大數據背景下電子信息檔案管理措施研究

許淑平

摘 要：本文以當前的大數據技術時代背景下企業電子信息檔案管理工作的重要性切入點，在簡要分析了當前企業電子信息檔案管理工作中存在的主要問題的基礎上，就在大數據技術時代背景下如何優化與完善企業的電子信息檔案管理工作進行了重點探究。

關鍵詞：大數據;電子信息;檔案管理;措施

1 引言

在新時代計算機互聯網技術和云計算技術飛速發展的推動下，大數據技術也得到了重大突破與變革，同時迅速地在各個領域、各個行業推廣、應用與普及，在很大程度上推動了社會經濟的高速發展。同樣，大數據技術在檔案管理工作中也發揮出了極大的優化與完善作用，有效提升了檔案管理工作的質量與效率，但是在電子信息檔案管理工作開展的過程當中仍然存在著工作人員綜合素質不夠高、專業化技術水平有限以及檔案管理制度不完善等問題，有待在大數據技術的支持下進一步改進與完善，本文對此進行了重點研究。

2 大數據背景下電子信息檔案管理的重要性

1）很大程度地提升了現代企業檔案管理工作人員的工作效率。傳統的檔案管理模式主要是將重要的檔案信息資料以打印的紙質文件的形式通過人工進行整理、分類、存檔以及保管，其效率比較低下。將檔案資料以電子信息的形式通過計算機系統進行管理不僅大大提高了檔案管理的工作效率，而且在很大程度上減少了工作人員的工作量，減輕了工作負擔。

2）很大程度地增強了電子信息檔案資料的保密性。將檔案資料信息以電子數據的形式在計算機檔案管理軟件系統中進行存檔與管理，不僅僅可以將各類不同的文件進行加密存檔管理，而且在查閱某一類電子信息檔案資料的時候也不必像紙質檔案那樣搬出整卷檔案資料庫，只要通過計算機檔案管理軟件系統的智能檢索功能就可以很輕松地查找到所需要的電子信息檔案資料。同時，在查看電子信息檔案資料的過程中可以通過設置各種身份認證來提高電子信息檔案的保密性[1]。

3）在很大程度上提高了對檔案信息資料進行查漏補缺的便利性。在檔案管理工作過程中，檔案資料信息需要跟隨實際情況的發展變化而進行更新與補充。在電子信息檔案管理過程中可以利用大數據挖掘技術對其進行查漏補缺，大數據挖掘技術的精準性、全面性、高效性等都是傳統的檔案管理模式所無法比擬的。

3 目前企業電子信息檔案管理工作過程中存在的主要問題

1）檔案管理工作人員綜合素質不足，制約電子信息檔案管理模式創新。在當前的大數據新時代背景下，網絡信息技術高速發展，部分從傳統的檔案管理模式過渡到電子信息檔案管理模式中的工作人員的綜合素質不夠高，在其工作過程中缺乏必要的責任意識、職業道德意識、安全意識以及專業技能等，從而影響到電子信息檔案管理工作的質量和效率，從而對企業電子信息檔案管理工作模式的創新起到了一定的阻礙作用。

2）電子信息檔案管理大數據技術發展不充分，管理創新資源不足。電子信息檔案管理與時俱進的創新模式離不開新時代的新思想、新理念以及新技術的支持與有效運用。在當前電子信息檔案管理的現狀來看，其單位內部存在著信息技術發展不夠充分、沒有跟上新時代發展步伐現象，單位所引進的管理創新技術資源不足，從而影響了電子信息檔案管理工作模式創新與發展。

3）當前企業電子信息檔案管理制度不夠完善，沒有緊跟時代發展步伐。檔案管理工作是一項系統性、程序性、嚴密性、安全性等較強的工作，只有在完善的管理制度的規范與約束下才能夠體現出其工作的優質性與高效性[2]。當前不少企業存在著對檔案電子信息檔案管理工作重視程度不夠高進而導致其存在管理上不夠完善的情況。檔案管理制度的不完善會直接影響到檔案管理工作的質量和效率，很容易出現電子信息檔案資料缺失或者遺漏等情況的發生，從而給其它相關工作的開展帶來一定的阻礙作用，因此，企業在開展電子信息檔案管理的過程中必須緊跟時代發展步伐，不斷完善其管理制度。

4）電子信息檔案管理工作人員的安全意識不夠高，保密意識不夠強。雖然大數據技術支持下的電子信息檔案管理工作的安全性與傳統的檔案管理模式相比有所提升，但是來自網絡的不安全性仍然不容忽視，需要引起高度的重視。當前，不少檔案管理工作人員存在著安全意識不夠高、保密意識不夠強的現象，從而給電子信息檔案資料的安全性帶來較大的安全隱患，一旦電子檔案的重要信息被不法人員竊取很容易給企業造成不可估量的損失。

4 大數據背景下電子信息檔案管理的優化措施

1）有效提升現代企業電子信息檔案管理工作人員的綜合素質。與時俱進是社會時代發展的必然要求。在當前以速度為發展主旋律的大數據背景下，所產生的數據信息量越來越多，其復雜程度也越來越大，要想使企業電子信息檔案管理工作跟上時代與企業發展步伐，提升其工作人員的綜合素質非常重要。電子信息檔案管理工作人員不僅要掌握專業化的電子檔案信息分類、處理、分析與檢索以及更新數據庫等能力，還要掌握辦公自動化的基礎技能以及對常用計算機軟件的簡單操作，同時還要在思想上具有結合新時代發展要求自主學習檔案管理新方法、新理念以及新技能的意識，能夠結合新時代發展要求自主提升自己的專業化工作技能和業務水平，逐漸形成一支專業化水平較高、學習力較強、工作實踐高效的電子信息檔案管理人員隊伍。

2）在新時代大數據技術支持下完善檔案管理模式。在大數據背景下，檔案管理工作人員要做到與時俱進，充分利用大數據挖掘技術實現電子信息檔案資料的高效采集、分類、歸檔與管理等各項工作，同時還要嚴格做好電子信息檔案資料的安全保密工作，從而形成一套科學化、規范化、標準化的符合新時代和企業發展要求的檔案管理模式。

3）密切結合電子信息檔案管理工作實際，創新檔案管理的體制機制。科學的企業管理體制機制是提高企業職工工作效率的重要“武器”。企業要針對電子信息檔案管理工作人員的業務能力、專業技能以及職業素養等制定切合實際情況的檔案管理工作體制機制，對企業檔案管理工作的全過程進行統一把控與科學監管[3]。另外，企業要密切結合自身實際現狀和發展需求針對檔案管理工作人員科學制定電子信息檔案管理評估機制與考核機制，全面提升檔案管理工作人員的責任意識、職業道德意識以及工作積極性等，使檔案管理工作更好地服務于企業的高效運營管理與發展。

4）提高檔案管理人員的安全意識，增強電子信息檔案資料的安全性。檔案管理工作本身就是一項對信息資料安全性要求極高的工作，因此，檔案管理工作人員的安全意識直接影響到電子信息檔案資料的安全性與檔案管理工作的有效性。企業要不斷加強對電子信息檔案管理工作人員的思想道德教育和專業化業務水平與技能方面的培訓，為創新更加安全、高效的電子信息檔案管理模式注入新的內生動力。

5 結語

綜上所述，在當前高速發展的大數據環境下，社會經濟呈現度加速發展的態勢。要想確保企業電子信息檔案管理工作跟上企業和社會發展的節奏與步伐，就必須在新時代發展理念的指導下采取科學可行、合理高效的管理措施，在提高檔案管理工作人員綜合素質和專業化技能的前提下充分利用新時代下大數據挖掘技術與網絡安全技術等提高電子信息檔案管理的質量與效率，進而更好地服務于企業的優質、高效發展。

參考文獻

[1]陳紅.基于大數據時代的企業檔案信息化建設研究[C].2018年6月建筑科技與管理學術交流會.2018.

[2]陳清.淺談大數據背景下電子信息檔案管理[J].辦公室業務，2019（14）.