解讀如何加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)

吳為

摘 要：信息技術(shù)的不斷發(fā)展，改變了企業(yè)固有的經(jīng)營和管理模式。數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，將促成檔案管理在管理能力、利用效率等方面的升級。本文就企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義從經(jīng)濟(jì)效益、開發(fā)層次及安全性三個維度進(jìn)行了分析，并對加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有效路徑進(jìn)行了總結(jié)。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，可通過在管理體系、軟硬件設(shè)施及人才隊伍等層面的發(fā)力，積極推動這一管理模式的實踐和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;數(shù)字化

檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)在發(fā)展中所累積的一種寶貴財富。一段時間以來，我國企業(yè)對于檔案的管理和利用意識不足，導(dǎo)致檔案管理的地位和價值受到的極大的沖擊。新時期的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理的重要性再次突顯，并展開了法制化、規(guī)范化的建設(shè)進(jìn)程，成為企業(yè)發(fā)展的內(nèi)驅(qū)力[1]。隨著企業(yè)數(shù)字化管理進(jìn)程的不斷加速，檔案管理的數(shù)字化建業(yè)也被提上了日程。如何基于數(shù)字化技術(shù)完成企業(yè)檔案管理的改造，實現(xiàn)其在管理能力、利用效率等層面的不斷升級成為一個重要的課題。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

1.1 有利于檔案管理效益的提升

從某種意義上而言，企業(yè)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程對信息時代發(fā)展的一種融合。信息化技術(shù)本身是以提升效率為顯性標(biāo)識的，其在檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用必然能夠達(dá)成檔案管理的效率和效能上的提升。在企業(yè)現(xiàn)代化管理進(jìn)行日益緊迫的今天，組織管理效能的提升也就意味著創(chuàng)造出了更好的價值，對于企業(yè)的綜合管理效益有著積極地推動作用。數(shù)字化檔案管理技術(shù)的推行也將傳統(tǒng)地以紙質(zhì)檔案為保存樣式發(fā)展為數(shù)字化為介質(zhì)的保存樣式。而在這一變化也會帶來在檔案管理成本上一定程度的下降，縮減了在用紙、印刷機(jī)保存等方面的支出[2]。

1.2 有利于檔案資源開發(fā)和利用

一段時間以來，我國企業(yè)的檔案資源管理的開發(fā)和利用意識不足，使得檔案管理成為一種對于生產(chǎn)、銷售等機(jī)械地記錄，檔案管理的價值無形當(dāng)中被打了折扣。企業(yè)檔案管理當(dāng)中對于數(shù)字化檔案技術(shù)的引入能夠有效地盤活這些“沉睡的資源”，實現(xiàn)企業(yè)檔案在資源開發(fā)和有效利用上的升級。這一改變也將企業(yè)檔案管理部門的職能進(jìn)行有效地拓展。檔案管理資部門可改造為企業(yè)數(shù)據(jù)存儲的中心。數(shù)據(jù)存儲中心的建立將為后期大數(shù)據(jù)等互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的引入提供支點，在這些技術(shù)的應(yīng)用下檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、風(fēng)險管理等方面的多層次的數(shù)據(jù)服務(wù)，實現(xiàn)以信息數(shù)據(jù)對企業(yè)改革與發(fā)展的助力[3]。

1.3 有利于檔案資源安全性提升

企業(yè)檔案的真正價值將在數(shù)字化管理的體系下被充分地激發(fā)，成為企業(yè)經(jīng)營管理、法律訴、安全生產(chǎn)等方面的重要推動力和保障力。傳統(tǒng)的檔案管理模式，因反復(fù)借閱等問題容易導(dǎo)致檔案的老化和損壞，同時傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案資料的管理也較為粗放，部門資料在使用過程中出現(xiàn)泄密等情況在企業(yè)內(nèi)部也時有發(fā)生?；跀?shù)字化的檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)對檔案管理密級等方面的優(yōu)化設(shè)置，較大程度上改觀了上述問題，進(jìn)而提升檔案管理的安全性。檔案管理的存儲方式的變革也成為推動檔案管理安全性提升的一個重要因素，相對于紙質(zhì)文件，數(shù)字化的文檔能夠有效地規(guī)避物理損害等方面的問題。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)有效路徑

2.1 推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理

企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的主要目的是提升檔案資源的利用率，從而實現(xiàn)檔案資源對企業(yè)各項事業(yè)發(fā)展的推動。這一進(jìn)程不是一蹴而就的，這就要求企業(yè)應(yīng)首先建立一套數(shù)字化檔案管理的體制，不斷加大對企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要依托國家法規(guī)和企業(yè)要求，在保障歸檔文件種類齊全，載體多樣的同時，提升企業(yè)檔案資料數(shù)字化比例。同時，要針對企業(yè)內(nèi)部檔案資料的保存等級和使用頻率作出相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)處理，如檔案資料提取頻率較高的要設(shè)定優(yōu)先級，對使用頻率小的檔案資料要做縮微品處理。

2.2 提高管理軟硬件的支持

檔案數(shù)字化的建設(shè)是基于信息化技術(shù)的一種改造，而這勢必會對檔案管理系統(tǒng)的軟硬件建設(shè)提出一定的要求。檔案管理的數(shù)字化軟硬件水平，將直接決定了企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)效能。因此，在這一建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)首先對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的硬件性能予以提升，選擇性能優(yōu)越、運(yùn)行穩(wěn)定的硬件作為數(shù)字化檔案系統(tǒng)搭建的基礎(chǔ)。同時，對軟件系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)選，達(dá)成檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)的融合，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化軟件的無縫對接，從而為企業(yè)數(shù)字化檔案管理效能的發(fā)揮提供保障[4]。

2.3 專業(yè)化的人才隊伍建設(shè)

就企業(yè)檔案管理的未來發(fā)展趨勢而言，其數(shù)字化的管理進(jìn)程是歷史的必然。這就要求企業(yè)的檔案工作者，不僅需要與專業(yè)化檔案管理知識，更需要具備相應(yīng)的檔案資料的收集、處理及分析能力。企業(yè)對于檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，受限于先期檔案管理的認(rèn)知不足，檔案管理在專業(yè)化人才和數(shù)字化人才方面有所不足，成為橫亙在企業(yè)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中的一大阻礙。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，企業(yè)應(yīng)注重檔案資料數(shù)字管理的專業(yè)型人才和復(fù)合型人才的培訓(xùn)力度，從而達(dá)成檔案管理人員廣博的知識結(jié)構(gòu)、專業(yè)的問題視角及豐富的實踐管理經(jīng)驗。從另一個維度而言，也應(yīng)這在企業(yè)的人力資源管理中加大對檔案管理人才的引進(jìn)力度，從而迅速提升檔案數(shù)字化管理隊伍的服務(wù)能力。

3 小結(jié)

信息技術(shù)背景下，檔案資料的數(shù)字化管理系統(tǒng)的建構(gòu)，是時代發(fā)展的必然。重視企業(yè)數(shù)字檔案資料管理的數(shù)字化、規(guī)范化、制度化建設(shè)，才更好地服務(wù)于企業(yè)各項事業(yè)的發(fā)展。前期的實踐表明，企業(yè)的數(shù)字檔案建設(shè)不僅有利于提高檔案資源管理的經(jīng)濟(jì)效益，同時對提升檔案管理的安全性及其開發(fā)和利用的層次有著重要的意義。企業(yè)數(shù)字檔案資料的系統(tǒng)建設(shè)是一個系統(tǒng)的建設(shè)過程，需在這一進(jìn)程中，通過推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理、建立檔案信息傳輸平臺、專業(yè)化的人才隊伍建設(shè)等策略的實施，有效助推企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)效能的顯現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]王珺.如何推進(jìn)新時代企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].信息記錄材料，2019，20（12）：45-46.

[2]孔瑾.國有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)探究[J].卷宗，2019，9（35）：79.

[3]陳麗娟.如何加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].人力資源，2019，（18）：41.

[4]楊洋.基于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)研究[J].卷宗，2020，10（3）：102.