大數據視角下流動人員人事檔案的信息化建設

伍海艷

摘 要：在全球智能化、數據化的大背景下，檔案管理為適應環境的發展，必將要變革傳統的管理模式，與時俱進，加快信息化的建設步伐，推進智能化的管理及應用。大數據的管理有多難，檔案的管理就有多難。本文分析了大數據環境下的檔案信息化建設，旨在讓人事檔案的管理更有用更好用。

關鍵詞：大數據;人事檔案信息化

1 大數據與檔案信息化建設

所謂大數據，是指難以利用常規的軟件進行捕捉、運算的數據集合。大數據具有以下幾個特點：1）數據規模大;2）數據類型多;3）數據流轉快;4）數據價值密度低;5）數據安全風險高等等。

檔案具有大數據的特征，但檔案又不單單只是大數據。大數據需要管理，需要外延才能體現它的價值。因此，檔案大數據的價值發揮，首先需將檔案信息化為大數據。

按照國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的要求，檔案信息化建設初具建設規模。在當今大數據的發展背景下，檔案信息化也是檔案工作為適應信息化發展必將完成的一個系統工程。檔案的信息化將帶給流動人員人事檔案在管理和利用上的一次革新。

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡大數據環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。

2 人事檔案信息化為檔案利用和管理上帶來的便利

2.1 利于檔案數據的收集和檔案信息的挖掘，精準利用，省時，省事，提高工作效率

傳統檔案的利用方法是需要查閱實物檔案，閱讀資料內容，才能獲知。如若不清楚檔案的大致內容，直接去檔案館查閱內容恰好是自己想要找尋的檔案，是一件困難的事情。而信息化檔案則能很好的定位和找到我們所需要內容的檔案。

而相應在人事檔案的利用上，信息化檔案將可以借助網絡查閱而非借閱模式，更便于流動人員人事檔案的利用。

傳統人事檔案的利用，用人單位需要掌握相關人員的工作經歷、學習經歷、有無違法違紀行為、是否優秀、工作業績等等。是需要先與存檔單位聯系，發調閱函，去到存檔單位，查閱檔案，方可獲知該員的情況。若全國的人事檔案系統已完成信息化，有了檔案大數據，用人單位只需通過指定的網址，網上申請，通過權限審批，就可以網絡上調閱該員的數字化檔案。

人事檔案的信息化能很好的解放人力，留出更多的時間去關注檔案保密風險的控制等等。

2.2 人事檔案信息化能有效的規避原始檔案的損毀，保護原始檔案的完整性

首先，完成數字化后，可以更好的保持檔案材料的完整性，不會因利用過程中，不小心等因素可能帶來的損毀。也避免了可能人為性的篡改檔案內容，為人才的選拔提供公平的材料依據。

其次，檔案將實現“0”丟失。檔案利用不再需要實物檔案，避免了檔案頻繁的出庫、入庫，避免了不小心導致的檔案上錯架，放錯位置而導致的檔案的“失蹤”。

2.3 便于人檔分離的情況下檔案的利用

由于全國各地都可以網上通過權限審批利用人事檔案，因此，將不再需要長途跋涉，當檔案與工作地分離時，也能利用人事檔案。

3 檔案信息化為人事檔案工作帶來的挑戰

有利必有弊，在人事檔案信息化為我們檔案利用上帶來數不盡的好處的同時，也為我們的管理工作帶來了不盡的挑戰。

3.1 技術方面的挑戰

全國各地各人才市場各個檔案管理人員對檔案的把握，可能不完全一致，為便于人事檔案的信息化后的利用，這需要我們能準確的把握國家標準委15號公告頒布批準發布的《干部人事檔案數字化技術規范》。一致的標準，才能實行檔案的異地實物歸檔和檔案材料的信息化。流動人員將可以選擇離自己最近的人才市場，就近完善個人的檔案材料，實現人才市場多對一的接收檔案材料，接收部分檔案材料的人才市場再查詢其實物人事檔案的存放地，通過機要轉遞接收的部分材料到其實物檔案地人才市場，實現人事檔案的整合。將不再需要流動人員兩地聯絡跑路，從而真正地實現人事檔案材料的邏輯歸檔。

3.2 安全方面的挑戰

人事檔案屬于機密文件，而信息化的檔案在網上查閱利用的過程中，安全性的保障是擺在我們面前最大的挑戰。

傳統的人事檔案可以在有監控的環境下查閱利用，利用完歸回原處，安全性就得到了保障。但數字化的檔案信息在利用的過程中將有泄密或修改的風險。因此，如何保障網絡利用人事檔案的安全性將是我們面臨的最大難題。

3.3 工作人員能力的挑戰

大數據環境下對檔案工作人員的綜合素質要求更高，我們既要懂人事檔案管理業務的人員，又要能熟練操作計算機的復合型人才。我們要能規避網絡風險可能導致的檔案數據的泄密。因此，我們需要通過不斷的培訓和學習計算機風險知識，提高我們的網絡風險辨識能力，以便我們能適應工作環境的挑戰。

4 結語

時代在變，環境在變，我們檔案管理員的工作也將發生巨大的變化，我們將由單純的實物檔案管理員變成檔案實物管理者和檔案信息安全的守護者。同時，我們還需要更好的開發利用好檔案信息，讓信息化檔案大數據為我們帶來更多的便利。

因此，我們需要樹立主動學習的服務理念，要形成創新性工作思維。提高我們的業務素質，培養新型的人才隊伍。我們需要加快檔案數字化進程及檔案數字資源的整合。做好檔案信息地安全防范，保證檔案信息安全有效的傳播。

參考文獻

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[5]檔案信息化建設百度百科