推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提升檔案管理水平

劉新明

摘 要：檔案管理工作在不斷發(fā)展的過程中，需要與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，這樣才能發(fā)揮出檔案管理的作用，使各項檔案能夠得到科學(xué)安全的管理。信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)之中，并推動各行業(yè)實現(xiàn)轉(zhuǎn)型和突破，這就使得信息資源變得更加珍貴。檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)和檔案管理知識，能夠?qū)⒍哂袡C(jī)結(jié)合，保證檔案管理工作水平和效率不斷提升，使檔案工作更加規(guī)范。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè);檔案管理

檔案作為一種重要的信息資源，在對其進(jìn)行管理時，必須要采用先進(jìn)的信息技術(shù)予以保障，這樣才能提高檔案管理水平，使檔案能夠得到有效而穩(wěn)妥的保管，并滿足相關(guān)人員的需求。廣大檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的知識，掌握信息技術(shù)，擁有信息化管理意識，這樣才能更好地開展檔案管理工作。檔案信息化建設(shè)可以保證各項紙質(zhì)檔案邁向數(shù)字化發(fā)展方向，使各項檔案能夠得到科學(xué)的管理。通過檔案信息化建設(shè)，可以保證檔案得到迅速存儲，并進(jìn)一步提高檔案的使用價值。相關(guān)人員只需要隨時對檔案進(jìn)行查閱，就可以迅速獲取所需資源，因此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)很有必要。

1 網(wǎng)絡(luò)時代檔案管理工作的特點(diǎn)和意義

首先，檔案管理將會邁向信息化和數(shù)字化方向。在網(wǎng)絡(luò)時代下，檔案信息將會轉(zhuǎn)變成計算機(jī)可以識別的代碼，這樣就可以保證各項檔案資源得到高效的保存。人們在應(yīng)用檔案時可以隨時利用互聯(lián)網(wǎng)滿足其使用需求。采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以將各種數(shù)字化檔案信息相結(jié)合，保證各項信息得到高效的管理傳輸和檢索，實現(xiàn)檔案信息共享。在檔案工作中采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行管理，就可以保證檔案更好地發(fā)揮作用。檔案管理人員可以保證各項資料得到高效的收集和整理，確保各項信息能夠隨時得到交流。

實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)可以保證信息在第一時間內(nèi)得到共享，使用人員之間的壁壘將被打破，各項資源可以隨時得到利用，并實現(xiàn)安全保存。目前，傳統(tǒng)的檔案管理方式還存在一些問題，檔案管理人員需要擁有先進(jìn)的檔案信息化管理意識，充分適應(yīng)信息化所帶來的一系列改變，保證工作方法與時俱進(jìn)。隨著時代的不斷發(fā)展，各企業(yè)和機(jī)構(gòu)對于檔案管理工作日益重視，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的工作方式搜集和整理檔案，就會影響檔案管理工作效率的提升，還可能會出現(xiàn)檔案丟失等問題。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)可以保證檔案得到高效的收集和整理，在存儲是也會更加方便，不必占用太多空間，使檔案管理人員能夠提高工作效率，不必投入大量的精力去做重復(fù)的工作，有更多的時間去提升自己，保證檔案管理工作高效開展。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，在開展檔案信息化建設(shè)時，雖然檔案管理人員可以保證各項工作高效開展，同時還可以進(jìn)一步保障檔案的安全，但還是會存在一些問題。首先，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，檔案不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，而是以多種形式呈現(xiàn)在檔案管理人員的面前，檔案的來源也不僅限于紙質(zhì)文件，各種電子文件均會成為檔案的重要組成部分，這就需要加強(qiáng)對檔案材料的整理和收集。檔案信息化建設(shè)可以保證信息資源的傳遞不再受到時間和空間的限制，但同時也存在一定的安全隱患。比如，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，就會導(dǎo)致一些病毒和黑客入侵系統(tǒng)，造成檔案丟失、被篡改或泄露，這樣不僅會影響到客戶的信息安全，還會給檔案工作造成十分不利的影響。

3 檔案信息化建設(shè)的原則

首先，在開展檔案信息化建設(shè)時，要保證各項工作更加規(guī)范。在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存時，需要通過掃描等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成計算機(jī)可以識別的數(shù)字化檔案，然后再結(jié)合相關(guān)要求對其進(jìn)行保存。第二，要保證檔案信息的安全，采取有效的安全防范技術(shù)，避免黑客或病毒對檔案的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改或泄露。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢進(jìn)行檔案信息化管理，同時也要考慮到互聯(lián)網(wǎng)的開放性所帶來的安全隱患，采取針對性的防范措施，進(jìn)一步保證各項數(shù)據(jù)的安全。第三，檔案信息化建設(shè)的目的就是要提高檔案管理的效率，有效提高企業(yè)的效益，進(jìn)一步減少人力和物力的浪費(fèi)。因此，要將更多的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案，滿足用戶的需求，降低企業(yè)的運(yùn)營成本。

4 提高檔案信息化建設(shè)水平的建議

4.1 提高檔案管理信息化水平

在開展檔案信息化建設(shè)時，要保證電子檔案和電子文件的完整性，仔細(xì)對電子文件進(jìn)行確認(rèn)，并做好相應(yīng)的收集與整理工作。搭建完善的一體化信息庫，對電子文件進(jìn)行鑒定和歸檔。要購置先進(jìn)的設(shè)備負(fù)責(zé)檔案管理，確保各項技術(shù)得到落實，有效提高檔案管理水平。要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)保證傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案，為更多部門和人員的工作提供可靠的信息保障。檔案人員需要結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和制度對檔案進(jìn)行整理和保管，善于運(yùn)用信息技術(shù)處理工作。

4.2 保證檔案信息化建設(shè)的安全性

由于檔案涉及的信息眾多，而且許多信息需要嚴(yán)格保密，這就需要對檔案進(jìn)行妥善保管，全面保證檔案的安全。檔案工作人員要明確自身職責(zé)，樹立安全防范意識，嚴(yán)格把控檔案，避免檔案丟失。要制定嚴(yán)格的制度，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要在第一時間內(nèi)追究責(zé)任人，這樣就可以更好地約束工作人員的行為。在檔案信息化建設(shè)的過程中會不斷利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這一過程中雖然可以給檔案管理工作帶來許多方便，但同時也增大了安全隱患。需要建立完善的防火墻，并采取輔助技術(shù)，避免黑客或病毒侵入系統(tǒng)。根據(jù)電子檔案的類型，建立與之相對應(yīng)的使用規(guī)范與方式，確保檔案能夠得到合理利用，還要明確檔案的使用程序，嚴(yán)格按照相應(yīng)的步驟進(jìn)行操作。要明確檔案的使用權(quán)限，加大審核力度。

4.3 構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理體系

為了實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，就要擁有現(xiàn)代化管理思想，樹立明確的目標(biāo)，構(gòu)建完善的檔案管理體系，發(fā)揮出計算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)的作用，保證各項工作能夠嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。檔案管理人員要嚴(yán)格遵循相應(yīng)的制度開展各項工作，這樣才能保證檔案信息化建設(shè)落到實處。要保證檔案管理的安全，建立與之相關(guān)的安全管理體系。要建立完善的檔案庫房，環(huán)境進(jìn)行有效控制，保證溫度和濕度適宜，避免出現(xiàn)蟲害和檔案發(fā)霉等情況，同時，還要結(jié)合國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好防火防盜工作，要加大對庫房的投入力度，建立先進(jìn)的自動化控制系統(tǒng)。要不斷提高檔案的保管質(zhì)量，對于一些檔案要及時進(jìn)行補(bǔ)救，可采用縮微、裱糊、翻拍等技術(shù)使重要的檔案得到妥善保管。要積極利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)大的后盾。要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員的技術(shù)技能不斷提高，同時具備良好的職業(yè)道德，對工作充滿責(zé)任感。要引進(jìn)素質(zhì)過硬的年輕檔案人才，為檔案管理隊伍注入新的血液。專業(yè)的檔案管理人才是實現(xiàn)檔案管理信息化的中流砥柱，為締造現(xiàn)代化檔案信息管理體系奠定堅實的基礎(chǔ)。檔案管理人員要做到與時俱進(jìn)，不斷完善現(xiàn)有的工作方法，突破傳統(tǒng)的管理理念，就可以使檔案管理工作充分展現(xiàn)出自身價值。

總之，在開展檔案信息化建設(shè)時，需要充分做到以檔案為本，在保證檔案安全的情況下，確保檔案資源得到高效的整理與存儲，方便人們隨時進(jìn)行查閱，有效實現(xiàn)檔案資源共享。檔案工作人員要對本職工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和知識，并將其運(yùn)用到工作之中，就可以使檔案更好的用戶服務(wù)。

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