基于數(shù)字時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)化管理問題探究

李海濱

摘 要：隨著數(shù)字時(shí)代的到來，給檔案管理工作提供了便利條件，但在實(shí)際管理工作中仍然存在著許多的問題。本文對數(shù)字時(shí)代下檔案數(shù)據(jù)化管理工作進(jìn)行分析，首先分析了存在的問題，然后對優(yōu)化創(chuàng)新路徑進(jìn)行了探討，希望能夠?qū)n案管理工作人員提供幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;檔案數(shù)據(jù)化管理;問題

1 檔案數(shù)據(jù)化管理存在的問題

1.1 各項(xiàng)投入不足

要想讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)化，就必須要為其提供牢固的發(fā)展基礎(chǔ)，保障充足的資源投入，例如資金、技術(shù)、人才等等。對我國檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可知，缺乏充足的投入是檔案數(shù)據(jù)化管理的首要問題，特別是在設(shè)備和技術(shù)兩方面。由于檔案數(shù)據(jù)化管理工作依賴于現(xiàn)代化的設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)以及相關(guān)的軟件，而實(shí)際檔案數(shù)據(jù)化管理建設(shè)中，普遍存在投入設(shè)備不足的情況，無法保障相關(guān)軟件的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而影響檔案管理工作的效率。與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)化管理也離不開相應(yīng)的技術(shù)支持，在當(dāng)前數(shù)字時(shí)代，諸多技術(shù)得以廣泛的運(yùn)用，例如大數(shù)據(jù)技術(shù)、攝影識(shí)別技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等。但在檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，由于管理階層對相關(guān)技術(shù)缺乏重視，忽視了對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)而導(dǎo)致各項(xiàng)技術(shù)無法應(yīng)用到位。

1.2 管理制度不夠完善

檔案數(shù)據(jù)化管理工作的正常開展離不開相應(yīng)的管理制度作為支持，主要指的是檔案管理工作制度。通過對檔案數(shù)據(jù)化管理的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作制度存在著一定的缺陷，缺乏足夠的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。大多數(shù)檔案管理工作中缺乏專項(xiàng)的管理制度，即使部分單位創(chuàng)建了制度，在實(shí)際工作中往往也是流于形式，落實(shí)程度不高，進(jìn)而無法有效的將檔案管理工作人員實(shí)際工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，致使檔案管理工作頻繁出現(xiàn)失誤[1]。

1.3 檔案數(shù)據(jù)化管理建設(shè)力度不足

首先，實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，就離不開搭建信息化管理平臺(tái)，但當(dāng)前，部分檔案管理單位信息化管理平臺(tái)過于落后，主要表現(xiàn)為缺少科學(xué)的存儲(chǔ)支撐，由于存儲(chǔ)技術(shù)以及存儲(chǔ)介質(zhì)不到位，進(jìn)而會(huì)讓檔案管理工作的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)頻繁出現(xiàn)問題。另一方面，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面部分檔案管理單位存儲(chǔ)需求相應(yīng)不及時(shí)，降低了存儲(chǔ)的效率;其次，檔案安全保障是檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益發(fā)達(dá)，信息共享程度不斷提高，數(shù)據(jù)安全問題成為各行各業(yè)非常重視的問題，但部分檔案管理單位的檔案數(shù)據(jù)安全無法得到保障，造成這種情況主要有以下兩點(diǎn)原因：一是檔案管理市場交易機(jī)制缺乏規(guī)范性與真實(shí)性，進(jìn)而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)交易流程不夠完善，直接影響到檔案數(shù)據(jù)的安全;二是缺少對數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)安全保密措施不到位，給了不法分子可乘之機(jī)[2]。

2 檔案數(shù)據(jù)化管理優(yōu)化途徑

2.1 增加各項(xiàng)投入，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)化管理發(fā)展

為了有效的提高檔案管理工作的數(shù)據(jù)化管理水平，相關(guān)檔案管理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作的投入，加大對檔案數(shù)據(jù)管理的資金、技術(shù)、人才的投入，給予檔案數(shù)據(jù)化管理政策支持，大力推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)化管理的進(jìn)程。其中特別需要針對數(shù)據(jù)化管理相關(guān)技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)化管理工作與服務(wù)器的對接，進(jìn)一步提高檔案數(shù)據(jù)化管理的效率與質(zhì)量[3]。

2.2 完善相關(guān)管理制度

在開展檔案數(shù)據(jù)化管理工作的過程中，檔案管理單位需要制定相應(yīng)的專項(xiàng)管理制度，保障檔案數(shù)據(jù)化管理正常開展，將檔案數(shù)據(jù)化管理工作真正落到實(shí)處。在優(yōu)化檔案管理工作制度的時(shí)候，相關(guān)人員需要保持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，對檔案管理工作的實(shí)際內(nèi)容進(jìn)行分析，進(jìn)而保障管理制度的合理性，對檔案數(shù)據(jù)化管理工作的具體內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，將相關(guān)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人[4]。另外，檔案數(shù)據(jù)化管理制度還應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作，做出合理的調(diào)整，提高檔案數(shù)據(jù)化管理工作的效率與質(zhì)量[5]。

2.3 加快檔案數(shù)據(jù)化管理建設(shè)進(jìn)度

1）完善檔案數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)。為了提高檔案數(shù)據(jù)化管理的效率與質(zhì)量，就離不開科學(xué)合理的數(shù)字化管理平臺(tái)的支持，讓工作人員能夠通過平臺(tái)對檔案的實(shí)際情況進(jìn)行合理的調(diào)查分析、調(diào)配利用。首先，在建立檔案數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)的時(shí)候，必須要對工作中的重點(diǎn)進(jìn)行把控，合理的轉(zhuǎn)化資源，逐步提高館藏的資源利用率，確保檔案數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)的能夠滿足實(shí)際使用的需求。其次，在建立檔案數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)的時(shí)候，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)重視貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)的功能，建立共享通道，在單位內(nèi)部局域網(wǎng)設(shè)置共享賺取，通過對檔案目錄進(jìn)行合理的分類，進(jìn)而提高共享程度與實(shí)際利用率。最后，在建立檔案數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)的過程中，必須要對平臺(tái)的各項(xiàng)實(shí)際功能進(jìn)行完善，特別是對檔案的提取系統(tǒng)，需要格外的重視。

2）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化管理安全性。開展檔案數(shù)據(jù)化管理工作中，存在著一定概率的泄露、損壞的風(fēng)險(xiǎn)，特別是隱私泄露之后，造成的后果十分嚴(yán)重?；诖饲闆r，在建立檔案數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)的時(shí)候，需要重視平臺(tái)對檔案數(shù)據(jù)的安全保障，通過應(yīng)用先進(jìn)的安全保護(hù)技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，同時(shí)設(shè)置使用權(quán)限，并建立多道驗(yàn)證體系，保障數(shù)據(jù)檔案的安全性。另一方面，為了保障數(shù)據(jù)檔案的安全性，需要建立對訪問數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控制度，對訪問的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，判斷其中是否存在病毒，并建立起專業(yè)的全面、多結(jié)構(gòu)防火墻，有效的抵擋病毒入侵以及惡意攻擊等，進(jìn)而提高檔案數(shù)據(jù)化管理工作的安全性。

3 總結(jié)

綜上所述，隨著科技水平、信息技術(shù)不斷提高，檔案數(shù)據(jù)化管理成為檔案管理事業(yè)的未來發(fā)展趨勢，通過建立檔案管理數(shù)字化信息管理平臺(tái)，能夠有效的提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，但同時(shí)也將會(huì)面對不法分子的惡意攻擊以及病毒入侵，相關(guān)技術(shù)人員必須對檔案數(shù)據(jù)的安全性給予高度重視，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息安全技術(shù)，保障檔案數(shù)據(jù)管理的安全性。

參考文獻(xiàn)

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