大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案的信息化管理

摘 要：檔案屬于一種特殊性質(zhì)的信息資源，在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，起到了至關(guān)重要的作用。在事業(yè)單位內(nèi)部，文書檔案屬于一項(xiàng)重要的文件，更是事業(yè)單位的信息庫，為事業(yè)單位的有序發(fā)展起到輔助作用。文書檔案管理人員應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展的趨勢，對管理理念進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，結(jié)合實(shí)際情況采取科學(xué)合理的管理方式，引導(dǎo)文書檔案向著大數(shù)據(jù)方向過渡。但受各種因素的影響，文書檔案管理工作依舊存在不足，結(jié)合實(shí)際情況制定完善措施，提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)環(huán)境;信息化管理;文書檔案

1 大數(shù)據(jù)的概述與文書檔案管理的意義

1.1 大數(shù)據(jù)的簡要概述

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷普及，大數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍更加廣泛，在保存容量方面得到大幅度提高，大量無法加工與應(yīng)用的數(shù)據(jù)在這一過程中逐漸形成，提高后期使用與管理的難度。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，操作該項(xiàng)數(shù)據(jù)的過程中可采取查詢、文件檢索等方式，提高數(shù)據(jù)的繁瑣性，影響后期各項(xiàng)管理工作的開展。隨著信息化的快速發(fā)展，在獲取信息時(shí)存在較大難度，為在激烈的市場競爭中提高核心競爭力，只有獲取相關(guān)數(shù)據(jù)后才能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。但是，并非體現(xiàn)在數(shù)據(jù)源的獲取上，更應(yīng)體現(xiàn)在數(shù)據(jù)的利用方面，充分挖掘數(shù)據(jù)的潛在優(yōu)勢。因網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體量的大幅提高，在當(dāng)前的大環(huán)境下，大數(shù)據(jù)在人們的日常工作與生活中屬于重要的信息。

1.2 文書檔案管理的意義

事業(yè)單位的發(fā)展歷程，由文書檔案所記錄，做好文書檔案管理工作，能夠?yàn)閲沂聞?wù)的管理提供相關(guān)管理依據(jù)。例如，事業(yè)單位在開展各項(xiàng)重大活動(dòng)時(shí)，要求相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄，為后期工作的開展提供參考，上級監(jiān)督部門也會(huì)定期或不定期的進(jìn)行檢查。整理、維護(hù)文書檔案，是事業(yè)單位文書檔案管理人員應(yīng)盡的責(zé)任，從根本杜絕遺漏、殘缺等情況的出現(xiàn)。另外，事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展，還能夠?yàn)樯鐣?huì)大眾提供服務(wù)，事業(yè)單位的工作業(yè)務(wù)以及相關(guān)活動(dòng)，均在文書檔案當(dāng)中清晰完整的記錄下來，為后期工作的開展提供參考意見與重要信息，同時(shí)為相關(guān)工作的記錄與查詢提供便利，提高工作質(zhì)量與效率。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理的內(nèi)容

2.1 數(shù)字化管理

通常情況下，紙質(zhì)檔案在文書檔案當(dāng)中占據(jù)較大比重，其中記錄著大量的文字信息，因所錄入的信息量較為龐大，為檔案管理工作人員的工作能力與工作耐心提出了更高的要求。受人為因素的影響，在錄入大量的信息時(shí)，不僅會(huì)加大信息錄入錯(cuò)誤的概率，還會(huì)為后期的查找工作產(chǎn)生影響。因此，大部分事業(yè)單位的文書檔案均實(shí)現(xiàn)了信息化管理，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)降低檔案管理人員的工作難度，提高工作質(zhì)量與效率。在大數(shù)據(jù)背景下，對紙質(zhì)檔案加以數(shù)字處理，是文書檔案管理所具備的主要特征，同時(shí)降低對檔案信息產(chǎn)生的影響，為信息的保存與管理提供便利。

2.2 安全化管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，應(yīng)用數(shù)字化文書檔案，不僅能夠從根本降低對檔案元件的損壞，還能夠延長檔案元件的保存周期。但是，受各項(xiàng)因素的影響，部分事業(yè)單位在開展文書檔案信息化管理工作時(shí)，信息安全問題逐漸得到暴露。因此，結(jié)合具體的發(fā)展情況，事業(yè)單位應(yīng)對文書檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，并創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，真正實(shí)檔案管理信息化系統(tǒng)的完善，制定相關(guān)規(guī)章制度提高安全管理體系，避免受人為因素影響導(dǎo)致各項(xiàng)安全問題的出現(xiàn)，為單位單來更多效益。

3 現(xiàn)階段文書檔案管理存在的問題

3.1 尚未給予檔案管理重視

因文書檔案管理工作質(zhì)量，并不會(huì)直接影響到單位的盈利情況，在部分事業(yè)單位內(nèi)部，文書檔案管理工作并沒有得到領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視，相關(guān)工作人員只要保存好相關(guān)文件即可。正是因?yàn)闆]有給予檔案管理這項(xiàng)工作高度重視，在搜集文書資料的過程中，不積極、不配合等情況時(shí)有發(fā)生。因缺乏重視程度，在事業(yè)單位的文書檔案管理中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力有限，難以科學(xué)規(guī)范的開展文書檔案管理工作。

3.2 缺乏規(guī)范檔案管理方式

在搜集文書檔案范圍方面，存在不合理現(xiàn)象，文書檔案管理與使用中應(yīng)包含個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況，但部分工作人員忽略平日數(shù)據(jù)與信息的搜集，對于職工的綜合評價(jià)相對模糊，缺乏道德素質(zhì)方面的內(nèi)容。另外，在整理文書檔案時(shí)，鑒定屬于一項(xiàng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在利用過程中缺乏規(guī)范化程序。因部分檔案具有隱私性，但凡出現(xiàn)丟失情況必定會(huì)為各個(gè)與單位造成損失。相關(guān)問的存在，均會(huì)影響到文書檔案管理工作的順利開展。

4 大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案管理的策略

4.1 提高人員綜合能力

提高檔案管理人員的工作能力與綜合素養(yǎng)，在大數(shù)據(jù)背景下，能夠?qū)ξ臅鴻n案信息化建設(shè)起到重要意義。因此，根據(jù)文書檔案管理人員的實(shí)際情況，定期開展專業(yè)培訓(xùn)工作，幫助檔案管理人員掌握最新的專業(yè)知識，熟練應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù)，培養(yǎng)出更多復(fù)合型文書檔案管理專業(yè)人才。另外，文書檔案管理人員，應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，將思想作為切入點(diǎn)，明確檔案信息化的實(shí)質(zhì)性作用與優(yōu)勢，定期對檔案管理人員的各項(xiàng)工作能力進(jìn)行考核，建立完善的檔案管理體系。最后，將現(xiàn)存文書檔案信息的優(yōu)勢充分挖掘出來，構(gòu)建完善的管理戰(zhàn)略。

4.2 加強(qiáng)信息化的管理

單一化的文書檔案管理模式，難以滿足現(xiàn)階段各個(gè)部門對檔案的應(yīng)用要求，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。因此，在開展文書檔案管理工作的過程中，應(yīng)合理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，采取科學(xué)合理的方式處理各項(xiàng)檔案信息，形成與其相對應(yīng)的管理范圍與內(nèi)容，再逐一對各項(xiàng)檔案信息進(jìn)行細(xì)化處理，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理。另外，改變文書檔案管理模式，由以往的文書檔案實(shí)體管理，向文書檔案數(shù)字化管理過渡，提高檔案管理效率，將其作用與優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

5 結(jié)語

總而言之，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對文書檔案管理提出了更高的要求。因此，應(yīng)給予文書檔案信息化管理高度重視，滿足現(xiàn)階段發(fā)展的需求，結(jié)合具體工作情況將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用其中，構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，對查找與應(yīng)用各項(xiàng)信息給予高度重視，發(fā)揮檔案信息化的作用與優(yōu)勢，不僅能夠提高文書檔案管理水平，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位帶來理想的經(jīng)濟(jì)效益，滿足今后持續(xù)發(fā)展的需求。

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作者簡介

袁詠梅（1975-），女，漢，江蘇省常州市，大專，常州市金壇區(qū)環(huán)境衛(wèi)生管理處，研究方向：文書檔案。