淺談事業單位檔案管理信息化建設

葉鑫

摘 要：現在已經步入了信息化的時代，對于信息化技術的使用已經成為各個企業單位提高工作效率的主要辦法。所以對于現在的事業單位也要逐步適應信息化帶來的便利。檔案管理工作工作也是如此，對于事業單位中需要有大量的檔案進行統計管理，在傳統的紙質檔案有眾多缺陷，所以對于信息化的檔案管理工作是十分必要的。我國對于信息化技術起步較晚，但是現在在我國的信息化發展普及也已經取得不錯的成績。本文主要針對在事業單位中的信息化檔案管理工作進行分析研究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

我國事業單位隨著社會的進步和經濟發展得到了穩定的增加。相應的業務檔案也隨之增多。檔案直接關系到事業單位的業務能力和領導決策。對于培養和考核內部人員也有著重要作用。但是如果在檔案不能進行科學有效的管理，就會是這個部門造成癱瘓，對于業務辦理，資料審查、信息收集帶來巨大的困難。因此在信息化技術不斷發展的前提下，事業單位引入信息化檔案管理技術也是非必要的。對于檔案管理工作引入信息化建設，將有效提高工作效率，并且在工作上帶來便捷。

1 事業單位檔案信息化管理的特點

1）檔案存儲環境優勢。事業單位傳統的檔案管理工作主要是以紙張為主要載體，在存儲和保管過程中需要注意很多因素，比如霉變、蟲蛀、以及水火。并且對于檔案保存環境的濕度、溫度也有較高的要求。一旦紙張變質，就會對檔案造成永久性的損傷。嚴重將會導致檔案受損，導致無法讀取檔案內容。但是使用信息化檔案管理就會有效的解決這些問題，將紙質版檔案變成電子版，只需要注意電子檔案載體：光盤、硬盤等存放位置避開強磁干擾即可，對于環境要求不高。并且保存簡單方便。

2）檔案使用、查找優勢。傳統的檔案保存模式下，在需要對檔案進行查找和使用時，需要繁瑣的手續、申請，在經過批準之后，通過人工查找翻閱沒在眾多紙質版方案中尋找目標，。不僅如此，由于人工疏忽也會導致檔案混亂、加速紙張老化等問題的出現。給管理帶來極大的困難。所以引入信息化管理技術，不僅在申請過程上進行了簡化，還避免了在查找過程中對無關檔案產生的傷害。通過登錄網絡對需要查找的電子檔案進行搜索，可操作性強，并且不會造成檔案的混亂。所以信息化的檔案管模式比傳統檔案管理模式有無法比擬的優勢。

3）拓展檔案的職能。使用信息化檔案管理模式，將傳統的紙質文件錄入方式變成了網絡平臺為媒體的電子錄入方式。這就使得檔案職能由傳統的保存和運用變成了信息資源的采集、管理、儲存以及相關的服務類型。加快了事業單位檔案管理工作的開展。

2 當前事業單位檔案管理現狀

隨著信息化技術的不斷進步，許多事業單位都開始使用信息化檔案管理模式，但是由于這種模式起步較晚，在事業單位的使用過程中還會存在一定的問題。那么對這些問題進行研究分析。

1）對于檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理工作對于事業單位來說是一項保證其正常運行的重要工作內容。對于檔案的定時整理和分類可以有效提高事業單位的工作效率，使得其工作變得更加清晰、井井有條。在單位內部也可以實現資源共享。但是對于現在大部分事業單位來說，對于檔案管理工作并不重視。輕視了檔案管理工作的基礎建設工作。認為檔案管理知識保存與查找。并沒有意識到檔案管理工作對于事業單位正常運行提供的支持。這也就直接導致了檔案管理工作投入不足、管理人員綜合素質偏低、檔案管理水平無法提高。

2）檔案資源開發問題。我國的檔案管理工作還處于起步階段，對于檔案信息資源的開發有效，有效供給嚴重不足，這也就使得在對信息資源進行收集的工程中出現重重困難。這對現在的大部分事業單位的檔案管理工作來說，我國的檔案開發的比例依舊比較低，數據庫容量不足，成熟的數據庫較少。所以大部分信息資源得不到合理的使用。

3）軟硬件系統設施不完善。現在大部分事業單位對于檔案管理所需要的硬件設施和軟件系統的采購和使用還不足。這也是影響檔案管理工作的主要原因。軟、硬件設備不能滿足事業單位的檔案管理需求。

4）檔案管理信息化建設平臺使用率較低。事業單位使用信息化檔案管理模式主要目的在于使用信息化技術來實現工作效率的提高和降低管理成本和工作量。將檔案信息資料查詢和錄入實現方便快捷。但是在現在大部分事業單位，已經建設好信息化的檔案管理系統，其使用率并不高 ，對于信息化技術還不熟悉，影響了信息化檔案管理平臺的發揮。

3 加強事業單位檔案管理信息化建設的策略

總的來說，事業單位使用信息化檔案管理系統是未來的必然趨勢。對于現在我國大部分事業單位還沒有完全接收信息化技術還需要 不斷努力。在信息化技術上多學習，正視傳統檔案管理帶來的困難。適應信息化技術帶來的便利。提高信息化平臺的使用率。

1）建立高效安全的檔案管理系統。檔案管理的目的是是事業單位擁有一個更加全面系統的信息資源。也能為檔案的使用人員提供更加便利快捷的服務。而且在檔案文件中會含有一定的內部涉密文件。因此要制定出一整套保密系統和識別系統，對于敏感文件的訪問需要使用權限，提高文件的安全性能。消除安全隱患。同時，檔案管理部門應該對信息化平臺的內外網進行安全檢查，對申請訪問的人進行一定的權限設定。除此之外，對于電子檔案還要進行定期的統計，保證其儲存完整性。對于一些涉密文件要進行加密處理。保護事業單位內部的資料文件不外泄。

2）加強檔案管理軟硬件設施建設。傳統的紙質版檔案管理，在保存、查找等方面都會產生很多不便利因素，并且對于重要文件的保管還要進行多方面保護，對于環境、濕度等因素都要進行嚴格的控制，這對于人力、物力和財力都造成了損耗。在后期的查找過程中還非常容易造成檔案混亂，直接影響檔案的管理工作。但是引入信息化檔案管理技術就會變得不用，檔案的保管不再依賴于紙張，也不需要對環境進行控制，只需要將檔案錄入網絡平臺或者硬盤進行保管，在查詢的過程也省下大量的時間和精力，對于事業來未來說這是最為便利的檔案管理模式。不過這也要依靠于科學的軟硬件設施，所以事業單位如果要做好信息化檔案管理系統，就要加強信息化平臺的軟硬件建設，為檔案管理工作提供基礎保障。

3）加強事業單位檔案管理人員的職業素質培養。由于事業單位逐漸接收信息化檔案管理系統，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。與以往紙質版檔案的管理工作不同，在逐漸使用信息化檔案管理系統之后，要求檔案管理人員對于信息化系統的軟硬件設施要有熟練的操作技術和問題解決能力。要有扎實的計算機操作技術。對于網絡平臺也要有一定的知識儲備。所以在這個過程中，要對檔案管理人員進行培訓，使其可以熟練掌握信息化技術，并且在檔案管理工作中可以靈活運用。這也是保證信息化檔案管理技術的穩定發展和對事業單位普及信息化技術的支持。

4 結束語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作走向信息化是社會進步和科技發展的必然趨勢，紙質版的檔案管理早就具有成熟的管理方法，但是由于其缺點，信息化檔案管理技術必然代替紙質版的傳統檔案管理技術。所以要針對信息化技術作為詳細的分析學習。掌握信息化檔案管理技術中的相關內容。使事業單位的工作效率可以不斷提升。通過借鑒先進的科技技術來實現自身的提升這是未來事業單位發展的主要路線。這也將為我國逐漸走向信息化時代的重要內容。除了要接受信息化檔案管理技術帶來的便利，還要借鑒傳統檔案管理技術的經驗，這對于實現事業單位信息化檔案管理工作也有重要的實際意義。

參考文獻

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