電子文件全數字管理的實現框架研究

楊莉

摘 要：隨著新時代中國特色社會主義現代化企業走向深入和信息科技的迅猛發展，大數據覆蓋面不斷擴大，檔案管理軟件系統的不斷開發、電子文檔大量生成，檔案的數字化建設和管理，成了檔案工作中的一個新課題，已成為檔案開發、利用和管理的發展趨勢?；诖?，本篇文章對電子文件全數字管理的實現框架研究，以供相關從業人員參考。

關鍵詞：電子文件;數字檔案;數字化

數字檔案數量呈急劇增長態勢，如何鑒定，管理和存儲這些海量的檔案數據是檔案學界的熱點問題。數字檔案館作為新型的檔案倉庫和窗口，既具備傳統檔案館的功能和性質，也承擔著在信息時代更大程度的發揮檔案價值的重任。然而，數字檔案因自身的脆弱性，與載體的不可分離性等特點，保存期限較短，其長期安全保存較傳統紙質檔案更加困難。

1 檔案數字化

檔案數字化是指應用信息技術，將記錄在傳統載體上的檔案信息輸入計算機系統，將模擬形態存在的檔案信息轉換成由0和1組成的二進制編碼的數字形態，形成計算機可以識別和處理的數字信息的過程，可以轉換為數字信息的傳統載體檔案類型包括紙質檔案、照片檔案、微縮膠片檔案等。

2 數字化檔案概述

2.1 數字化檔案建設趨勢與可能性

文件是特定主體在社會活動中形成并有意識地利用多種形式和載體保存的資料、文字、視聽等信息痕跡的歷史記錄。歷史、安全性、便利性和服務是文件的價值。傳統的紙質文本文件是將“類型信息資源”收集到特定位置，供需求者審閱。因為作為時間和空間的限制，使用起來有很多不便。數字文件是電子計算機處理的文件，消除了紙質文件的“類型”障礙，允許不同請求者在相同的時間和地點利用一個文檔，從而提高文件利用率和查看者生產率。

2.2 檔案數字化的重要性

數字檔案是在傳統檔案的基礎上建立起來的，它與傳統檔案既有聯系又有區別。數字檔案是檔案在數字時代的一種組織形態，它與傳統檔案的性質一致，基本職能相同。數字檔案的發展是以傳統檔案為基礎的，傳統檔案的一些管理原則、管理方法和管理實踐，將會在數字檔案中得以體現。數字檔案是對傳統檔案的繼承和新環境的變革。

3 數字化管理所具備的條件

數字化工具不斷發展。隨著科技進步，數字技術、信息技術的不斷發展，新技術體系規模不斷的擴大。從20世紀90年代后期，我國的辦公計算機化得到了發展和普及;再者到了21世紀初，互聯網的發展，讓所有信息傳遞變得更加流暢;到了21世紀第二個十年，移動終端的普及讓數字化工具成了人們生活和工作中不可分割的一部分。這就意味著企業在日常檔案管理過程中，逐漸實現了無紙化、電算化的數字事務處理。數字技術也在不斷升級，從磁盤、光盤再到如今的云存儲，升級速度越來越快，通信技術、電子信息技術也越來越穩定。數字化工具的發展為企業的檔案管理提供了硬件基礎。

4 數字化的實現策略

4.1 強化實施框架全數字目標導向

以全數字目標為導向，把全數字管理環境培育、意識提升、能力建設、實踐普及化作為實現目標模塊，有助于明確構建電子文件全數字管理實施框架的必要性以及主要方向。

4.2 重視打造數字化管理的科學體系

未來的企業檔案管理工作應當是紙質、電子的結合，數字化、信息化的結合，傳統和現代的管理方式融合。所以，要更好地利用信息技術，提升數字化效率，應當要著力打造數字化管理的科學體系。要把數字化工作作為一切活動的原動力，不斷加大檔案管理的科技含量，要構建相應細化的管理措施。針對不同類型、不同性質、不同類別的檔案，采取不同的管理手段，設置詳細的崗位職責和崗位制度，明確具體負責人。檔案管理的科技工具采購也要因地制宜，選擇適合本企業的軟硬件，并及時維護。

4.3 推進實施框架深入應用

必須從以下方面加強實施框架的建設：第一，豐富內容構建，明確實施框架的核心組件，豐富每個組件下的具體措施，有助于明確電子文檔全數字管理的具體措施是什么以及如何執行。另一方面，實現框架的“自我運行”程度，即組件之間達成協議并相互促進，以確保組件之間進行匹配、相互對照甚至協調。

4.4 樹立數字化觀念

文件部門要認識到數字文件管理在當前社會發展形勢下的重要作用，相應的文件管理員要積極學習數字文件管理理論知識。只有充分樹立對數字文件管理的認識，數字文件管理工作才能有序進行。

4.5 加強數字化檔案管理的制度化建設

為了適應數字資源多樣性、滿足數字資源長期保存、安全共享的需要，必須建立健全數字化檔案管理制度，從制度層面加強管理，保證數字化文件的真實性、完整性、有效性、有序性、安全性。根據新設備、新技術、新任務的要求，從制度上規范檔案人員的職業道德、職業技能也尤為必要。有了機制約束，管理人員才可能以積極的態度面對挑戰，努力熟練地掌握計算機系統的使用技能，組織編制歸檔數字化文件的各種檢索工具，保障轉化過程中的管理和服務的銜接工作。

4.6 完備實施框架整體設置

實施框架的整體設置包括：第一，以多元實施措施作為構件的內置框架。第二，各構件之間的協同效應最大程度發揮，這需要我國文件、檔案甚至數據等相關管理機構從電子文件管理全流程的角度做好協作工作。第三，以可持續發展的理念推進實施框架的過程性建設，依據我國不同地區、不同階段、不同系統的具體情況制定相適應的實施框架及其具體應用方案。

4.7 在線數據庫的構建

為了滿足檔案數字化管理工作的基本要求，應該積極的構建起較為完善的在線數據庫，這是云時代提出的必然要求，需要對其給予高度的關注。在線數據庫的構建成為一種必然的趨勢，屬于這個時代富有代表性的產物，其對于數字化檔案管理工作目標的實現有著深遠的影響。在線數據庫的建設在一定程度上可以實現資源的科學共享，達到較為理想的資源需求目標，為了讓所需要的資源實現方便快捷的獲取，同時實現較為合理的檢索，需要對檔案進行了科學化管理和整理之后，實現合理的分類操作，構建起完善的在線數據庫。檔案資料的種類多種多樣，包括視頻和音頻等，不同種類在建立數據庫的時候，往往需要具備著特定的依據，由此能夠滿足不同用戶的實際需求，便于其在尋找目標資源的時候，在短時間內完成相應的檢索操作。數據庫的構建需要嚴格的依照現實的情況加以落實，根據實際的需要建立起相應的資源庫，不可出現盲目照搬的情況，還是需要融入自身的特色，建立起符合實際情況的檔案資源數據庫。

5 結束語

電子文件全數字管理已逐漸成為各國與各地區的戰略陣地，它的構建有待從內容與方法上持續充實與優化，以形成完備的實施框架。

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