推進檔案信息化建設提升檔案管理水平

劉新明

摘 要：檔案管理工作在不斷發展的過程中，需要與先進的信息技術相結合，這樣才能發揮出檔案管理的作用，使各項檔案能夠得到科學安全的管理。信息技術已經滲透到各個行業之中，并推動各行業實現轉型和突破，這就使得信息資源變得更加珍貴。檔案管理人員要積極學習先進的信息技術和檔案管理知識，能夠將二者有機結合，保證檔案管理工作水平和效率不斷提升，使檔案工作更加規范。

關鍵詞：檔案信息化;建設;檔案管理

檔案作為一種重要的信息資源，在對其進行管理時，必須要采用先進的信息技術予以保障，這樣才能提高檔案管理水平，使檔案能夠得到有效而穩妥的保管，并滿足相關人員的需求。廣大檔案管理人員要積極學習先進的知識，掌握信息技術，擁有信息化管理意識，這樣才能更好地開展檔案管理工作。檔案信息化建設可以保證各項紙質檔案邁向數字化發展方向，使各項檔案能夠得到科學的管理。通過檔案信息化建設，可以保證檔案得到迅速存儲，并進一步提高檔案的使用價值。相關人員只需要隨時對檔案進行查閱，就可以迅速獲取所需資源，因此，加強檔案信息化建設很有必要。

1 網絡時代檔案管理工作的特點和意義

首先，檔案管理將會邁向信息化和數字化方向。在網絡時代下，檔案信息將會轉變成計算機可以識別的代碼，這樣就可以保證各項檔案資源得到高效的保存。人們在應用檔案時可以隨時利用互聯網滿足其使用需求。采用先進的網絡技術可以將各種數字化檔案信息相結合，保證各項信息得到高效的管理傳輸和檢索，實現檔案信息共享。在檔案工作中采用網絡技術，信息技術對檔案資源進行管理，就可以保證檔案更好地發揮作用。檔案管理人員可以保證各項資料得到高效的收集和整理，確保各項信息能夠隨時得到交流。

實現檔案信息化建設可以保證信息在第一時間內得到共享，使用人員之間的壁壘將被打破，各項資源可以隨時得到利用，并實現安全保存。目前，傳統的檔案管理方式還存在一些問題，檔案管理人員需要擁有先進的檔案信息化管理意識，充分適應信息化所帶來的一系列改變，保證工作方法與時俱進。隨著時代的不斷發展，各企業和機構對于檔案管理工作日益重視，如果繼續采用傳統的工作方式搜集和整理檔案，就會影響檔案管理工作效率的提升，還可能會出現檔案丟失等問題。加強檔案管理信息化建設可以保證檔案得到高效的收集和整理，在存儲是也會更加方便，不必占用太多空間，使檔案管理人員能夠提高工作效率，不必投入大量的精力去做重復的工作，有更多的時間去提升自己，保證檔案管理工作高效開展。

2 檔案信息化建設面臨的挑戰

在互聯網的影響下，檔案管理工作變得更加復雜，在開展檔案信息化建設時，雖然檔案管理人員可以保證各項工作高效開展，同時還可以進一步保障檔案的安全，但還是會存在一些問題。首先，實現檔案信息化建設后，檔案不再是傳統的紙質文件，而是以多種形式呈現在檔案管理人員的面前，檔案的來源也不僅限于紙質文件，各種電子文件均會成為檔案的重要組成部分，這就需要加強對檔案材料的整理和收集。檔案信息化建設可以保證信息資源的傳遞不再受到時間和空間的限制，但同時也存在一定的安全隱患。比如，由于互聯網的開放性，就會導致一些病毒和黑客入侵系統，造成檔案丟失、被篡改或泄露，這樣不僅會影響到客戶的信息安全，還會給檔案工作造成十分不利的影響。

3 檔案信息化建設的原則

首先，在開展檔案信息化建設時，要保證各項工作更加規范。在對紙質檔案進行保存時，需要通過掃描等技術將紙質檔案轉化成計算機可以識別的數字化檔案，然后再結合相關要求對其進行保存。第二，要保證檔案信息的安全，采取有效的安全防范技術，避免黑客或病毒對檔案的信息數據進行篡改或泄露。要充分利用互聯網的優勢進行檔案信息化管理，同時也要考慮到互聯網的開放性所帶來的安全隱患，采取針對性的防范措施，進一步保證各項數據的安全。第三，檔案信息化建設的目的就是要提高檔案管理的效率，有效提高企業的效益，進一步減少人力和物力的浪費。因此，要將更多的紙質檔案轉化成數字化檔案，滿足用戶的需求，降低企業的運營成本。

4 提高檔案信息化建設水平的建議

4.1 提高檔案管理信息化水平

在開展檔案信息化建設時，要保證電子檔案和電子文件的完整性，仔細對電子文件進行確認，并做好相應的收集與整理工作。搭建完善的一體化信息庫，對電子文件進行鑒定和歸檔。要購置先進的設備負責檔案管理，確保各項技術得到落實，有效提高檔案管理水平。要應用數字化技術保證傳統檔案轉換成數字化檔案，為更多部門和人員的工作提供可靠的信息保障。檔案人員需要結合相關法律法規和制度對檔案進行整理和保管，善于運用信息技術處理工作。

4.2 保證檔案信息化建設的安全性

由于檔案涉及的信息眾多，而且許多信息需要嚴格保密，這就需要對檔案進行妥善保管，全面保證檔案的安全。檔案工作人員要明確自身職責，樹立安全防范意識，嚴格把控檔案，避免檔案丟失。要制定嚴格的制度，一旦發現問題，就要在第一時間內追究責任人，這樣就可以更好地約束工作人員的行為。在檔案信息化建設的過程中會不斷利用網絡技術，在這一過程中雖然可以給檔案管理工作帶來許多方便，但同時也增大了安全隱患。需要建立完善的防火墻，并采取輔助技術，避免黑客或病毒侵入系統。根據電子檔案的類型，建立與之相對應的使用規范與方式，確保檔案能夠得到合理利用，還要明確檔案的使用程序，嚴格按照相應的步驟進行操作。要明確檔案的使用權限，加大審核力度。

4.3 構建先進的檔案管理體系

為了實現檔案信息化建設，就要擁有現代化管理思想，樹立明確的目標，構建完善的檔案管理體系，發揮出計算機等先進技術的作用，保證各項工作能夠嚴格按照相關標準進行操作。檔案管理人員要嚴格遵循相應的制度開展各項工作，這樣才能保證檔案信息化建設落到實處。要保證檔案管理的安全，建立與之相關的安全管理體系。要建立完善的檔案庫房，環境進行有效控制，保證溫度和濕度適宜，避免出現蟲害和檔案發霉等情況，同時，還要結合國家的相關標準做好防火防盜工作，要加大對庫房的投入力度，建立先進的自動化控制系統。要不斷提高檔案的保管質量，對于一些檔案要及時進行補救，可采用縮微、裱糊、翻拍等技術使重要的檔案得到妥善保管。要積極利用先進的計算機技術構建完善的數據庫，為檔案信息化建設提供強大的后盾。要加強對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員的技術技能不斷提高，同時具備良好的職業道德，對工作充滿責任感。要引進素質過硬的年輕檔案人才，為檔案管理隊伍注入新的血液。專業的檔案管理人才是實現檔案管理信息化的中流砥柱，為締造現代化檔案信息管理體系奠定堅實的基礎。檔案管理人員要做到與時俱進，不斷完善現有的工作方法，突破傳統的管理理念，就可以使檔案管理工作充分展現出自身價值。

總之，在開展檔案信息化建設時，需要充分做到以檔案為本，在保證檔案安全的情況下，確保檔案資源得到高效的整理與存儲，方便人們隨時進行查閱，有效實現檔案資源共享。檔案工作人員要對本職工作認真負責，不斷學習先進的技術和知識，并將其運用到工作之中，就可以使檔案更好的用戶服務。

參考文獻

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