事業單位人事檔案管理中存在的問題及措施分析

黃鵬

摘 要：人事檔案管理工作為事業單位人員的選拔以及人力資源的配置提供了強有力的支持，有效的促進了事業單位事業的發展。本文對事業單位人事檔案管理的意義作了總結，重點對信息化程度欠高、管理體制不夠靈活、管理隊伍素質欠高、質量不高等管理問題作了總結，最后提出了加強事業單位人事檔案管理的措施。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理

1 事業單位人事檔案管理的意義

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據?，F代事業單位管理理論強調管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄，事業單位從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要的考核依據。近年來，由于各方面的原因，事業單位人事檔案管理發生了諸多變化，出現了一系列問題，給事業單位人事檔案管理者在工作中造成了一定的困難。目前在事業單位中人事檔案管理工作仍存在一些問題，特別是進入新世紀以來，人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露，因此人事檔案工作如何與時俱進，以及充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

2 事業單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理的信息化程度欠高

事業單位人事檔案管理的信息化程度低，是工程單位人事檔案管理中最主要的問題。在信息化時代，無論是人事檔案查閱、調動，還是應用，都離不開網絡，但事業單位內人事檔案管理尚不能滿足信息化檔案應用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 人事檔案管理體制不夠靈活

部分事業單位的人事檔案管理體制過于呆板，不利于檔案管理工作的有序進行，尤其是在社會主義市場經濟建立之后，人們有了更多的就業選擇，人才的流動性大大提高，部分工程就業人員在離職之后，其人事檔案得不到及時的更新，造成檔案與實際情況不符，不利于人事檔案管理工作的開展，同時工程單位在后續的人才以及培訓選拔工作中，還會因為錯誤的人事檔案信息造成不同程度的差錯，致使大量人才流失。

2.3 管理隊伍素質欠高

對于檔案管理所需的專業復合型人才，在事業單位管理系統中還是十分缺少的，部分人事檔案管理工作崗位往往是由本單位的其它部門兼職，因此并未引起足夠重視，隱藏了諸多問題。例如缺乏檔案管理的安全意識與特定流程，加之部分人員沒有經過專業培訓就直接上崗，對于檔案管理概念模糊，且并未真正掌握檔案材料收集、整理、歸檔、裝訂等流程，達不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求，檔案管理隊伍素質整體偏低。

2.4 人事檔案管理質量不高

人事檔案是完整反映人員情況的材料文件，其信息應該要真實的反應人員情況，但部分事業單位的人事檔案材料內容缺乏反映人員真實情況的信息，且往往較為空洞，缺乏實用的內容，甚至多數單位的人事檔案內容主要是對單位員工個人經歷、學歷以及政治面貌等一般情況的反映，而反映個人道德品質、業務能力以及專業特長的內容較少，檔案材料反映過去情況的較多，而反映現實情況的較少，而且不管是個人總結還是組織意見都缺乏客觀的評語，且不能全面的、客觀的評價和反映事業單位各單位員工的實際情況，這種一定程度上加大了管理工作的難度。

3 加強事業單位人事檔案管理的措施

3.1 加強人事檔案的內容完備

現代工程制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也應完善起來，使其能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。事業單位的人事檔案管理是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的社會效益和經濟效益為目標，這跟一般機關干部的做法還是有很大的區別，所以事業單位人事檔案管理除目前的基本內容外，還應結合事業單位自身管理需求充實部分內容，同時只有通過調整事業單位人事檔案的內容構成，才能形成具有事業單位自身特色的人事檔案管理體系，而不僅僅是照搬原本的人事檔案管理體系。

3.2 健全制度，規范檔案管理

首先要按照相關要求，明確人事檔案管理職責，補充完善單位的各種規章制度，對檔案工作人員職責以及人事檔案的收集歸檔、鑒別整理、利用轉遞、查閱借用等內容和程序進行詳細規定。其次加強檔案的全面收集工作，完善檔案內容。隨著我國政治經濟體制改革和人事制度改革的不斷深化，事業單位職工的崗位聘用合同及錄用、解聘、辭聘過程中形成的材料、年度考核、專業技術職務晉升、調動、調資等需要存入個人檔案的材料越來越多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。因此在具體工作中要嚴格按照“真實、全面、準確”的檔案整理工作原則，及時收集反映職工表現的各種材料，不斷充實人事檔案內容，認真做好各種材料的鑒別分類工作，使人事檔案整理歸檔工作更加科學、全面和完整。

3.3 提升工作信息化水平

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，可使其最大限度地發揮作用，因此把先進的信息技術手段引入人事檔案管理，及時、準確地整理人事檔案信息，可進一步規范檔案管理，提升工作效率。首先可將計算機網絡引入人事檔案管理，充分發揮計算機、掃描儀、打印機等現代設備和技術的作用，將人事檔案中文字材料、照片聲像等信息進行數字化處理，使其轉變成數據信息，保證人事檔案紙質材料與數據格式并存。其次要充分利用信息網絡技術，創新人事檔案管理模式，主動發布非涉密的人事檔案信息，同時還可提供優質高效的人才檔案信息服務和信息交流。

4 總結

總之，人事檔案管理工作是事業單位部門不可或缺的管理工作之一，其改革已提上日程，在這一改變過程中，通過改變舊有模式，借助現代化的技術與觀念，充分有效地利用人事檔案的價值，可促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規范化的軌道。

參考文獻

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