淺析企業檔案信息服務的優化策略

林文靜

摘 要：企業檔案作為企業活動的真實記錄，其承載著企業發展的全過程，其對企業的生產、企業記憶傳承和企業文化弘揚都具有極為重要的意義。在當前新形勢下，需要重視先進技術應用，積極對企業檔案信息服務進行優化，使企業檔案能夠更好的服務于社會的發展建設。文中從新形勢下企業檔案信息服務的特點入手，分析了企業檔案信息服務面臨的挑戰，并進一步對企業檔案信息服務的優化策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：企業檔案;服務;特點;挑戰;策略

檔案作為企業最為基礎性的工作，同時也是企業管理工作中較為重要的組成部分。在當前企業改革不斷深入的新形勢下，為了更好的發揮出檔案工作的重要效能，則需要積極推進檔案服務理念和服務模式的創新，全面提高企業檔案信息服務水平，為企業各項工作的有序開展打下堅實的基礎。

1 新形勢下企業檔案信息服務的特點

1.1 服務主體規范化

企業檔案信息服務工作中，服務主體為企業檔案室及檔案工作人員。在當新形勢下，對于檔案信息的安全性和規范性、檔案人員的專業技能都提出了新的要求，企業在實際發展過程中對于檔案的價值也越來越重視，并在工作中加大了對檔案信息化建設的投入，這也為檔案信息服務水平的提升打下了良好的基礎。

1.2 服務客體中心化

在當前信息化時代背景下，檔案利用服務需求增加，而且用戶不僅是檔案使用者，同時也是檔案傳播活動的參與者和使用效果的反饋者。企業檔案信息服務開展過程中，需要基于用戶信息需求作為出發點，積極構建檔案信息產臺，以便于為檔案利用者提供檔案查詢、借閱和文件瀏覽等信息服務。

1.3 服務內容知識化

在當前企業檔案工作中，需要使檔案積極服務于企業生產，進一步提高檔案利用價值，并加快推進檔案信息內容的知識化轉變。因此對于企業檔案工作而言，在做好檔案信息收集、整理和存儲的基礎上，還要積極做好檔案信息開發、編研工作，從而為檔案利用者提供知識化的檔案服務內容。

1.4 服務策略技術化

在當前信息化時代背景下，需要重視新媒體技術在檔案信息服務中的應用。具體可以借助于手機APP檔案客戶端進行檔案借閱、歸還和統計等服務，進一步提升檔案信息服務的主動性和個性化，確保檔案信息服務質量。

2 企業檔案信息服務面臨的挑戰

2.1 企業檔案信息資源服務規劃滯后

企業檔案無法為企業帶來直接的經濟效益，這也使企業檔案工作一直沒有受到重視，特別是在檔案信息服務開展過程中缺乏有效的宏觀指導和規劃，檔案管理工作與企業其他業務工作存在脫節的問題，檔案信息服務也無法滿足新時期企業發展需求，無法有效的發揮出檔案對企業發展的促進作用。

2.2 企業檔案信息資源開發層次較低

在當前企業檔案信息服務工作中，檔案人員往往更重視檔案的收集、整理和編目工作，對于檔案信息的開發較為忽視，而且對檔案編研工作開展不夠深入，嚴重影響了檔案信息開發的廣度和深度。另外，企業檔案內容中存在一些商業機密，需要對檔案使用者的范圍加以限定，這在客觀上對于企業檔案信息的開發帶來了制約。

2.3 企業檔案信息資源服務方式單一

在當前大部分企業檔案信息服務工作中，檔案服務方式往往沿用傳統的服務手段，服務存在較強的被動性，而且檔案服務也只是借閱、復制等淺層次的利用服務為主。檔案信息管理也局限于基礎數據的管理，對于大數據技術和云技術的應用不足，無法及時為檔案利用者推送需要的檔案信息服務，與檔案用戶之間也缺乏有效的溝通。

3 企業檔案信息服務的優化策略

3.1 提高對企業檔案的重視度，整合檔案信息資源

由于企業檔案在企業發展中發揮著非常重要的作用，這就需要對企業檔案的重要價值有一個充分的認識，并將其納入企業整體發展規劃中來，積極推進 企業檔案工作的和各業流程的有效銜接和重組。同時企業檔案數量和載體的變化，需要深入挖掘企業檔案信息的潛在價值，并對企業檔案信息進行整合。在實際檔案信息服務工作開展過程中，需要重視大數據技術和云計算技術的應用，提取到有價值的檔案信息，更好的發揮出檔案信息的重要價值。

3.2 改變服務意識，提升軟硬件水平

目前企業檔案服務工作在實踐開展過程中，由于主動性不足，往往檔案使用者還需要自行對檔案室進行查詢，檔案管理人員的工作也只限于檔案收集、整理和保管，檔案服務工作往往被忽略。針對這種情況，需要改變檔案服務意識，積極提升檔案服務的主動性，以此來促進檔案服務水平的提升。特別是在信息化時代背景下，企業檔案工作也需要與時俱進，重視先進技術的應用，配備完善的軟硬件設施，為企業檔案信息化建設工作筑牢基礎，進一步提高企業檔案信息化和網絡化水平，為企業檔案信息服務質量和水平的提升提供重要的技術保障。

3.3 創新檔案信息服務方式，打造個性化服務

在當前企業檔案信息服務開展過程中，通過將信息服務與社會媒體相結合，樹立以人為本和用戶至上的服務理念，積極對檔案信息服務方式進行創新，進一步提高檔案信息服務的質量。同時還要重視打造個性服務，具體要針對不同應用打造不同的主題，針對檔案編纂宜從企業歷史和人事等方面做好檔案信息的收集工作，以此來為檔案用戶提供一站式服務。并要重視網絡遠程查詢及個性化服務的結合，形成交互，在交互過程中提高檔案信息服務水平。另外，還可以基于用戶檢索習慣來為用戶提供推送信息，進一步提高檔案信息服務的質量和水平。

3.4 開展檔案咨詢服務，提升檔案服務價值

在當前企業檔案服務工作中，多以提供檔案資料、并為歸檔和利用過程中的疑問進行解決等內容為主，解答方式一般以單一化和程式化為主。而且檔案服務質量的高低也完全取決于檔案管理人員自身的綜合素質，利用者獲取的檔案信息具有孤立性和碎片化的特點。針對這種情況，在當前企業檔案服務工作中，企業檔案管理者宜針對企業自身的專業技術的特點，基于不同層次和專業需求來為用戶提供更具專業性和實用性的檔案咨詢服務，特別是要重視對作為知識載體檔案的開發和利用，這直接關系到企業核心競爭力的提升。另外，檔案部門還要基于不同載體、不同層次和不同題材來開展深層次的檔案編研工作，更好的發揮出檔案企業經營活動中的重要作用。

4 結束語

在當前新形勢下，企業檔案工作加快了信息化和網絡化的發展，檔案信息加快了共享的步伐，這為企業檔案服務質量的提升奠定了良好的基礎。對于企業而言，還需要抓住機遇，結合企業自身的實際情況，積極轉變檔案服務理念，創新檔案服務方式方法，更好的發揮出檔案在企業發展中的重要作用。

參考文獻

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