檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)

張永峰

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)信息化快速的時代，我國科學(xué)技術(shù)得到了廣泛運用，隨之檔案管理工作也逐漸向信息化發(fā)展。目前，檔案管理信息化的發(fā)展迅速，在檔案管理信息化時代，對管理工作人員的素質(zhì)要求也越來越高。本文我們將針對檔案管理信息化下對骨齡工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)要素分析，并提出對策從而提升檔案管理工作的質(zhì)量，加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，為我國檔案管理工作的開展作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;檔案管理員;專業(yè)素質(zhì)

1 前言

現(xiàn)階段屬于網(wǎng)絡(luò)信息化社會，大多數(shù)企業(yè)都會借用通訊設(shè)備及技術(shù)手段完成對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理。為了確保電子檔案管理信息化正常運行，對管理工作人員的要求也越來越高。培養(yǎng)高素質(zhì)水平的管理工作人員，會直接影響檔案工作的效率、質(zhì)量和水準(zhǔn)，也可以確保檔案管理的穩(wěn)定、持久、健康的發(fā)展。因此，許多企業(yè)都將電子管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，業(yè)務(wù)技術(shù)培養(yǎng)作為主要內(nèi)容，使檔案管理工作人員在接受系統(tǒng)培養(yǎng)后，可以不斷進(jìn)步，完善檔案管理工作。

2 應(yīng)具有政治素養(yǎng)和為人民服務(wù)精神

首先，檔案管理工作，是有著非常強(qiáng)的政治性的工作。主要是因為一些檔案資料，具有嚴(yán)格的保密性，因此更加嚴(yán)厲要求檔案管理工作人員需要具備較高的素質(zhì)，確保材料的安全性，有效性。檔案管理工作人員，應(yīng)本著為人民服務(wù)為基礎(chǔ)，嚴(yán)格按照檔案管理工作的相關(guān)法律、法規(guī)對檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，使檔案工作可以擁有正確的政治方向。其次，為了保證檔案管理工作的質(zhì)量，對檔案管理工作人員進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案管理工作人員高尚的職業(yè)道德精神、熱愛自身崗位、敬業(yè)、以及學(xué)習(xí)黨的路線、政策、按照黨的路線、方針，遵守各項法律、法規(guī)，為檔案管理工作提出有效的安全保障[1]。

3 檔案管理人員個人素質(zhì)的提高

3.1 熱愛崗位，具有責(zé)任感

在信息化時代，電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有很大的區(qū)別。在電子檔案管理工作過程中，電子檔案管理工作職員首先應(yīng)該具有強(qiáng)烈的事業(yè)心并熱愛自己的崗位、實事求是、不比較個人利益、擁有奉獻(xiàn)精神，強(qiáng)烈責(zé)任感，同時，檔案管理職員應(yīng)不斷吸收學(xué)習(xí)新的檔案管理知識，并運用到檔案信息化管理中。檔案管理工作，相比其他工作比較繁雜枯燥，因此需要檔案管理職員應(yīng)熱愛自己的崗位，可以全心全意投入到檔案管理工作之中，為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)，確保檔案管理工作不出現(xiàn)漏洞[2]。

3.2 掌握檔案管理基礎(chǔ)知識和管理流程

檔案管理工作是一項嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒈Ｃ艿摹⒖茖W(xué)的服務(wù)性工作。在進(jìn)行檔案管理工作時，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作。因此，需要檔案管理職員必須接受過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，或在正規(guī)院校學(xué)習(xí)過檔案管理相關(guān)專業(yè)。由于檔案管理工作，不僅僅是要將檔案資料進(jìn)行歸檔，還需要對檔案資料進(jìn)行分類。因此檔案管理工作者還需要學(xué)習(xí)與掌握相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識，并在檔案管理工作過程中，不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平能力，熟練掌握檔案專業(yè)知識理論，達(dá)到檔案管理工作發(fā)展的需求。

3.3 擁有強(qiáng)大的文案功底

檔案管理職員需要具有強(qiáng)大的文案功底，可以巧妙的運用語言文字，對檔案資料進(jìn)行編制工作。使檔案資料的標(biāo)題、目錄以及著錄卡可以擁有簡潔規(guī)范的標(biāo)注。并在檔案信息搜索時，可以快速的找到檔案信息位置。從而促使檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化、快速發(fā)展[3]。

3.4 應(yīng)具備組織協(xié)調(diào)能力

為了確保檔案管理工作的正常運行，檔案管理工作人員，要熟悉各個部門及單位的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容、工作形式，并與各個部門單位的人員做好溝通聯(lián)系，確保在檔案工作在收集、整理、歸檔、查閱時可以有效進(jìn)行。因此檔案管理工作職員，要努力做到“三勤”標(biāo)準(zhǔn)[4]。一勤是“嘴勤”，應(yīng)積極宣傳并結(jié)合檔案管理的規(guī)章與制度，經(jīng)常與其他部門工作者，進(jìn)行交談溝通，掌握各部門工作人員的工作內(nèi)容與性質(zhì)。二勤是“眼勤”，對其他部門工作者的動態(tài)進(jìn)行觀察并了解其需求，以便在進(jìn)行檔案管理工作時，可以及時有效的為其提供檔案資料。三勤是“手勤腦勤”，對其他部門工作者借閱的檔案進(jìn)行記錄和登記，并對檔案資料進(jìn)行分析，了解其借用檔案的目的和效果。

3.5 熟練運用電子技術(shù)進(jìn)行檔案管理

檔案的信息化管理作為檔案管理工作的重要手段。檔案管理工作者，通過運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，對檔案進(jìn)行輔助管理，達(dá)到了檔案電子化管理目的，并且大大提高了檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量。因此，需要檔案管理工作人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)吸收新鮮的技術(shù)方法，熟練運用操作計算機(jī)，盡快適應(yīng)信息化時代管理，運用科學(xué)有效的管理方法來管理檔案資料，將檔案資料準(zhǔn)確無誤的，進(jìn)行采集，分類整理。同時也可以運用云網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案共享功能，方便用戶根據(jù)個人要求，在云網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行檔案快速獲取功能。

3.6 應(yīng)具有自主學(xué)習(xí)能力

要想做好檔案管理工作，檔案管理工作人員必須有自主學(xué)習(xí)能力，通過學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，提高自身的文化水平，保證工作質(zhì)量。對于現(xiàn)代化，科技不斷發(fā)展，檔案管理信息化也在不斷進(jìn)步，并且存在著多變的情況，信息技術(shù)不斷更新，因此，檔案管理者，應(yīng)具備自主學(xué)習(xí)能力，主動學(xué)習(xí)新知識，并可以更加長久的快速適應(yīng)工作，滿足檔案管理工作的變化需求。

3.7 應(yīng)具備安全保密意識

作為一名合格的檔案管理工作職工，應(yīng)具備完全的安全保密意識。因檔案資料，通常都會涉及個人隱私、專利以及專業(yè)技術(shù)秘密等信息，會直接影響到各行各業(yè)的發(fā)展與競爭關(guān)系。因此，檔案管理工作職員，應(yīng)具有絕對的安全保密意識，避免檔案泄露的事情發(fā)生。當(dāng)前，檔案管理屬于網(wǎng)絡(luò)化，因此對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)賬號、網(wǎng)址等信息，需要進(jìn)行密匙管理。并對從事檔案管理工作者簽署安全保密協(xié)議書，確保檔案信息的安全性。

4 結(jié)束語

結(jié)合全文，可以看出我國現(xiàn)在正處于網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展時代，因此，檔案管理信息化被廣泛運用。在檔案管理信息化的前提下，更要嚴(yán)格要求檔案管理工作者的基本素質(zhì)、工作能力及業(yè)務(wù)水平。同時，只有具備高尚的個人品質(zhì)，以及熱愛自己的崗位工作，才可以更大限度的為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。檔案管理工作者應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新鮮知識，運用科學(xué)的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的便捷性、安全性、可靠性、高效性。

參考文獻(xiàn)

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[3]盧旭.信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（4）.

[4]王穎.人工智能在檔案信息化管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)文化旬刊，2019（2）.