大數據與檔案管理模式的關系探討

魏殿巍

摘 要：自國外學者提出大數據概念以來，大數據的運用便在各行各業中展開，檔案管理也不例外。大數據時代的引來，影響著檔案學的發展模式，核心是影響檔案管理模式的變革。檔案管理模式與大數據運用有可兼容之處，大數據更是為檔案管理模式帶來了新的機遇和挑戰，如何利用好大數據為檔案管理模式實現創新變成了值得思考的主題。

關鍵詞：大數據;檔案管理;模式變革

大數據時代的到來，使我們的生產生活發生了許多意想不到的飛躍。大數據不僅意味著容量的擴大，更重要的是對大量信息處理、整合后產生的價值。而處于大數據時代背景下的檔案管理則在管理方法、管理模式，以及管理觀念都受到不同程度的影響，不僅使檔案管理面臨許多新的挑戰，而且也為改進檔案管理方式指出了方向，提出了要求，所以轉變檔案管理模式是大勢所趨。

1 檔案管理模式的變化

1.1 技術手段的變化

置身大數據時代，傳統的手工操作，計算機單一輸入檢出，已跟不上時代發展和數據增長的步伐。云計算的出現為檔案工作者提供了新的技術支持。但是由于IT領域人才儲備的不足，檔案部門的云技術不能自主研發，為了能充分發揮云計算規模大、通用性強的優點，檔案部門只能尋求與云計算服務商的聯合，開發專門的檔案管理系統。同時網絡技術的應用也使得檔案管理更容易受黑客的攻擊，也會出現更多的漏洞，或者被人操控，泄密等問題。因此，技術手段的變革要求我們解決、控制好檔案安全和技術自主團隊研發的問題。

1.2 檔案收集方式

傳統檔案管理都是文字記錄，紙質保存，不利于查找，人工記錄大量的檔案一般更注重生成的結果，過程中的錯誤或者遺漏很難被發現，且紙質檔案不利于長期保存，隨著時間的遷移，紙質檔案發黃和字跡不清的問題不可避免地給檔案造成損失。再者管理人員重結果生成，輕過程把控，也容易漏掉部分檔案信息，這對個人和單位都會造成不利影響。所以，大數據背景下，利用現代科技電子信息進行檔案記錄，既有利于長期保存，又可以隨時隨地調閱查詢檔案，相較傳統方式更具靈活性和先進性。

1.3 檔案管理部門職能義務的加重

部門職能義務不僅在于檔案收集，還要做好大量檔案信息的分類保存工作，滿足絕大多數客戶的不同需求，提高檔案管理工作的地位。

2 大數據時代到來對檔案管理的利弊

2.1 大數據時代于檔案管理之優點

大數據時代的到來為檔案管理提供了先進的技術，隨著現代科學技術發展，更多先進的技術為檔案管理的技術變革提供了條件。一是檔案管理理念從傳統注重保管數量到現代關注檔案信息價值的轉變;二是大數據為檔案信息的保存過程與保存空間提供了更先進的技術，實現了由傳統單一紙質保存方式過渡到電子儲存的轉變;三是紙質檔案不易長期保存容易損失的現象得到了改善;四是實現了電子檔案方便查詢核證的功能，使檔案信息資源得到了有效整合。

2.2 大數據時代檔案管理面臨之挑戰

大數據時代的到來對傳統紙質檔案管理的保存方式帶來巨大沖擊，使其弊端暴露出來，但是由于我國現代科技起步晚，先進技術的應用與研發并沒有很長的歷史，各方面還處于不太完善的階段，且電子信息使得檔案管理安全性與隱私性受到挑戰，在一段時間內還沒有很好的解決措施與防治手段，相關的規定也不完善，造成信息的丟失與盜取屢見不鮮，給公民個人以及單位造成不同程度的損失。

3 應對策略與建議

3.1 意識的加強

首先由于在大數據時代到來，檔案信息的急劇膨脹，使得檔案管理的工作顯得尤為重要，將會引起相關部門和人員的高度重視。再者，在大數據時代下，人們對檔案管理的價值意識也會得到提升，對無價值檔案或者重復檔案的篩選剔除的準確率將會得到提升，對數字檔案館（室）的建設力度也會得到加強。

3.2 創新力度的加強

1）模式創新加強數字化服務平臺之間的交流，充分利用網絡基礎設施，不同地區的規劃建設注入數字城市，共享平臺，加大對數字資源的深度利用。注重對專業人才隊伍的培養。培養既會使用工具，還懂得使用數據的人才，與科研機構、政府以及社會多元領域加強合作，創新共享模式。2）創新服務內容大數據時代下，檔案管理部門實現信息共享的任務更加艱巨、壓力更大，檔案信息的公開與更新成為一項重要任務，在信息公開的過程中，只有依法依規處理好涉密信息和非涉密信息之間的關系，才能保證涉密信息安全。同時，檔案部門要實現人性化服務，根據客戶需求改變服務態度，提高服務水平，努力實現個性化服務與智能化服務。

3.3 建立完備的法律規范

現在電子信息的隱私性與安全性問題的頻發，得不到好的控制，根源在于相關法律的滯后，信息安全沒有嚴格的管理制度，使得鉆空子的人與行為時有發生，不能根除信息安全遇到的問題，要使檔案信息安全得到合理有效的控制與解決，就必須盡快建立和完善相應的法律法規，以完善的制度來保證檔案信息的安全。

3.4 建立檔案安全體系

檔案安全是檔案管理工作的關鍵一環，檔案安全管理是檔案管理整體水平的基礎。在大數據時代背景下，由于安全意識不強，管理方式不合理等各種因素，使得檔案安全存在隱患，檔案盜取與泄露時有發生，這就要求檔案部門一定要做好安全防治措施，建立和完善檔案安全體系，盡最大努力保證檔案信息數據安全。

4 大數據下創新檔案管理模式的要素

盡管數據化時代下，檔案管理工作遇到了較多的難題，但相對于產生的巨大優勢，檔案管理模式向數據化管理轉型成為必然。故大數據時代下，積極創新檔案管理模式應該注重以下幾要素：第一，培養正確的數據意識。大數據時代中，檔案管理模式的前提是真實的數據，因此要培養正確的數據觀念。檔案管理中要注重實時產生的新數據，捕捉到檔案資料中的隱藏數據以及其他與之相關的開放性數據。在檔案管理過程中，將檔案內容形成的數據和其他數據結合起來，形成區域關聯，就能建立起正確的數據管理意識。第二，樹立信息開放共享的思維模式。數據化下的檔案管理模式更加注重對外的開放性，只有利用數據向對開放共享才能真正實踐資源的再生利用。檔案管理數據化，就是要通過數據信息的實時共享傳播，為社會人們提供便利，創造價值。故共享式的檔案數據管理方式極大地提升利用率，樹立資源共享思維能夠更好地產生聯動效應。第三，搭建專業化的平臺和培養人才。檔案數據化管理模式需要具有處理數據的能力，即有對檔案材料轉變為供計算機和用戶使用、處理和分析的數據化文本的能力。同時也要保證管理系統具有分析、抓取信息的能力，保證用戶社會有接收到信息的能力，還要保證數據的存儲、備份和安全的能力。故推廣檔案數據管理模式需要在國家層面建立專業化的檔案數據協同處理平臺，培養具有專業的數據分析處理運用能力的專業管理人員。

總之，隨著現代科學技術的迅猛發展，大數據時代的出現，檔案管理工作將面臨許多新的問題和挑戰，需要我們檔案部門和檔案工作者改進檔案管理模式，創新檔案服務方式，做好大數據時代的檔案管理工作，更好地滿足社會和廣大人民的需求。

參考文獻

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