信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑分析探討

鐘穗

摘 要：當前我國已進入經濟新常態的關鍵時期，檔案管理對于維護企業的經營效益、科研成果、樹立形象來說發揮著不可替代的作用，加強檔案信息化管理有利于全面提高企業的競爭力，促進企業各項管理工作的協調發展。為此，本文主要就信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑進行了具體的分析，以供廣大同仁交流探討。

關鍵詞：信息一體化;國企檔案管理;效率提升

檔案管理是一種整理文件的常用方法，科學合理的管理方式不僅能夠更好地掌握檔案文件的內容，而且還能節省檔案查閱和翻找的時間。一套合理的檔案管理模式不僅能夠提高企業的工作效率，而且還能減少企業運營需要的成本。不同企業類型對應不同的管理方式，一套適合本企業的檔案管理方式對企業發展有非常重要的作用。近年來，隨著我國市場體制的不斷改革，我國經濟也開始進入了一個新的轉折點，國企檔案管理工作也隨之產生了重大變化。在市場改革的進程中，大型國有企業也逐漸朝著多元化、集團化的方向發展，甚至有些國有企業已經發展成為跨地域集團，總公司和子公司之間形成了一種以資產為聯系的新型紐帶關系，在這種關系中，檔案管理的行政作用被進一步弱化。近些年來，隨著信息技術的快速發展，檔案載體也呈現出多種和多樣化發展的趨勢，各種新技術的發展對現代化檔案管理方式提出了挑戰。在新背景下，國企更應該適應市場的需求，改革檔案管理理念和管理機制，加強檔案管理方式和手段建設，以實現檔案資源在最大程度上開發利用。

1 新時期國企開展信息化檔案管理的重要性

從廣義的角度來講，信息技術的應用極大地解放了國企現有勞動力，為創新檔案管理工作帶來了不小的機遇。推動檔案信息化建設，減輕管理者的工作任務和壓力，還可以實現資源的迅速調取和共享，拓寬信息獲取渠道，加強各部門的聯系，有效服務于國企的產業升級和改革。國企在創新檔案管理工作中，要積極引入信息化工具，使其作用于電子檔案的完善中。

現階段，我國已在大范圍推廣云計算和大數據的應用，為國企檔案信息化建設奠定了技術基礎。檔案管理在國企統籌協調管理工作中扮演著重要的角色，特別是對追蹤企業生產、經營、監管工作給予了完整的資源數據支持。因此，國企要強化信息化建設力度，以便適應新形勢下國際市場的競爭需求。國企加強信息化檔案管理是互聯網普及的主要方向，受這一趨勢的影響，國企市場也正朝著互通、開放、包容的方向發展，作為社會經濟的重要組成部分，理應起好帶頭作用，在檔案管理領域中落實信息化建設，為企業發展贏來更為寬廣的融資渠道。其次，在檔案管理中落實信息化建設，是企業繼往開來，進軍國際、品牌打造的后備力量。只有堅持創新檔案管理工作，全方位融入信息化電子技術，才能為國企的各類檔案建構起科學、安全、高效的運行和查閱框架。

2 信息一體化對大型國企檔案管理的影響

2.1 檔案管理效率的提高

傳統檔案管理主要是以紙質為主，所有紙質檔案需要根據檔案性質進行分類，在使用的過程中極易出現損壞，并且查找相對較為麻煩。國企在我國經濟發展中是較為重要的主體，對我國未來社會發展尤為重要，其中檔案管理效率對國企的發展影響較大，由此可以看出，檔案管理質量在我國經濟發展中扮演著較為重要的角色。為了保證我國經濟持續較好地發展，大型國企需要提高檔案管理效率，可以通過信息一體化來提升檔案管理效率，同時在此基礎上進行信息一體化檔案管理制度的有效構建，以此實現對檔案高質量管理，改善傳統計算機運行速度問題，將檔案直接傳輸到檔案庫中，大大提高了數據信息運行過程中的安全性，為檔案管理效率的提升奠定良好的基礎。

2.2 提高文檔電子化率

傳統檔案管理主要是以紙質為主，其最大的缺點是占用大量的空間，并消耗大量人力、物力，同時在處理過程中會對環境造成一定的污染。電子文檔不但能夠節約大量空間，而且方便查找與閱讀，大大降低管理成本。此外，電子文檔在應用過程中，還能夠提高辦公效率，管理人員能夠通過網絡對相關資源實施共享與傳遞，減少傳統查找及打印流程，使檔案管理更加規范化。此外，檔案管理信息一體化能夠有效提升管理效率與共享效率，保證檔案的安全性，從而全面實現對網絡資源的有效利用。

2.3 運營成本的降低

傳統紙質檔案在管理過程中，需要使用大量的紙張，并且需要龐大的管理團隊，增加了企業的管理成本。此外，紙質檔案需要管理人員將檔案送到指定地點，在送達的過程中需要一定的時間，大大降低了檔案管理效率。采用新型一體化管理方式，能夠有效避免一些外部因素的影響，數據信息在計算機檔案庫中存儲，相關人員能夠通過賬號直接進入檔案庫中，不但節約了運送成本，而且提升了企業檔案管理效率。采用此種方式對檔案實施管理，比傳統管理方式更加靈活，能夠對系統進行定期升級，可有效避免檔案中文檔分離的情況，以此構建較為獨立的信息檔案管理體系。

3 信息一體化背景下國企檔案管理效率提升途徑

3.1 創新檔案管理制度，強化檔案管理能力

制度是保證工作正常進行的先決條件，國有企業應根據實際情況，結合系統需要建立一套完整的檔案管理制度。在制度中，既要有對檔案管理人員的約束，也有對檔案使用者的約束，更要有對企業領導的約束，這樣才能保證檔案管理的獨立和規范，保證制度約束中的平等性。另外，一套完備的制度體系也有利于提升檔案安全性，保護企業利益不受侵害。

3.2 創新檔案管理服務手段，提高檔案利用效率

我國檔案利用率低下是一個普遍的問題，對此，企業首先應該從根本上重視檔案管理工作，將檔案的實際作用發揮到最大。其次，國有企業還要重視檔案的開發利用，創新檔案管理服務工作。具體操作中，國有企業可以參照高校數字化圖書館的建設和管理模式。國有企業可以創建企業內部網絡，提升網絡中的信息檢索功能，為用戶建立實時在線服務功能，隨時解決用戶在檔案查詢檢索中的問題，提升檔案的利用率，促進國有企業檔案管理工作水平提高。

3.3 創新檔案管理人員培訓機制，強化業務能力

隨著國企檔案管理數字化程度的提升，國企檔案管理人員的業務素質和相應的理論水平也需要提升。對此，筆者認為企業內部應該建立檔案管理人員培訓機制。國企內部要結合自身實際情況，創建合理的培訓機制，為了適應大多數員工的需求，實行網絡培訓為主，實體培訓為輔的方式，在對管理人員進行基礎知識培訓的層面上，著重加強其對軟件操作能力和檔案管理實踐知識的培訓，為了提升員工的學習激情，企業內部可以開展“專業技能大比拼”活動，對優勝者給予一定的物質獎勵，促使其不斷強化自身技能，以便更好地為檔案管理工作作出貢獻。

4 結語

總之，國有企業在進行檔案管理的過程中，需要采用有效的管理方法，認識檔案管理制度的不足，并進行針對性優化與完善，通過信息一體化管理對企業檔案進行科學化管理，能夠有效提高企業的信息競爭力與控制能力，對國有企業檔案管理效率的提升具有較大的促進作用。

參考文獻

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