大數(shù)據(jù)時代學(xué)校電子檔案管理創(chuàng)新研究

劉如龍

摘 要：當(dāng)前我國經(jīng)濟發(fā)展進程較為迅猛，信息技術(shù)也有了長足的進步，在這樣的背景之下大數(shù)據(jù)技術(shù)給各行各業(yè)提供了較大的便利，學(xué)校電子檔案管理工作也不例外。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠讓學(xué)校電子答案管理工作顯得更為高效，但與此同時也暴露出了不規(guī)范管理制度、管理人才缺乏以及管理安全風(fēng)險這類問題。基于此，本文分析了大數(shù)據(jù)時代檔案管理的基本特征，明確了學(xué)校電子檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)，闡述了創(chuàng)新學(xué)校電子檔案管理工作的價值，最后給出了大數(shù)據(jù)時代下學(xué)校電子檔案管理的創(chuàng)新路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);電子檔案管理;創(chuàng)新

學(xué)校檔案管理主要是指將學(xué)校招生教學(xué)、科學(xué)研究、基礎(chǔ)建設(shè)、日常管理、黨政管理、對外交流以及服務(wù)社會這類工作中的相關(guān)數(shù)據(jù)進行良好的記錄與保存，具備較為重大的價值與意義。當(dāng)前已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時代，關(guān)于學(xué)校檔案的相關(guān)利用服務(wù)需求越來越多，利用方式也更為豐富，這就使得傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式不能夠充分滿足這類需求，需要創(chuàng)新管理模式、轉(zhuǎn)變管理機制，從而讓學(xué)校檔案中的數(shù)據(jù)作用得到充分的發(fā)揮。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的基本特征

第一，有著較大的信息量。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及新型檔案管理軟件的推廣與普及，學(xué)校檔案管理工作在采集數(shù)據(jù)信息方面較為便捷，這樣不僅能獲取大量的信息資源，降低了檔案管理難度;第二，數(shù)據(jù)具備一定的多樣性。不同于傳統(tǒng)檔案管理模式，大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息工作主要基于信息、數(shù)據(jù)、圖文以及視頻資源，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠讓檔案管理變得更為高效化、立體化以及電子化。

2 大數(shù)據(jù)時代學(xué)校電子檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

當(dāng)前，我國各大中小學(xué)管理教學(xué)工作中往往會出現(xiàn)數(shù)量眾多的電子文件，大部分中小學(xué)并未采取規(guī)范的檔案管理模式，匱乏具備較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，加之針對電子檔案管理所采取的方式相對滯后，使得電子檔案信息無法及時完成保存、共享。故而在大數(shù)據(jù)時代下，學(xué)校電子檔案管理面臨著以下幾個方面的挑戰(zhàn)：第一，信息數(shù)量不斷提升，讓學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化有了更高的要求，當(dāng)前檔案管理工作顯得尤為繁重，相關(guān)檔案管理人員不但要進行基礎(chǔ)的檔案管理工作，還要核對與整理檔案準確程度，大幅提升了工作量。第二，當(dāng)前我國針對電子檔案管理的相關(guān)標準規(guī)范相對不完整。電子檔案管理以及傳統(tǒng)檔案管理二者之間在本質(zhì)方面并無太大的差別，都是整合與儲存相關(guān)檔案信息以及文件信息，我國檔案局曾頒布《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，對電子檔案的相關(guān)管理制度進行了明確，但這一標準僅僅適用于相關(guān)事業(yè)單位，在學(xué)校層面依舊缺乏統(tǒng)一的電子檔案管理標準，這樣一來就會導(dǎo)致學(xué)校相關(guān)檔案管理人員根據(jù)自身的經(jīng)驗來完成檔案的歸類及整理工作，很容易產(chǎn)生檔案信息的遺漏。

3 創(chuàng)新學(xué)校電子檔案管理工作的價值

3.1 適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代需要

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)得到了廣泛的應(yīng)用與普及，計算機能夠給電子檔案管理工作做出技術(shù)層面的支持，通過大數(shù)據(jù)檔案管理能夠讓檔案管理的步驟得以簡化，提升檔案管理的工作效率，確保其安全性，完成無紙化以及電子化辦公這一目標。同時也能夠讓檔案管理、共享、收集以及分類效果得以提升，充分迎合大數(shù)據(jù)時代信息多樣化這一需求。

3.2 提高檔案管理水平

在大數(shù)據(jù)時代下，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支持，故而學(xué)校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷地進行創(chuàng)新與改革，樹立相應(yīng)的“互聯(lián)網(wǎng)思維”，通過各類信息技術(shù)以及全新檔案管理軟件來讓檔案管理工作的隱蔽性以及安全性得以提升，最大化地降低檔案修改次數(shù)，完成管理信息的自動化處理，防止檔案管理過程中產(chǎn)生相應(yīng)的漏洞。當(dāng)前各類辦公系統(tǒng)日趨完善，電子檔案在分類方面顯得更為細化，這就要求相關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的基本信息來進行準確的分類，最大化地提升檔案整合效果。

4 大數(shù)據(jù)時代下創(chuàng)新學(xué)校電子檔案管理的路徑

4.1 構(gòu)建完善的電子檔案管理制度

各大中小學(xué)校應(yīng)當(dāng)根據(jù)本校的實際情況，制定并完善電子檔案管理制度。一方面學(xué)校行政部門應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作引起高度的重視，明確相關(guān)檔案管理機構(gòu)所具備的職責(zé)，對這類機構(gòu)進行合理的整合，在日常管理及維護過程之中應(yīng)當(dāng)秉承著權(quán)責(zé)分明、規(guī)制高效、結(jié)構(gòu)合理的基本原則，并對檔案儲存數(shù)量進行精簡，實現(xiàn)扁平化管理;另一方面完善對相應(yīng)的獎懲、考核機制，學(xué)校檔案部門應(yīng)當(dāng)針對全體檔案管理人員建立正確的獎懲考核機制，如若檔案管理人員通過了考核，那么就可以考慮對其進行津貼福利方面的補助，如若檔案管理人員并未通過考核或者引發(fā)了重大檔案管理事故，就應(yīng)當(dāng)對其進行調(diào)崗或經(jīng)濟方面的懲戒。通過這樣的方式，不但能夠有效確保檔案管理人員對于工作的積極性，還能夠?qū)Σ涣夹袨楫a(chǎn)生一定的制約效果。除此之外，中小學(xué)校檔案管理部門還要充分考慮到學(xué)校的實際發(fā)展特征，建立傳統(tǒng)檔案管理以及電子檔案管理雙重制度。因為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在各大中小學(xué)校中依然有著龐大的數(shù)量，完全實現(xiàn)電子化在短期之內(nèi)并不現(xiàn)實，加之部分較為珍貴的紙質(zhì)檔案存放時間過長，已經(jīng)不再適合通過電子化拍照來進行錄入，故而學(xué)校也不能完全放棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相應(yīng)的雙重制度。

4.2 對電子檔案管理方式進行創(chuàng)新

第一，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對電子檔案管理理念進行創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時代下，學(xué)校所擁有的檔案種類越來越多，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對管理思維進行創(chuàng)新，通過可視化數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、分布式文件儲存系統(tǒng)、Map Reduce以及數(shù)據(jù)繼承這類全新科學(xué)技術(shù)工具來讓電子檔案管理效率得以提升，進而充分迎合大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理的相關(guān)需求。要想對管理理念進行創(chuàng)新，關(guān)鍵還是在于檔案管理人員。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強對電子檔案信息化建設(shè)的資金投入，購置較為先進的檔案信息處理設(shè)施設(shè)備，也可以邀請專業(yè)人士來對學(xué)校檔案進行電子化整合與錄入操作，形成一個完善的電子檔案信息管理平臺。

第二，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對電子檔案管理模式進行創(chuàng)新。當(dāng)前區(qū)塊鏈技術(shù)在日常生產(chǎn)生活中有了較為廣泛的應(yīng)用，學(xué)校電子檔案管理可以采取區(qū)塊鏈技術(shù)來對電子檔案管理步驟進行簡化，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能技術(shù)來自動歸納、儲存以及加密電子檔案，最大化地防止人為操作而產(chǎn)生的遺漏現(xiàn)象。

第三，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。在大數(shù)據(jù)時代下，學(xué)校對于電子檔案管理方面的專業(yè)人才有著較大的需求，但市場上的專業(yè)人才數(shù)量較少，無法滿足學(xué)校的基本需求，因此學(xué)校可以加強創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，以此來充分迎合電子檔案管理的全新要求。學(xué)校應(yīng)當(dāng)對各個種類檔案管理人員的崗位及知識培訓(xùn)內(nèi)容、方式進行合理的規(guī)劃，對培訓(xùn)的內(nèi)容進行創(chuàng)新，對培訓(xùn)的方式進行優(yōu)化。要想讓學(xué)校電子檔案管理顯得更為便捷，流程更為簡易，結(jié)果更為精準，就應(yīng)當(dāng)定期開展電子檔案人才的培訓(xùn)，讓其對先進的電子檔案管理知識進行掌握，充分發(fā)揮出信息化的作用，通過開展專業(yè)人員到校開設(shè)講座、檔案員交流會和企業(yè)實習(xí)培訓(xùn)等形式切實提高操作人員對計算機信息技術(shù)的認知能力。

5 結(jié)語

綜上所述，伴隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，讓學(xué)校的檔案管理工作面臨著一定的挑戰(zhàn)，但與此同時也為檔案管理工作提供了一定的便利。學(xué)校應(yīng)當(dāng)認識到創(chuàng)新電子檔案管理工作的重要性，建立較為完善的電子檔案管理真丟，創(chuàng)新電子檔案管理理念、管理方式，加強創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，這樣才能夠有效推動學(xué)校電子檔案管理工作得到良好的發(fā)展。

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