淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

葉鑫

摘 要：現(xiàn)在已經(jīng)步入了信息化的時代，對于信息化技術的使用已經(jīng)成為各個企業(yè)單位提高工作效率的主要辦法。所以對于現(xiàn)在的事業(yè)單位也要逐步適應信息化帶來的便利。檔案管理工作工作也是如此，對于事業(yè)單位中需要有大量的檔案進行統(tǒng)計管理，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有眾多缺陷，所以對于信息化的檔案管理工作是十分必要的。我國對于信息化技術起步較晚，但是現(xiàn)在在我國的信息化發(fā)展普及也已經(jīng)取得不錯的成績。本文主要針對在事業(yè)單位中的信息化檔案管理工作進行分析研究。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

我國事業(yè)單位隨著社會的進步和經(jīng)濟發(fā)展得到了穩(wěn)定的增加。相應的業(yè)務檔案也隨之增多。檔案直接關系到事業(yè)單位的業(yè)務能力和領導決策。對于培養(yǎng)和考核內(nèi)部人員也有著重要作用。但是如果在檔案不能進行科學有效的管理，就會是這個部門造成癱瘓，對于業(yè)務辦理，資料審查、信息收集帶來巨大的困難。因此在信息化技術不斷發(fā)展的前提下，事業(yè)單位引入信息化檔案管理技術也是非必要的。對于檔案管理工作引入信息化建設，將有效提高工作效率，并且在工作上帶來便捷。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點

1）檔案存儲環(huán)境優(yōu)勢。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以紙張為主要載體，在存儲和保管過程中需要注意很多因素，比如霉變、蟲蛀、以及水火。并且對于檔案保存環(huán)境的濕度、溫度也有較高的要求。一旦紙張變質(zhì)，就會對檔案造成永久性的損傷。嚴重將會導致檔案受損，導致無法讀取檔案內(nèi)容。但是使用信息化檔案管理就會有效的解決這些問題，將紙質(zhì)版檔案變成電子版，只需要注意電子檔案載體：光盤、硬盤等存放位置避開強磁干擾即可，對于環(huán)境要求不高。并且保存簡單方便。

2）檔案使用、查找優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案保存模式下，在需要對檔案進行查找和使用時，需要繁瑣的手續(xù)、申請，在經(jīng)過批準之后，通過人工查找翻閱沒在眾多紙質(zhì)版方案中尋找目標，。不僅如此，由于人工疏忽也會導致檔案混亂、加速紙張老化等問題的出現(xiàn)。給管理帶來極大的困難。所以引入信息化管理技術，不僅在申請過程上進行了簡化，還避免了在查找過程中對無關檔案產(chǎn)生的傷害。通過登錄網(wǎng)絡對需要查找的電子檔案進行搜索，可操作性強，并且不會造成檔案的混亂。所以信息化的檔案管模式比傳統(tǒng)檔案管理模式有無法比擬的優(yōu)勢。

3）拓展檔案的職能。使用信息化檔案管理模式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件錄入方式變成了網(wǎng)絡平臺為媒體的電子錄入方式。這就使得檔案職能由傳統(tǒng)的保存和運用變成了信息資源的采集、管理、儲存以及相關的服務類型。加快了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

2 當前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息化技術的不斷進步，許多事業(yè)單位都開始使用信息化檔案管理模式，但是由于這種模式起步較晚，在事業(yè)單位的使用過程中還會存在一定的問題。那么對這些問題進行研究分析。

1）對于檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理工作對于事業(yè)單位來說是一項保證其正常運行的重要工作內(nèi)容。對于檔案的定時整理和分類可以有效提高事業(yè)單位的工作效率，使得其工作變得更加清晰、井井有條。在單位內(nèi)部也可以實現(xiàn)資源共享。但是對于現(xiàn)在大部分事業(yè)單位來說，對于檔案管理工作并不重視。輕視了檔案管理工作的基礎建設工作。認為檔案管理知識保存與查找。并沒有意識到檔案管理工作對于事業(yè)單位正常運行提供的支持。這也就直接導致了檔案管理工作投入不足、管理人員綜合素質(zhì)偏低、檔案管理水平無法提高。

2）檔案資源開發(fā)問題。我國的檔案管理工作還處于起步階段，對于檔案信息資源的開發(fā)有效，有效供給嚴重不足，這也就使得在對信息資源進行收集的工程中出現(xiàn)重重困難。這對現(xiàn)在的大部分事業(yè)單位的檔案管理工作來說，我國的檔案開發(fā)的比例依舊比較低，數(shù)據(jù)庫容量不足，成熟的數(shù)據(jù)庫較少。所以大部分信息資源得不到合理的使用。

3）軟硬件系統(tǒng)設施不完善。現(xiàn)在大部分事業(yè)單位對于檔案管理所需要的硬件設施和軟件系統(tǒng)的采購和使用還不足。這也是影響檔案管理工作的主要原因。軟、硬件設備不能滿足事業(yè)單位的檔案管理需求。

4）檔案管理信息化建設平臺使用率較低。事業(yè)單位使用信息化檔案管理模式主要目的在于使用信息化技術來實現(xiàn)工作效率的提高和降低管理成本和工作量。將檔案信息資料查詢和錄入實現(xiàn)方便快捷。但是在現(xiàn)在大部分事業(yè)單位，已經(jīng)建設好信息化的檔案管理系統(tǒng)，其使用率并不高 ，對于信息化技術還不熟悉，影響了信息化檔案管理平臺的發(fā)揮。

3 加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

總的來說，事業(yè)單位使用信息化檔案管理系統(tǒng)是未來的必然趨勢。對于現(xiàn)在我國大部分事業(yè)單位還沒有完全接收信息化技術還需要 不斷努力。在信息化技術上多學習，正視傳統(tǒng)檔案管理帶來的困難。適應信息化技術帶來的便利。提高信息化平臺的使用率。

1）建立高效安全的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的目的是是事業(yè)單位擁有一個更加全面系統(tǒng)的信息資源。也能為檔案的使用人員提供更加便利快捷的服務。而且在檔案文件中會含有一定的內(nèi)部涉密文件。因此要制定出一整套保密系統(tǒng)和識別系統(tǒng)，對于敏感文件的訪問需要使用權限，提高文件的安全性能。消除安全隱患。同時，檔案管理部門應該對信息化平臺的內(nèi)外網(wǎng)進行安全檢查，對申請訪問的人進行一定的權限設定。除此之外，對于電子檔案還要進行定期的統(tǒng)計，保證其儲存完整性。對于一些涉密文件要進行加密處理。保護事業(yè)單位內(nèi)部的資料文件不外泄。

2）加強檔案管理軟硬件設施建設。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理，在保存、查找等方面都會產(chǎn)生很多不便利因素，并且對于重要文件的保管還要進行多方面保護，對于環(huán)境、濕度等因素都要進行嚴格的控制，這對于人力、物力和財力都造成了損耗。在后期的查找過程中還非常容易造成檔案混亂，直接影響檔案的管理工作。但是引入信息化檔案管理技術就會變得不用，檔案的保管不再依賴于紙張，也不需要對環(huán)境進行控制，只需要將檔案錄入網(wǎng)絡平臺或者硬盤進行保管，在查詢的過程也省下大量的時間和精力，對于事業(yè)來未來說這是最為便利的檔案管理模式。不過這也要依靠于科學的軟硬件設施，所以事業(yè)單位如果要做好信息化檔案管理系統(tǒng)，就要加強信息化平臺的軟硬件建設，為檔案管理工作提供基礎保障。

3）加強事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。由于事業(yè)單位逐漸接收信息化檔案管理系統(tǒng)，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。與以往紙質(zhì)版檔案的管理工作不同，在逐漸使用信息化檔案管理系統(tǒng)之后，要求檔案管理人員對于信息化系統(tǒng)的軟硬件設施要有熟練的操作技術和問題解決能力。要有扎實的計算機操作技術。對于網(wǎng)絡平臺也要有一定的知識儲備。所以在這個過程中，要對檔案管理人員進行培訓，使其可以熟練掌握信息化技術，并且在檔案管理工作中可以靈活運用。這也是保證信息化檔案管理技術的穩(wěn)定發(fā)展和對事業(yè)單位普及信息化技術的支持。

4 結束語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作走向信息化是社會進步和科技發(fā)展的必然趨勢，紙質(zhì)版的檔案管理早就具有成熟的管理方法，但是由于其缺點，信息化檔案管理技術必然代替紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案管理技術。所以要針對信息化技術作為詳細的分析學習。掌握信息化檔案管理技術中的相關內(nèi)容。使事業(yè)單位的工作效率可以不斷提升。通過借鑒先進的科技技術來實現(xiàn)自身的提升這是未來事業(yè)單位發(fā)展的主要路線。這也將為我國逐漸走向信息化時代的重要內(nèi)容。除了要接受信息化檔案管理技術帶來的便利，還要借鑒傳統(tǒng)檔案管理技術的經(jīng)驗，這對于實現(xiàn)事業(yè)單位信息化檔案管理工作也有重要的實際意義。

參考文獻

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