數字時代檔案數據化管理問題研究

張育文

摘 要：在數字時代中進行檔案數據化的管理，可以有效提升工作質量，滿足不同的實際需求。基于此，文章主要對數字時代檔案數據化管理的問題以及完善路徑進行了簡單的分析。

關鍵詞：數字時代;檔案數據化;管理問題

在信息化以及數字化存在的主要問題就是交互性過強，檔案管理工作的數字化管理中要重視數據安全問題。而在實踐中檔案數字化管理還是缺乏完善的安全保障。

1 數字時代檔案數據化管理問題面臨的問題

1.1 發展投入不到位

檔案事業的信息化建設管理，需要穩固的發展根基，要保障其投入的各項資源，重視資金、設備以及技術、人才資源等各個方面的內容，基于我國檔案數字化建設管理的需求，可以發現其存在的主要問題就是總體投入不足，在設備、技術以及人才等方面還是存在一定的問題。在設備投入的階段，在數字時代進行檔案管理的建設管理，要重視各項硬件以及軟件資源的配置管理，在實際的檔案機構管理中存在的主要問題就是設備以及資金不足的問題，導致管理機構以及各項運行軟件無法滿足實際需求的問題。

在進行檔案管理技術管理中，要合理的應用大數據、云計算等各項技術，而在實踐中，因為管理不足，技術不足等因素的影響，導致在管理中出現了各種問題。

1.2 缺乏完善的管理制度

在進行檔案管理工作中，管理人員要根據管理的要求，完善檔案管理的工作制度。在檔案數字化管理中存在的主要問題就是制度不足，缺乏規范性以及標準性，即便是制定了完善的管理質量，導致制度貫徹力度不足，在檔案管理、操作工作等各個方面還是存在一定的問題與不足，進而出現了檔案工作隱患問題。

1.3 檔案信息建設力度不足

1）平臺建設落后。現有的平臺管理缺乏完善的數據支撐，在存儲技術以及存儲介質中還是存在一定的不足，導致數據存儲還是出現問題。在信息數據存儲中，現有的非結構化數據存儲需求無法滿足實際需求，出現檔案資源無法做到分布式存儲，存儲效率低下。在進行檔案服務信息化管理平臺建設中，出現服務路徑狹窄，服務效率不足等問題，造成信息的查詢以及獲取數據信息中出現了各種障礙問題，無法滿足實際的需求。

2）安全保障不到位。檔案管理市場不足，在網絡交易中導致其出現規范性、真實性的問題，造成數據安全受到安全威脅;安全加密技術不足，在進行數據加密、限定權限等各個內容上還是存在一些問題，造成了檔案數據被隨機盜取的問題。

2 新時代檔案數據化創新管理路徑

2.1 整合資源，實現協同作業

基于優化檔案數據化管理的目的開展，各級檔案管理機構，要分析檔案管理的實際需求，重視資金、技術以及人才等各項資源的整合，要實現數字化管理。

在實踐中，要做好檔案數據好管理的設備支持，實現檔案數據化管理各個服務器之間的合理銜接，達到快速獲得信息，實現對信息有效提取、查詢的目的。

2.2 完善管理制度，實現規范化管理

在進行檔案現代化以及數字化管理工作的同時，檔案結構要制定完善的管理措施，基于組織以及制度的角度開展，實現落實檔案數據化管理的各項工作，在進行組織機構以及管理制度的完善中，要明確檔案管理的實際需求，根據工作內容進行優化，對現有的管理制度進行調整，實現工作程序的優化與完善，提升各項工作的完整性、增強嚴謹性，進而達到提升檔案數據化管理工作質量的目的。

2.3 重視檔案信息化建設

建立智慧檔案數據庫。通過豐富的數據信息可以分析各種問題，為決策的制度提供完善的數據支持。同時，海量的信息數據也對管理人員提出得了嚴格的要求，要滿足數據處理工作的實際需求。對此，工作人員要根據信息時代的要求，通過大數據等方式建立智慧檔案數據庫。在實踐中要根據要求進行各項檔案信息數據的收集處理，核實收集到的檔案數據信息內容，保障各項信息的真實性，完整性。

在實踐中，要做好檔案材料的分類以及編號處理，做好電子文件的檢索以及標示處理，通過系統化的方式進行管理，達到提升檢索精準性的目的。在進行檔案管理中，要做好檔案信息數據的數字化處理，在檔案數據系統中進行存儲。進行之后檔案數據庫構件中，要制定完善的、統一的數據標準，保障數據庫的兼容性。在進行數據庫的構件中，要重視信息資源管理的封閉性，要基于數據檔案角度進行分析，重視管理。實現電子文件資源的管理，實現格式、元數據內容以及數據提取方式的統一化處理，達到提升檔案數據庫互通性的目的。

同時，在進行檔案數據化管理中要分析公眾的實際需求，根據實際狀況制定完善的、具有針對性的資源轉化管理計劃，重視檔案數據庫的建設管理。智慧檔案數據庫要重視檔案數據信息檢索以及服務中心的對接管理，對檔案數據價值進行深入的挖掘，進而為檔案服務工作的有序開展奠定基礎。

2.4 建立檔案管理數字化管理平臺

檔案管理人員要分析館藏以及實際的狀況，對其進行全面、系統的分析。對于檔案的類型、狀態以及信息利用的實際狀況進行分析，根據實際狀況合理的進行調整完善。其次，進行檔案數據的信息化管理平臺建設中，要始終基于“明確重點，分布開展”的基礎原則;在進行資源的轉化處理中，要基于館藏信息以及利用率較高的資源信息，合理的調整，保障其可以滿足人們的不同需求。在進行檔案數據信息化管理平臺的建設中，要重視各項信息數據的共享，通過專項檔案信息共享平臺進行分析，利用共享平臺進行管理，根據業務的類型進行分類管理，基于標準進行排列。在進行檔案數據化信息平臺建設的過程中，要基于平臺功能角度分析，合理開展，重視檔案知識系統的建設管理。

2.5 云存儲以及云服務

在進行檔案數據化管理中，要合理利用大數據技術云計算進行管理，通過云存儲以及云服務的方式進行系統的管理，對傳統的檔案信息管理模式進行優化，充分保障檔案管理工作質量，在實踐中，要合理的進行云存儲器的設置，達到提升數據處理能力的目的。

基于云服務的交互特性進行分析，提升數據資源的共享性，實現多樣化的服務模式，滿足實際的需求。

2.6 重視電子檔案的安全管理

電子檔案存儲以及利用中會出現隱私泄露以及文檔損壞的問題，如果出現隱私泄露則會導致嚴重的后果。對此，檔案數據化管理人員在進行電子文檔管理中，要提升網絡系統的穩定性。通過安全防護技術，實現電子文檔數據加密管理以及權限的方式進行管理，通過設置多道不同的權限驗證管理，避免其對電子文檔造成安全隱患問題。在進行電子檔案進行管理中，要做好病毒的實時性監測分析，通過防火墻以及安全代理等方式進行病毒監測管理分析，達到抵抗外部病毒惡意攻擊的目的，進而提升信息系統的安全性。

3 結束語

在進行檔案管理中，要通過科學的方式進行歸納以及整理上進行分析，在檔案信息化管理中進行系統分析，通過科學的方式進行分析，提升檔案數據資源在線獲取以及利用率，進而實現科學化的管理，為檔案機構數字化的發展奠定基礎。

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