù)調(diào)查了解，我國部分企業(yè)對檔案信息的安全性較為不重視，對公司的運營以及經(jīng)濟(jì)提升投入大部分的精力，因此導(dǎo)致檔案信息化未能得到有效的利用，從而不利于企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源作業(yè)的開展。同時在企業(yè)未來發(fā)展的規(guī)劃方面，也沒有檔案信息資源的發(fā)展方向的方案，大部分的企業(yè)對檔案規(guī)劃還停留在較傳統(tǒng)的方案中，未能緊緊跟住時代發(fā)展的步伐，不利于現(xiàn)代信息化檔案信息的發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的強化措施

3.1 完善企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)

若想實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化模式，企業(yè)需根據(jù)實際情況對原有的模式進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，在企業(yè)內(nèi)部并建立較為完善的檔案信息系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)的整體目標(biāo)以及管理環(huán)節(jié)的流程進(jìn)行明確化。同時，企業(yè)需要運用現(xiàn)代化技術(shù)手段，對內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范，技術(shù)部門需對管理軟件的開發(fā)加強重視，從而可以緊跟時代的步伐進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)[5]。其次，企業(yè)還需制定規(guī)范的管理制度，對機(jī)密文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理，并結(jié)合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實力以及根本需求合理的購買該方面的軟件。

3.2 企業(yè)內(nèi)部需嚴(yán)格制定企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展對檔案信息化管理較高，因此企業(yè)內(nèi)部必須加強重視檔案信息化的規(guī)范性，這就需要結(jié)合企業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r以及內(nèi)部相關(guān)規(guī)程，設(shè)計有效且可行性較高的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在對企業(yè)檔案信息進(jìn)行管理時，內(nèi)部信息的整理、儲存、傳輸?shù)榷家獓?yán)格按照行業(yè)內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行作業(yè)，并對電子檔案內(nèi)的信息及時進(jìn)行有效性的整理篩選，從而可以給企業(yè)后期的工作的順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)，進(jìn)而有效的提高該企業(yè)的檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的整體水平[6]。

3.3 注重企業(yè)檔案信息化建設(shè)的安全性

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的開展過程中，需根據(jù)現(xiàn)階段存在的問題進(jìn)行不斷的改進(jìn)，從而提高企業(yè)內(nèi)部檔案文件的安全性。企業(yè)內(nèi)部需制定相關(guān)的提取信息管理制度，在公司內(nèi)部人員對檔案信息調(diào)取使用時，該部門人員需進(jìn)行登記備份，可以在出現(xiàn)問題能夠及時的進(jìn)行補救。同時，企業(yè)需根據(jù)內(nèi)部需求適當(dāng)?shù)馁徺I安全維護(hù)軟件，技術(shù)人員需定期的對該系統(tǒng)和硬件設(shè)備進(jìn)行檢修，從而降低安全隱患問題。其次，可以將檔案管理系統(tǒng)傳統(tǒng)的原始密碼進(jìn)行改進(jìn)，設(shè)定動態(tài)密碼，減少因密碼泄露導(dǎo)致機(jī)密文件外泄現(xiàn)象出現(xiàn)。最后企業(yè)內(nèi)部需要定期對檔案管理人員以及技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，加強職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，有效提高企業(yè)內(nèi)部檔案信息系統(tǒng)的安全性。

4 結(jié)語

通過以上分析來看，我國部分企業(yè)若想提高內(nèi)部的檔案信息管理水平，需結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)手段來實現(xiàn)。對企業(yè)而言，其內(nèi)部文件的安全性至關(guān)重要，它關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展以及企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益。因此在大數(shù)據(jù)背景下，需對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，并采取可行的措施來進(jìn)行制約和提高，從而在根本上提升企業(yè)的效益[7]。

參考文獻(xiàn)

[1]趙躍，喬健.改革開放40年來中國檔案學(xué)研究的全景透視——基于研究主題的挖掘與演化分析[J].檔案學(xué)研究，2019（03）：44-54.

[2]張詩茉，張爽，徐杰，孫巍.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息服務(wù)體系構(gòu)建策略研究[J].北京檔案，2017（12）：22-24.

[3]王鈞超.大數(shù)據(jù)時代產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息分析及在宏觀決策中的應(yīng)用[D].中國地質(zhì)大學(xué)（北京），2016.

[4]周耀林，朱倩.大數(shù)據(jù)時代我國數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展[J].信息資源管理學(xué)報，2015，5（02）：108-113.

[5].中國機(jī)電兵船工業(yè)檔案學(xué)會2016年檔案學(xué)術(shù)論文評審結(jié)果[J].機(jī)電兵船檔案，2016（06）：3-8.

[6]李璞.大數(shù)據(jù)背景下政府統(tǒng)計工作問題與對策研究[D].沈陽師范大學(xué)，2016.

[7]鐘虹.大數(shù)據(jù)背景下人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（08）：179-181.