基于大數據時代的企業檔案信息化建設研究

張桂芝

摘 要：檔案是企業管理工作中的關鍵環節，在當前時代背景下，信息化技術應用極為廣泛，數據流量海量增長，形成了大數據趨勢，在給企業帶來沖擊的同時也存在著機遇，企業應摒棄傳統的檔案信息管理模式，深入應用信息化技術，通過大數據分析來進行更加高效化、精細化、高質量化的企業檔案信息系統建設。本文針對現階段企業內部檔案信息建設中存在的問題進行研究分析，并提出相應的改進措施。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;信息化管理系統;存在的問題;具體措施

1 推進企業檔案信息化建設是促進企業檔案工作發展的必然趨勢

隨著部分企業逐漸推進檔案信息建設的開展，該部門在進行辦公時，有著科技系統強有力的支撐，在進行檔案信息的收集、歸納、篩選等方面可以采用新型信息技術來完成工作，可以有效的減輕工作人員的工作壓力[1]。同時因現代技術員的操作較為簡單且精確，可以有有效的提高工作效率，為企業的發展提供幫助。

2 大數據背景下企業在檔案信息化建設中存在的缺陷

2.1 電子檔案信息安全性較低

因企業內部中都具有較為機密的文件，該文件涉及公司現階段的發展以及未來的規劃，因此需要制定較為完善的檔案信息管理模式，才能保證該文件的安全性。但是目前我國還沒有設計出性能較高的電子檔案管理技術，而且該文件的傳輸方式還是需要通過第三方軟件來進行的，所以很難確保檔案信息傳輸以及保存過程中的安全性。比如，我國大多數企業在進行文件傳輸時，較多的使用QQ、郵箱、微信等軟件，若該軟件的密碼泄露或者被竊取的話，都會給該企業的經濟造成較大的影響，而且企業內部的信息部門無法對該第三方軟件的安全性進行加強防護作業，所以無法保證檔案信息的安全[2]。同時，部分企業為了竊取到同行的機密文件都會聘請黑客對同行業的系統進行入侵，因此提高電子信息檔案的安全性已經迫在眉睫。

2.2 企業內部缺乏信息化建設的標準

隨著我國科學不斷的發展進步，逐漸趨向信息化發展。目前部分企業已經將信息化技術融入到企業內部的檔案管理系統中，但是因我國的信息化建設還在逐步發展階段，其體系還存在較多的問題有待完善。同時因每個企業的規劃和需求以及涉及的領域都是不同的，在管理上未能有較為統一標準，并沒有進行有效的溝通與交流，從而無法實現資源共享化和整體的統一性，限制了信息化建設在企業內部管理系統中發揮有效的價值，影響了我國企業內部檔案科學信息化發展的進程[3]。

2.3 建設企業檔案信息化的成本相對較高

企業內部所想促進企業檔案的信息化建設，就必須在前期購買大量的電子機械設備，而且還需要招聘具有該方面知識的專業性人才，并根據企業的需求對該部門的員工培訓相關的企業文化以及企業內部的標準體系。同時該部門需要根據企業發展規劃進行研發，從而才能跟著企業發展的步伐制定較為相符合且完善的檔案信息管理系統[4]。其次該部門還需將企業內部原有的紙質版檔案快速的轉化為數字檔案版本，將電子檔案數據庫賦予多樣化模式。因該過程需要大量的人力、物力、財力以及較多的時間，其所需的成本對公司會造成壓力。

2.4 對檔案信息資源的開發和利用不夠充分

據調查了解，我國部分企業對檔案信息的安全性較為不重視，對公司的運營以及經濟提升投入大部分的精力，因此導致檔案信息化未能得到有效的利用，從而不利于企業內部檔案信息資源作業的開展。同時在企業未來發展的規劃方面，也沒有檔案信息資源的發展方向的方案，大部分的企業對檔案規劃還停留在較傳統的方案中，未能緊緊跟住時代發展的步伐，不利于現代信息化檔案信息的發展。

3 大數據時代企業檔案信息化建設的強化措施

3.1 完善企業檔案信息化管理系統

若想實現企業檔案的信息化模式，企業需根據實際情況對原有的模式進行創新和改進，在企業內部并建立較為完善的檔案信息系統，并將該系統的整體目標以及管理環節的流程進行明確化。同時，企業需要運用現代化技術手段，對內部的信息數據庫進行規范，技術部門需對管理軟件的開發加強重視，從而可以緊跟時代的步伐進行創新和改進[5]。其次，企業還需制定規范的管理制度，對機密文件進行統一的管理，并結合企業的經濟實力以及根本需求合理的購買該方面的軟件。

3.2 企業內部需嚴格制定企業檔案信息化建設的具體標準

現代化企業發展對檔案信息化管理較高，因此企業內部必須加強重視檔案信息化的規范性，這就需要結合企業實際發展狀況以及內部相關規程，設計有效且可行性較高的檔案信息化建設標準。在對企業檔案信息進行管理時，內部信息的整理、儲存、傳輸等都要嚴格按照行業內部的標準來進行作業，并對電子檔案內的信息及時進行有效性的整理篩選，從而可以給企業后期的工作的順利開展奠定堅實的基礎，進而有效的提高該企業的檔案現代信息化建設的整體水平[6]。

3.3 注重企業檔案信息化建設的安全性

在進行檔案信息化建設的開展過程中，需根據現階段存在的問題進行不斷的改進，從而提高企業內部檔案文件的安全性。企業內部需制定相關的提取信息管理制度，在公司內部人員對檔案信息調取使用時，該部門人員需進行登記備份，可以在出現問題能夠及時的進行補救。同時，企業需根據內部需求適當的購買安全維護軟件，技術人員需定期的對該系統和硬件設備進行檢修，從而降低安全隱患問題。其次，可以將檔案管理系統傳統的原始密碼進行改進，設定動態密碼，減少因密碼泄露導致機密文件外泄現象出現。最后企業內部需要定期對檔案管理人員以及技術人員進行專業技術培訓，加強職業素養的培訓，有效提高企業內部檔案信息系統的安全性。

4 結語

通過以上分析來看，我國部分企業若想提高內部的檔案信息管理水平，需結合現代科學手段來實現。對企業而言，其內部文件的安全性至關重要，它關系到企業的未來發展以及企業整體經濟效益。因此在大數據背景下，需對現階段出現的問題進行總結，并采取可行的措施來進行制約和提高，從而在根本上提升企業的效益[7]。

參考文獻

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[4]周耀林，朱倩.大數據時代我國數字檔案館的建設與發展[J].信息資源管理學報，2015，5（02）：108-113.

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[6]李璞.大數據背景下政府統計工作問題與對策研究[D].沈陽師范大學，2016.

[7]鐘虹.大數據背景下人事檔案信息化建設的問題與對策研究[J].中國管理信息化，2019，22（08）：179-181.