企業電子文件管理淺析

劉泓

數字化信息已滲透到社會生活的各個領域，為人們的生活、工作和學習帶來了很多方便，傳統的企業檔案管理模式顯然已經難以適應當前數字化發展的要求。因此，順應信息時代的發展趨勢，積極探討和推動企業電子文件管理是檔案管理領域的重要課題，也是企業的必然選擇。

目前企業對電子文件的歸檔方式，大多采用電子文件與紙質文件的雙軌制管理，其余由信息化部門進行系統備份，確保電子文件的信息安全和長期利用，這種方式在網絡環境下，就顯得捉襟見肘。現實中，不少企業電子文件大量散失，對檔案工作影響極大。2009年國家發布了《電子文件管理暫行辦法》，確立了電子文件全過程管理的原則，并從信息化、檔案、保密等多個業務角度對電子文件管理過程進行了規范，標志著我國電子文件管理進入了快速推進階段。

1 概念特征

電子文件是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

電子文件與電子檔案的區別在于價值和時間的區別。電子檔案除強調憑證價值外，還強調檔案價值。業務工作結束后，沒有保存價值的電子文件不能成為電子檔案;電子文件側重于憑證價值，不論其保存期限的長短。

2 電子文件對企業的重要作用

電子文件和紙質文件一樣，是企業生產制造、經營管理的直接記錄，是企業的信息資產，是當代企業文化、企業歷史的承載物。在信息系統環境中，文件、檔案在內的信息流已經與業務流、資金流一起共同支撐著企業的正常運作。電子文件管理的優劣，決定了企業管理效率的高低。

3 電子文件的歸檔管理

電子文件形成部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交。歸檔時要注意以下幾方面：

3.1 歸檔范圍

電子文件的歸檔對象，是經過鑒定有查考價值、需要保存的電子文件。第一，電子文件具有軟硬件依賴性，對于采用專有格式的電子文件，應歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔資料。第二，描述電子文件內容、結構和背景的元數據必須隨電子文件一起歸檔。另外，電子文件形成階段的管理活動記錄，如更改單、登記表等也應當歸檔。第三，在同一活動中，生成的紙質文件等其他形式的重要文件，為保持文件之間的聯系，確保同一活動的檔案信息完整無缺，也必須一同歸檔。

3.2 歸檔方式

電子文件的歸檔方式分在線歸檔與離線歸檔兩種。在線歸檔是指通過計算機網絡，將電子文件及其元數據向電子文件管理系統（檔案部門）移交。離線歸檔是指將電子文件及其元數據存儲到可脫機存儲的載體上向電子文件管理系統（檔案部門）移交。如果當電子文件的形成系統沒有在線歸檔功能，或電子文件形成企業與歸檔管理企業不同時，可以采用離線歸檔的方式。例如，工程建設方在建設項目結束后統一將電子文件拷貝到光盤或硬盤上向工程業主方歸檔移交。

3.3 歸檔時間

電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。實時歸檔是指電子文件形成后即刻歸檔。定期歸檔是按照企業有關規定，在電子文件形成一段時間之后再向檔案部門移交。網絡歸檔既可實時進行，又可與介質歸檔一樣，借鑒紙質文件歸檔的經驗并遵照企業規定定期完成。如管理性文件在次年年初歸檔，科技文件在項目完成之后歸檔，密級文件隨時歸檔等。雙套歸檔的電子文件和紙質文件，歸檔時間應統一。

3.4 歸檔要求

歸檔電子文件的質量要求包括以下幾點：第一，完整齊全。歸檔的電子文件應齊全完整，凡屬歸檔范圍內的文件均應及時向檔案部門移交。第二，真實有效。歸檔的電子文件應真實有效，應是最后定稿。圖形文件如經過更改，應將最新版本及更改記錄予以歸檔;各種文件的草稿、原稿根據需要決定是否歸檔。企業應盡量采用數字簽名技術，以確認電子文件的有效性。第三，格式規范。電子文件存儲格式是保證長期可讀性的重要問題，能夠轉換為通用格式的應當盡量轉化。第四，多套保存。歸檔的電子文件至少應保存三套，其中一套封存，一套提供利用，另一套異地保管。封存和異地保管的電子文件應當脫機保存，提供利用的電子文件可聯機，也可脫機。電子文件在長期保存過程中可能會出現讀取錯誤，如果以不同載體、不同方式多套保存，就能減少出錯、失真現象，增加安全性。第五，經過分類和鑒定。歸檔的電子文件應經過分類和鑒定，定期歸檔的電子文件還需要形成機讀目錄。介質歸檔時還應對電子文件的載體簡單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標簽，注明檔號、名稱、密級、保管期限、軟硬件環境等。

3.5 歸檔手續

電子文件移交時，交接雙方應確認歸檔電子文件的數目、技術狀態以及相關材料是否齊全，并在確認結果上簽字或蓋章，保存備查。

4 電子文件信息的開發和利用

4.1 電子文件的檢索

檢索是最重要的開發利用工作，查全率、查準率的高低是決定用戶滿意度的關鍵因素。電子文件的檢索工作，要做好以下工作：第一，實現目錄體系的標準化。制定、遵守目錄標準，既是共享、互換信息的需要，也是持續建設檔案目錄的要求，是一件利在長遠的工作。檢索標準包括規定著錄項目的數據內容標準。第二，提供多種檢索途徑。按照用戶的使用方式，檢索途徑可以分為兩類：一是主動式，即用戶通過主動輸入要查詢的文件所包含的數據值來檢索文件，如關鍵詞、時間、責任者等。二是被動式，即系統為用戶提供分類體系，用戶按照既定的目錄結構層層搜索，直到發現所需要的文件。

4.2 開發利用中應處理好的關系

第一、處理好方便利用與安全保護的關系。數字信息的特點是便于傳輸和操作，這既給利用帶來了巨大方便，也給安全保護提出了難題。檔案部門要對電子文件開發利用的優勢和風險有清楚的認識，并采用科學的方法或手段加以解決，防止故意或偶然的泄漏、更改、破壞等，確保電子文件的真實性、完整性和有效性。既不能忽視可能存在的安全威脅，也不能過于保守，增加無用的繁瑣手續。第二、處理好利用成本和利用效益的關系。企業電子文件檢索系統的開發、檢索設備的購置、紙質文件的電子化、管理人員的培訓等等都需要花費一定的資源。企業應對開發利用進行科學規劃，減少不必要的資源浪費。

參考文獻

[1]GB/T 18894-2002，電子文件歸檔與管理規范

[2]GB/T 17678.1-1999，CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求

[3]陳曉玲.略論檔案數字化建設過程中面臨的若干問題[J].檔案天地，2011（12）.

[4]宮斌.建設數字化檔案管理的實踐與思考[J].黑龍江科技信息，2012（5）.

[5]牟小萍，陳其玲.淺議電子檔案管理[J].業界雜談，2010（6）.

[6]趙屹，陳曉暉.電子文件中心：路在何方[J].檔案學研究，2011（5）.