檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質

張永峰

摘 要：在網絡信息化快速的時代，我國科學技術得到了廣泛運用，隨之檔案管理工作也逐漸向信息化發展。目前，檔案管理信息化的發展迅速，在檔案管理信息化時代，對管理工作人員的素質要求也越來越高。本文我們將針對檔案管理信息化下對骨齡工作人員應具備的素質要素分析，并提出對策從而提升檔案管理工作的質量，加強檔案管理信息化的建設，為我國檔案管理工作的開展作出貢獻。

關鍵詞：檔案管理;信息化;檔案管理員;專業素質

1 前言

現階段屬于網絡信息化社會，大多數企業都會借用通訊設備及技術手段完成對檔案信息網絡化的管理。為了確保電子檔案管理信息化正常運行，對管理工作人員的要求也越來越高。培養高素質水平的管理工作人員，會直接影響檔案工作的效率、質量和水準，也可以確保檔案管理的穩定、持久、健康的發展。因此，許多企業都將電子管理工作人員的素質培養，業務技術培養作為主要內容，使檔案管理工作人員在接受系統培養后，可以不斷進步，完善檔案管理工作。

2 應具有政治素養和為人民服務精神

首先，檔案管理工作，是有著非常強的政治性的工作。主要是因為一些檔案資料，具有嚴格的保密性，因此更加嚴厲要求檔案管理工作人員需要具備較高的素質，確保材料的安全性，有效性。檔案管理工作人員，應本著為人民服務為基礎，嚴格按照檔案管理工作的相關法律、法規對檔案資料進行嚴格管理，使檔案工作可以擁有正確的政治方向。其次，為了保證檔案管理工作的質量，對檔案管理工作人員進行政治理論學習，培養檔案管理工作人員高尚的職業道德精神、熱愛自身崗位、敬業、以及學習黨的路線、政策、按照黨的路線、方針，遵守各項法律、法規，為檔案管理工作提出有效的安全保障[1]。

3 檔案管理人員個人素質的提高

3.1 熱愛崗位，具有責任感

在信息化時代，電子檔案管理工作與傳統的檔案管理工作有很大的區別。在電子檔案管理工作過程中，電子檔案管理工作職員首先應該具有強烈的事業心并熱愛自己的崗位、實事求是、不比較個人利益、擁有奉獻精神，強烈責任感，同時，檔案管理職員應不斷吸收學習新的檔案管理知識，并運用到檔案信息化管理中。檔案管理工作，相比其他工作比較繁雜枯燥，因此需要檔案管理職員應熱愛自己的崗位，可以全心全意投入到檔案管理工作之中，為檔案管理工作作出貢獻，確保檔案管理工作不出現漏洞[2]。

3.2 掌握檔案管理基礎知識和管理流程

檔案管理工作是一項嚴謹的、保密的、科學的服務性工作。在進行檔案管理工作時，應嚴格按照《檔案法》的規定嚴格執行檔案管理工作。因此，需要檔案管理職員必須接受過專業的技術培訓，或在正規院校學習過檔案管理相關專業。由于檔案管理工作，不僅僅是要將檔案資料進行歸檔，還需要對檔案資料進行分類。因此檔案管理工作者還需要學習與掌握相關的科學技術知識，并在檔案管理工作過程中，不斷提升自己的業務水平能力，熟練掌握檔案專業知識理論，達到檔案管理工作發展的需求。

3.3 擁有強大的文案功底

檔案管理職員需要具有強大的文案功底，可以巧妙的運用語言文字，對檔案資料進行編制工作。使檔案資料的標題、目錄以及著錄卡可以擁有簡潔規范的標注。并在檔案信息搜索時，可以快速的找到檔案信息位置。從而促使檔案管理工作的現代化、信息化、快速發展[3]。

3.4 應具備組織協調能力

為了確保檔案管理工作的正常運行，檔案管理工作人員，要熟悉各個部門及單位的工作性質、工作內容、工作形式，并與各個部門單位的人員做好溝通聯系，確保在檔案工作在收集、整理、歸檔、查閱時可以有效進行。因此檔案管理工作職員，要努力做到“三勤”標準[4]。一勤是“嘴勤”，應積極宣傳并結合檔案管理的規章與制度，經常與其他部門工作者，進行交談溝通，掌握各部門工作人員的工作內容與性質。二勤是“眼勤”，對其他部門工作者的動態進行觀察并了解其需求，以便在進行檔案管理工作時，可以及時有效的為其提供檔案資料。三勤是“手勤腦勤”，對其他部門工作者借閱的檔案進行記錄和登記，并對檔案資料進行分析，了解其借用檔案的目的和效果。

3.5 熟練運用電子技術進行檔案管理

檔案的信息化管理作為檔案管理工作的重要手段。檔案管理工作者，通過運用計算機網絡功能，對檔案進行輔助管理，達到了檔案電子化管理目的，并且大大提高了檔案管理工作的工作效率以及工作質量。因此，需要檔案管理工作人員應不斷學習吸收新鮮的技術方法，熟練運用操作計算機，盡快適應信息化時代管理，運用科學有效的管理方法來管理檔案資料，將檔案資料準確無誤的，進行采集，分類整理。同時也可以運用云網絡技術進行檔案共享功能，方便用戶根據個人要求，在云網絡系統上進行檔案快速獲取功能。

3.6 應具有自主學習能力

要想做好檔案管理工作，檔案管理工作人員必須有自主學習能力，通過學習現代化信息管理技術，提高自身的文化水平，保證工作質量。對于現代化，科技不斷發展，檔案管理信息化也在不斷進步，并且存在著多變的情況，信息技術不斷更新，因此，檔案管理者，應具備自主學習能力，主動學習新知識，并可以更加長久的快速適應工作，滿足檔案管理工作的變化需求。

3.7 應具備安全保密意識

作為一名合格的檔案管理工作職工，應具備完全的安全保密意識。因檔案資料，通常都會涉及個人隱私、專利以及專業技術秘密等信息，會直接影響到各行各業的發展與競爭關系。因此，檔案管理工作職員，應具有絕對的安全保密意識，避免檔案泄露的事情發生。當前，檔案管理屬于網絡化，因此對檔案管理的網絡賬號、網址等信息，需要進行密匙管理。并對從事檔案管理工作者簽署安全保密協議書，確保檔案信息的安全性。

4 結束語

結合全文，可以看出我國現在正處于網絡信息快速發展時代，因此，檔案管理信息化被廣泛運用。在檔案管理信息化的前提下，更要嚴格要求檔案管理工作者的基本素質、工作能力及業務水平。同時，只有具備高尚的個人品質，以及熱愛自己的崗位工作，才可以更大限度的為檔案管理工作作出貢獻。檔案管理工作者應不斷學習新鮮知識，運用科學的技術手段進行檔案管理工作，實現檔案管理工作的便捷性、安全性、可靠性、高效性。

參考文獻

[1]趙志玲.提高新時期檔案業務的技能途徑分析[C].決策論壇——區域發展與公共政策研究學術研討會.0.

[2]葛春麗.城市化建設環境下城建檔案管理信息化構建分析[J].建材與裝飾，2019（25）.

[3]盧旭.信息化背景下中學檔案數字化管理與建設研究[J].辦公室業務，2019（4）.

[4]王穎.人工智能在檔案信息化管理中的應用[J].企業文化旬刊，2019（2）.