事業單位檔案管理信息資源建設及共享模式

摘 要：社會經濟快速的發展，促進了網絡技術的進步，隨之而來社會的信息化速度也逐步加快，社會經濟活動和人們的生產生活，都與信息化建立了緊密的聯系，使事業單位的檔案管理也順應時代的進步，進入了信息化管理時代。在政務信息化的帶動下，事業單位開始重視檔案管理信息資源的建設，加大了人員和資金的投入，建立方便快捷的檔案信息管理平臺，實現檔案信息的資源共享，不但提高了事業單位的工作效率，還為人們提供了資源共享平臺，簡化了工作流程，提高了服務質量。

關鍵詞：檔案管理;信息資源;共享模式

檔案中擁有人們重要的身份信息，記錄著人們的生活歷程，在人們的社會活動中起著不可忽視的作用。作為檔案的管理部門，對這些數量巨大的檔案實行有效的管理，成為事業單位的工作重心，并在不斷的探索使用新的管理方式來優化檔案的管理工作，網絡時代的來臨，使事業單位的檔案管理進入了信息化管理時代。

1 事業單位檔案管理信息資源建設的價值

1.1 事業單位檔案管理信息資源建設是社會發展的需要

如今，人們已經步入信息化時代，信息資源已經成為人們生產生活中不可缺少的一部分。具有龐大信息數據的檔案，在經濟活動和社會活動中具有重要的作用，因此檔案管理信息資源建設越發顯得重要，信息技術的不斷發展，使社會信息化逐步發展完善，為檔案的信息化建設提供了技術和社會環境的支持。傳統檔案管理愈發顯得不適應現今社會的需要，所以要使用新的管理方法來完善檔案的管理工作。

1.2 政務信息化要求事業單位檔案管理信息資源建設

政務信息化迫切需要事業單位建立檔案管理信息資源建設。政府在網上開始實現政府辦公，通過互聯網實現網上信息披露、發布政策、發布政務信息、政府采購與招標等諸多政府工作內容，實現了政務信息化。網上政務管理系統已經成為政府與各級機關單位溝通的重要平臺。在政府公文處理中，事業單位檔案管理的信息化建設存在諸多不足，引起事業單位領導的不斷重視，在政務信息化的要求下，逐步完善事業單位檔案信息化的建設。

1.3 信息技術為檔案管理信息資源建設提供助力

信息化的社會環境，使人們認識到檔案的重要作用。互聯網技術、數據存儲技術、數據庫技術等技術不斷的發展，為檔案的信息化管理提供了有利的技術支持，通過應用網絡技術可以使檔案管理步入信息化時代，為人們提供更加便利快捷的服務。我國網絡基礎設施建設逐步完善，為檔案的信息化建設提供了環境的支持。

2 事業單位檔案管理信息資源建設

檔案是人們日常工作生活各階段的真實記錄，是人們在社會活動中的一種重要體現，還是一個人生活經歷的簡單敘述。我國人口眾多，人事檔案數量巨大，為了減少事業單位檔案管理的工作壓力，使檔案管理信息資源建設能夠順利有效的開展，應用互聯網技術建立檔案信息管理平臺，實現檔案管理的信息化，從而實現檔案信息網絡共享平臺。

2.1 事業單位檔案管理信息資源建設資源共享的特點

1）檔案信息的真實性。檔案是對人們生產生活的階段性記錄，是最真實發生的事情，所以大難具有很強的真實性2）檔案信息的歷史性。檔案記錄人們的社會活動，反應過去的各個階段發生的事情，具有歷史性的特點，對人們的社會活動的主要事件進行提取，并且及時的編輯和處理。3）檔案信息的分散性。檔案記錄過程中，因記錄人的不同，每個檔案都有自己的獨特之處，并且對檔案進行了不同的分類，按檔案的形式、檔案的性質、檔案的所有制形式進行了很細致的分類，使檔案過于分散。4）檔案信息的社會性。檔案主要體現人們的社會活動，所以具有一定的社會性。人事檔案同時也是對過去歷史的一種體現，具有一定的歷史研究價值和社會價值。

2.2 事業單位檔案管理信息資源建設的方向

1）事業單位檔案管理電子檔案的應用。將檔案數據應用網絡技術手段轉換為電子檔案，實現檔案的信息化管理，極大的提高事業單位的工作效率，實現檔案信息的共享。2）事業單位信息化檔案管理人才的培養。檔案管理人才的培養分為兩個方面，一方面是檔案管理信息系統的建立，需要專業的軟件開發人員的研發和管理，系統要實現各部門之間和不同單位之間的信息傳遞、信息共享、信息存儲等功能。系統同時還要具有網絡安全的保障功能，使用加密技術、防火墻技術等，來提高數據庫的安全性;另一方面是檔案管理專業人才的培養，加強檔案管理的理論知識的培訓，并且熟練應用檔案管理信息平臺，提高工作人員的檔案管理水平，做好事業單位的檔案管理工作。

3 建立信息資源共享模式

3.1 事業單位檔案管理信息資源共享平臺的建立

事業單位檔案管理信息資源共享平臺是依托于網站建立的，檔案的信息主要由專門的服務器進行存儲，用戶在網站頁面可以完成信息的查閱和搜索工作，但不可以進行修改操作。

1）檔案數據庫應設置獨立的數據傳輸線路，實現事業單位使用內網進行檔案信息管理平臺的操作，完成數據的上傳、查閱、檔案修改等工作，使用內網可以杜絕外來的網絡攻擊，保護數據庫信息的安全。還可以應用互聯網與其他單位建立資源共享模式，同時要加強網絡安全的建設，防止數據庫中的信息丟失。2）面向公眾的檔案信息平臺，將網站與事業單位的檔案數據庫進行連接，約束用戶的操作功能，通過安全登錄，并且只能進行簡單的查閱、留言等功能。

3.2 實現檔案信息管理的共享區域的整體控制

信息共享的整體控制是由單位的領導者來實現的，單位領導將檔案信息進行整合，整合之后的檔案信息再下發到單位的相關部門，部門工作人員逐個整理檔案信息之后，在將檔案上傳至共享平臺的網站，供用戶查看，完成這一系列的操作，實現共享區域的整體控制。供用戶查看的檔案要符合一定的標準和要求，方能上傳到共享平臺的網站上。事業單位人員只能通過內網實現檔案信息的查詢、修改和整理工作。外網和內網使用物理隔離的方式，來確保事業單位檔案數據庫的安全。對事業單位的檔案資源進行調查時，要做到全面的調查，對事業單位的檔案數量、檔案種類、檔案的時間等重要信息要有足夠的了解和掌握，在調查的過程中也要注意檔案的使用狀況，分析整理之后，向上級領導做好報告。通過公眾對檔案的使用方式進行調查，可以確認信息共享平臺的各項功能，完成信息共享平臺的建立。

3.3 建立事業單位檔案信息管理共享區域

在政務信息化的要求下，事業單位已經完成了各自的檔案管理信息資源的建設工作，擁有了自己的檔案數據庫，并且已經得到了初步的應用，完成了基本的檔案信息搜索工作。由于數據庫已經實現了檢索功能，事業單位在這個基礎上，在單位的內網建立具有搜索和查閱功能的信息共享網站，完善單位內部的檔案信息共享平臺。

4 結語

網絡信息技術正在快速的發展，事業單位的檔案管理為了適應信息化時代人們的需求，正逐步完善檔案的信息化建設。對復雜多樣的檔案實行信息化的管理，方便工作人員的檔案管理工作，減輕了工作壓力，并且有助于實現人們對檔案信息的需求，足不出戶便可在網站上查閱到自己需要的檔案信息。在多方需求的助力下，從功能到安全上，事業單位檔案信息共享平臺正在逐步的得到完善。

參考文獻

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[2]劉蔚.論事業單位檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2019，309（04）：74.

作者簡介

劉錦陽（1988-），男，漢族，陜西米脂縣人，大專，現任職于青海省海東市平安區房屋征收與補償中心，研究方向：檔案管理。