大數據時代高校檔案管理信息化的價值與措施

劉萍

摘 要：隨著我國互聯網技術的不斷發展和大數據時代的來臨，“信息化”一詞已經深入了我國的各個行業領域，其是現今我國各項工作的主要發展趨勢。就高校的檔案管理方面來說，實現檔案管理信息化不僅有利于整合高校的檔案信息資源，更能夠有效提升高校檔案管理的品質。因此，本文將立足于大數據時代的基本特點，深入探討高校檔案管理信息化的價值與相關措施。

關鍵詞：高校檔案管理;大數據時代;信息化管理;價值與措施

在大數據時代中，如何實現高校檔案管理信息化，幫助高校在檔案管理方面跟上時代的發展步伐，已經成為一項重要的研究課題。在高校教育以及信息資源不斷擴張的現在，高校方面必須采取積極的措施，才能夠實現檔案管理的信息化和系統化，才能夠發現檔案管理信息化的具體價值，才能夠真正推動高校檔案管理工作的穩步發展，從而真正邁入檔案管理的新時代。

1 大數據時代高校檔案管理的發展趨勢

1.1 數字信息化

計算機技術、互聯網技術、云計算技術等信息技術的深度應用和發展帶來了一個數據的新時代，其擁有大量、高速、多樣、真實、低價值密度五大基本特點，引領著我國各類工業和行業踏入數字信息化的發展時代。因此，在大數據時代中，高校檔案管理的基本發展趨勢便是數字信息化，具體而言，隨著計算機互聯網技術的深入迅速發展，傳統的人工檔案管理模式已經完全無法滿足現今高校檔案管理的要求，利用電腦設備和網絡平臺對檔案信息進行高效的歸檔管理工作才是在大數據時代中最為高效的檔案管理模式。由此可見，數字信息化是大數據時代下高校檔案管理的最主要發展趨勢。

1.2 檔案規模化

隨著高校建設規模和招生規模的擴張，高校檔案數據信息的規模也越來越大，在高校檔案規模化的趨勢中，傳統的紙質存儲以及硬盤存儲不僅不能夠存儲越來越多的信息，更會導致檔案管理產生混亂，極大地降低了高校檔案管理工作的效率。因此，推動高校檔案管理信息化的一個根本原因就是現今的高效檔案信息趨于規模化，為了能夠滿足信息規模化的需求并提升檔案管理工作的效率和質量，高校方面必須及時更新信息化管理制度，并引進相應的設備和平臺，從而積極順應檔案信息規模化的基本發展趨勢。

2 探討大數據時代高校檔案管理信息化的價值

2.1 檔案管理系統化，有效提升管理品質

從檔案管理效率這一方面來說，高校檔案管理信息化最重要的價值就是能夠整合傳統的檔案管理模式，有效提升高校方面的檔案管理品質和管理效率，幫助檔案管理工作人員擺脫枯燥乏味的重復整理工作，讓檔案管理模式能夠更加高效且有序，實現檔案管理的機器化和數據化。具體而言，在實現檔案管理信息化的過程中，高校方面能夠利用計算機設備和網絡平臺更加有效地整理檔案信息數據，而檔案管理人員則能夠把更多的精力放到檔案文件的劃分和整理中，不但能夠有效促進檔案管理效率的提升，更能夠以系統化的檔案管理模式優化檔案管理工作結構，讓檔案管理工作更加優質。

2.2 便于存儲管理，發揮檔案信息資源功能

上文提到，由于高校檔案信息的規模化發展，傳統的人工和硬盤管理存儲模式根本不能夠滿足現今高校檔案管理的要求。因此，實現高校檔案管理信息化最重要的一個價值是能夠使存儲管理更加便利，能夠讓高校方面在檔案平臺上充分發揮檔案信息的資源功能，更加產物檔案信息的管理、存儲、共享和查找。總的來說，信息化檔案管理擁有更多樣的存儲形式、更大存儲空間和更廣泛的存儲內容，是現今高校檔案管理中最主要的發展趨勢。

2.3 實現數字化管理，邁入檔案管理新時代

在高校檔案管理信息化的過程中，大部分檔案信息都會逐步轉化為存儲在計算機中的數據信息，高校則能夠以計算機設備和網絡平臺為基礎，真正使高校實現數字化管理，推動高校檔案管理工作逐步邁入檔案管理的新時代。就高校檔案信息管理的特點來說，其存儲形式、資源信息量、利用率等方面與大數據時代的特點具有很高的重合度，實現高校檔案管理信息化不僅能夠順應大數據時代的發展潮流，更能夠給檔案管理工作注入新的科技活力。

3 研究大數據時代高校檔案管理信息化的相關措施

3.1 加強檔案管理基礎建設，架構數字化管理體系

實現高校檔案管理信息化的基礎是計算機設備與網絡平臺基礎的建設，而數字化管理體系則是信息化檔案管理工作能夠順利展開的基本保障。因此，高校方面必須抓緊信息化檔案管理的基礎建設，首先，根據本校管理實際購入新計算機、掃描設備等信息處理設備，并設置相應的管理人員和設備維護人員，在物質基礎上保證信息化檔案管理工作的高效展開。其次，高校方面應根據本校檔案管理工作的情況為檔案管理部門架構數字化的管理體系，以檔案管理部門為中心，實現高校各個工作部門、各類檔案信息的計算機設備信息化整合，讓信息化檔案管理工作能夠更加系統化、全面化，為后期信息化檔案管理體制的運行奠定基礎。

3.2 積極構建信息化平臺，打造高素質檔案管理團隊

信息化平臺的建設是實現高校檔案管理信息化的根本，在一個檔案管理平臺上，真正實現檔案信息的集中、規范、統一管理，并根據檔案管理工作人員的工作素質設立相應的信息化管理培訓項目，讓每位參與檔案管理的工作人員都能夠具有極高的檔案管理信息化意識，從而打造一個高素質的檔案管理團隊。具體而言，高校方面應充分融合大數據時代中的網絡技術，根據檔案管理需求搭建相應的信息化平臺，并設置不同的歸檔項目和資源共享項目，及時建立統一的歸檔標準，實現各類檔案資料的數字化存儲，充分發揮檔案信息的價值，積極引進新的管理人才，培訓舊的檔案管理人才，在平臺和人員方面為高校檔案管理信息化體系的建設提供一個基本保障，從而推動高校檔案管理信息化工作的順利進行。

3.3 完善信息數據保障機制，保證檔案管理安全性

大數據時代給改善了我國各個工作行業的發展形態，但信息安全卻是大數據時代里的一個重要話題，因此，如何保障檔案信息的安全是實現高校檔案管理信息化的重點。基于此，高校方面必須結合先進的網絡技術完善檔案信息的數據保障機制，將檔案信息分為不同的安全等級，并設置密碼、指紋、面部等不同的識別措施，加強對重要檔案信息的安全管理，設立相應的管理權限，一些機密檔案文件則需要加密存儲管理，從而全面保證高校檔案信息管理的安全性。總的來說，實現高校檔案管理信息化的工作利大于弊，高校方面如果能夠充分保障檔案管理網絡平臺的安全，那么就能夠從信息化檔案管理工作中獲得極大的益處。

4 結束語

綜上所述，高校在實現檔案管理信息化的過程中必須抓住大數據時代的核心理念，在架構數字化管理體系的基礎上，加強信息化平臺的構建，以高素質的管理團隊為領導，以信息安全保障機制為根本，充分實現高校檔案安全、高效的信息化管理，從而積極推進高校檔案管理信息化體制的建設，保證高校檔案管理工作的順利進行。

參考文獻

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