試論事業單位檔案管理信息化建設的提升策略

莉偉

摘 要：在改革開放的新環境里，經濟水平得到提升，各項資源持續發展壯大，共同推動科技不斷走向新臺階。盡管目前加快了社會人員流動速度，然而卻增加了事業單位檔案管理壓力，針對信息化方面的要求越來越多。當前事業單位在檔案資料管理工作量上持續增加，所以在管理日常事務和員工檔案資料方面越發繁瑣。為了增強單位檔案管理信息化水平，首要任務是優化檔案管理機制，創新管理方法，為檔案管理效率提供保障。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

1 引言

檔案管理是事業單位整個管理體系不可或缺的組成部分，檔案是事業單位擁有的資源之一，具有隱性特征，能夠服務于管理與決策。隨著信息技術應用的不斷深入，事業單位傳統檔案管理方法嚴重滯后，與新時期事業單位對信息資源的需求不相適應，這也是檔案管理創新的根本原因?；诖?，要將信息化作為檔案管理發展的方向，以期更好地服務于事業單位的長遠發展。

2 信息化建設的重要性

1）提高工作效率。加強信息化建設能夠加快檔案資料的整理，從而提高檔案管理工作的效率。眾所周知，我國進入了互聯網時代，對于網絡的要求越來越大。在工作中，網絡技術也必不可少，它能使我國的檔案管理更加規范、迅速，與傳統檔案整理方式相比，大大的提升了工作效率，也減輕了工作人員的工作量，讓管理人員能夠從繁重的工作中釋放出來。2）提升檔案整理的準確性。在進行檔案管理工作中，檔案整理的準確是最基本的工作要求，對檔案管理工作進行信息化建設，可以保障資料信息的準確，有利于檔案管理工作的開展。尤其是事業單位的方案管理，它必須具備客觀、準確的記錄，具有嚴肅性，這樣才能夠保證整理后的檔案資料萬無一失。3）檔案資料保存的多元化。傳統的檔案保存模式均是采用紙質檔保存，如果材料不甚丟失，會給整個事業單位帶來影響。隨著科技的發展，現在的檔案保存模式不再單一化，它能夠通過大量現代化的管理手段進行存儲，從而推動事業單位檔案管理的發展。

3 當前事業單位在強化檔案管理信息化建設中存在的不足

3.1 對信息化建設的重視力度不夠

盡管目前有的事業單位對檔案工作比較重視，但更多的是提出工作要求，沒有就檔案管理的具體方面進行深入的研究和部署。例如，有的事業單位檔案部門在人員上、資金上以及設備上都比較緊缺，尤其在信息化的設備建設上沒有進行及時的更新換代，以至于在基礎設施的配備上和信息化檔案管理不相匹配。

3.2 檔案管理缺乏主動性，制約有價值信息的及時收集與使用

事業單位檔案管理工作，長久以來以被動管理為特點，這一狀態滲透在檔案的收集、整理以及歸檔等多方面，影響檔案資源建設的主動性，忽略檔案資源及時收集與開發的重要性。這種現象在檔案管理制度不健全的情況下尤為嚴重，直接造成大量有價值信息被埋沒、很難得到妥善處理與保存。另外，檔案資料收集工作缺乏實時跟蹤，引發檔案資料過于分散，尚未實現集中保存與處理，檔案管理的作用很難全面發揮，優勢不明顯。

3.3 技術欠缺

對于事業單位檔案管理而言，科學應用信息化技術是提高檔案管理工作質量的前提基礎。然而面對事業單位內部檔案管理現狀來講，在使用信息化技術方法上依舊存在問題，在檢閱比較重要的檔案資料時沒有使用信息化手段，而是慣性的使用紙質材料加以保存，這樣不但存儲時間短，還不利于后期查找。對此，為了突出檔案完好性，事業單位應將信息化技術手段融入其中。

3.4 缺少專業管理人才

運用信息化建設開展檔案管理時，可以提升檔案管理人員的綜合素質。但是在實際工作中，檔案管理人員的素質還有待進一步提升，具體表現在有的人員比較精通傳統的檔案管理工作業務，但是由于對信息化建設所了了解得不夠多，以至于在對檔案進行管理時還存在不夠到位的現象。另外，檔案管理人員中有的人員不具有專業的知識背景，是從其他的工作崗位中抽調到該崗位上的，對信息化建設下的檔案管理工作內容了解得不夠精細，工作中還沒有達到專業化的要求。

4 加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法

4.1 配備專業素質過硬的檔案管理人員

要加強檔案管理的信息化建設，人才是其中關鍵的因素。為此，要重視人才的建設，為檔案管理及時配備既懂得檔案管理業務又要懂得信息化建設的工作人員。對檔案管理的工作人員進行專業培訓，培訓要重視實效，既要給工作人員培訓檔案理論知識，也要給工作人員培訓具體的信息化操作技術。通過切實的培訓，提高檔案管理人員的綜合素質特別是業務素質。

4.2 依托信息化手段強化檔案服務范疇的擴展

1）以專業化網站為載體，為事業單位檔案信息的查詢與使用提供多元化途徑，將便捷性作為目標，實現管理效率的提升。2）構建電子檔案管理體系，增強歸檔的及時性，重視數字化轉化、收集以及整理，強化信息的全面開發與應用，在擴大資源存儲規模的同時，提升資源共享度，為檔案資源數字化發展創造有利條件。3）以事業單位當前發展實際為前提，確定檔案工作發展方向與策略，確定檔案管理與服務模式，制定檔案信息化建設方案，將其貫徹在整個規劃設計中，避免環節的遺漏，形成有針對性的發展措施，保證各項措施的有效落實。

4.3 構建檔案管理網絡安全屏障

各事業單位的檔案管理工作都需要有自己獨特的網絡安全屏障，確保檔案管理的機密性，防止因網絡安全問題而將檔案信息泄露出去。事業單位的高層人員應當對檔案管理的網絡安全屏障建設引起高度重視，確保檔案內容的安全，使工作人員更好的管理檔案資料。

4.4 改變檔案管理傳統觀念

構建新穎的、與現代社會發展相契合的檔案管理機制，從而完成事業單位檔案管理信息化構建的工作任務。總的來講，基于信息化建設環節，首要任務是改變檔案管理傳統觀念，融入信息化思想，增設檔案管理制度，從實際入手，結合管理現狀加強責任體系，突出信息化管理的嚴謹性。另一方面，在改變理念的基礎上，依照法律條例，加大監管審批力度，加強事業單位檔案管理工作效率。

4.5 調整網站系統

自從在事業單位檔案管理中融入信息化內容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認可。隨著新時代的到來，相關責任人需全面分析信息站點的資源，結合檔案管理信息化服務要求，做好網站盤查、檢閱和資源共享等性能。在推動檔案管理信息化建設同時，優化相關管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實施。在建設信息化的過程中，需聯結檔案管理體系和事業單位系統，以一體化管理為基礎，更好的實現資源共享目標，提高企業收益。

5 結束語

在信息技術飛速發展的時代，事業單位的發展面臨新環境，檔案管理也面臨新的機遇和挑戰，應積極推進事業單位檔案管理創新，加快檔案管理信息化建設，從規劃設計、服務、機制等多方面努力，切實提升事業單位檔案管理水平，為其健康與穩定發展提供堅實的基礎保障。

參考文獻

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